Departamento de Educación
Autoridad Escolar de Alimentos

1 de julio de 1995 al 30 de junio de 1999
(En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores)

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y el contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron de durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad Escolar de Alimentos (Autoridad) del Departamento de Educación (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría.  Este es el quinto y último informe y contiene el resultado del examen de las operaciones  fiscales relacionadas con las subastas SF (CE) 96-116 y SF (CE) 98-038 efectuadas para la adquisición de bacalao a la vizcaína y piña en cubitos, molida y en pedazos. El primer Informe de Auditoría DA-00-28 del 11 de mayo de 2000 cubrió las operaciones relacionadas  con la Subasta (CE) 95-105 para la adquisición de 330,000 fardos de arroz en el mercado local. El segundo Informe de
Auditoría DA-01-1 del 3 de julio de 2000 cubrió las operaciones fiscales relacionadas con el Almacén de Zona de Canóvanas. El tercer Informe de Auditoría DA-01-5 del 11 de julio de 2000 cubrió las operaciones fiscales relacionadas con el Almacén de Zona de Bayamón. El cuarto Informe de Auditoría DA-01-8 del 8 de agosto de 2000 cubrió las operaciones fiscales relacionadas con las subastas SF (CE) 95-199 y 98-097 para el servicio de refrigeración, almacenamiento y distribución de productos congelados.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones concernientes a este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los tres hallazgos de este informe clasificados como principales:

1. El 14 de marzo de 1996 la Junta de Subastas del Departamento efectuó la apertura de la Subasta SF (CE) 96-116 para la adquisición de 27,150 cartones de 12 latas de 50 onzas cada una de bacalao "pollock" guisado en trozos, estilo vizcaína (producto). El 26 de marzo de 1996 se emitieron cinco órdenes de compra por $3,120,890 a nombre del proveedor seleccionado para adquirir dicho producto a razón de $114.95 por cartón. El 4 de agosto de 1998 el Departamento emitió otra orden de compra por $672,113 para adquirir otros 5,847 cartones del producto al mismo precio. En resumen, la Autoridad ordenó 32,997 cartones del producto por los cuales pagó al proveedor $3,793,003.

Examinamos las requisiciones, las órdenes de compra y otros documentos relacionados con la subasta efectuada para adquirir dicho producto. El examen reveló que la Autoridad no efectuó un estudio antes de realizar dicha compra para determinar, entre otras cosas, si el producto tenía demanda entre los estudiantes.  Reveló, además, que la Junta de Subastas del Departamento no evaluó si en Puerto Rico había proveedores de dicho producto. También reveló que la Autoridad tuvo que decomisar 5,194 cartones de la primera compra del producto (19 por ciento) por $597,050, debido a que no estaba apto para el consumo humano. Presentamos el detalle a continuación:

a. El 29 de febrero de 1996 la Junta de Subastas invitó a 22 compañías que aparecían anotadas en el Registro de Licitadores del Departamento bajo el renglón de "suplidores" de alimentos, para que sometieran cotizaciones en o antes del 14 de marzo de 1996 para el suministro de dicho producto. Para ello, la Junta le envió por correo a los proveedores el formulario "Invitación a Subastas". De las 22 compañías invitadas a la subasta solamente cotizó una. El 15 de mayo de 1996 la Junta de Subastas adjudicó la buena pro a dicha compañía. Para dicha compra la Junta de Subastas no obtuvo información sobre los posibles proveedores del producto en Puerto Rico. Ello era necesario, ya que era la primera vez que el Departamento adquiría este producto para distribuirlo en los comedores escolares.

b. La Sección de Nutrición de la Autoridad recomendó la compra del producto sin realizar un estudio para determinar, entre otras cosas, si era de la aceptación de los estudiantes y la cantidad aproximada a comprar, por ser la primera vez que se ofrecía en los comedores escolares. Posterior a la compra del mismo, de agosto a octubre de 1996, la Sección de Nutrición de la Autoridad realizó un estudio en 26 comedores para evaluar si el producto era de aceptación entre los estudiantes. El mismo reveló que el producto no fue del agrado del 43 por ciento de los estudiantes.

El 9 de noviembre de 1998 nuestros auditores visitaron el Almacén de Zona de Yauco para verificar el inventario que se mantenía de dicho producto y el movimiento que había tenido. El Encargado del Almacén nos indicó que el movimiento de dicho producto era extremadamente lento, porque no era del agrado de los estudiantes. De acuerdo con el registro de inventario perpetuo, a la fecha indicada en dicho Almacén quedaban sin despachar 366 cajas del producto valoradas en $42,072. Estas habían sido empacadas entre marzo y mayo de 1996, y a noviembre de 1998 tenían el "shelf life" vencido.

c. Para este producto el proveedor ofreció un "shelf life" de un año. La fecha de empaque del mismo fue de marzo a agosto de 1996. Por ello, la fecha de expiración era de marzo a agosto de 1997. Examinamos los documentos relacionados con la distribución de 27,150 cartones del producto a los comedores escolares efectuada el 10 de agosto de 1998. El examen reveló que:

(1) Los jefes de los almacenes de zona distribuyeron a los comedores escolares el mismo, a pesar de que el "shelf life" estaba expirado.

(2) No se efectuó una inspección del producto para verificar si estaba apto para el consumo humano. La entrega del producto se efectuó entre junio de 1997 y octubre de 1998. Ello refleja que 10,079 cartones (37 por ciento) por $1,158,581 fueron distribuidos a los comedores escolares, a pesar de que habían transcurrido entre 1 y 16 meses de haber expirado el "shelf life". Por otro lado, las pruebas efectuadas el 8 y 9 de diciembre de 1998 de la distribución de 123 latas del producto en 4 comedores escolares reveló que 59 de éstas (48 por ciento) fueron servidas a los estudiantes, a pesar de que tenían el "shelf life" expirado. Las 64 restantes estaban almacenadas en los comedores escolares para ser servidas a los estudiantes.

d. Mediante memorando del 10 de enero de 1997 un representante del proveedor le informó a la Autoridad, entre otras cosas, que tenía un sobrante del producto de 5,338 cartones. El 4 de agosto de 1998, luego de transcurridos 19 meses de habérsele notificado a la Autoridad que tenía este sobrante disponible para venderse, la Directora emitió una requisición para la compra de 5,847 cartones del producto. Esto, a pesar del resultado del estudio realizado en el 1996 que reflejó el rechazo del producto por el 43 por ciento de los estudiantes encuestados.

La compra se hizo a base de la cláusula 10 de las Condiciones e Instrucciones Especiales de la Subasta, en la cual se proveía para la compra de hasta un 25 por ciento adicional del producto. Ese mismo día la Sección de Compras del Departamento emitió la orden de compra por $672,113. La misma fue pagada el 25 de junio de 1999. Al respecto determinamos que:

(1) La Directora de la Autoridad y el Jefe de la Unidad de Compras gestionaron la adquisición del producto, a pesar de la poca aceptación que tenía entre los estudiantes. Además, a la fecha en que se emitió la orden de compra por los 5,847 cartones, 4 de agosto de 1998, se habían decomisado en los 13 almacenes de zona 5,194 cartones valorados en $597,050. En los documentos de decomiso se indicó que el producto no estaba apto para el consumo humano. Es relevante destacar que, según los libros de la Autoridad, a dicha fecha en seis almacenes de zona había 2,336 cartones de este producto valorados en $268,523.

(2) Para dicha compra el proveedor ofreció mediante una declaración jurada un "shelf life" de tres años. En los certificados de inspección emitidos por el USDA, no se estableció la fecha de empaque del producto. Solamente se estableció el número de codificación aludida en las latas.

Nuestro examen reveló que 5,208 de los 5,847 cartones del producto se empacaron del 22 de abril al 31 de julio de 1996, aproximadamente para el mismo período en que se empacó el producto adquirido el 26 de marzo de 1996, para el que se ofreció un "shelf life" de un año. No se nos suministró información de los 639 cartones restantes. Los 5,847 cartones fueron despachados a los almacenes de zona entre agosto y septiembre de 1998. Consideramos que para dicho período los 5,208 cartones del producto mencionado tenían el "shelf life" vencido. Cabe destacar que en el memorando del 10 de enero de 1997 mencionado el proveedor alude a un sobrante de la primera compra de 5,338 cartones.

El comprar productos sin identificar si hay varios proveedores del mismo limita el obtener la mejor oferta mediante la libre competencia entre proveedores cualificados. Esto propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia un proveedor en particular y le resta transparencia a las operaciones de compras (apartado "a"). Además, adquirir nuevos productos sin determinar si tienen aceptación entre los que los consumirán, puede dar lugar a un consumo bajo por la poca demanda, lo que ocasiona el desperdicio de los mismos y que los abastos en almacén se tengan que decomisar después de expirado el término para el consumo humano (apartados "b" y "c"). Ejemplo de ello es que la Autoridad tuvo que decomisar parte del producto adquirido por $597,041 por no estar apto el para consumo humano.

Por otro lado, la compra del sobrante de 5,338 cartones por $613,603 sin corroborar las cantidades disponibles en los almacenes y la corrección del "shelf life" informado por el proveedor propician el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para las finanzas del erario (apartado "d").

2. El 29 de enero de 1998 la Junta de Subastas celebró la subasta formal SF (CE) 98-038 para la adquisición de cartones de piña molida, en cubitos y en pedazos rebanados (producto). No se especificó las onzas por envase ni las cantidades aproximadas a adquirir. Para dicha subasta dos de los seis proveedores invitados presentaron ofertas. Uno de ellos cotizó para los renglones de piña molida y en cubitos a razón de $24 el cartón y para la piña en pedazos a $29. El otro cotizó a $25.89 para la piña en cubitos. La subasta fue adjudicada al proveedor que sometió ofertas para los tres renglones. El 23 de febrero de 1998 la Directora del Area de Servicios Auxiliares del Departamento formalizó un contrato con el proveedor seleccionado para adquirir el producto indicado. El contrato estaría vigente desde la fecha de formalizado el mismo hasta el 23 de febrero de 1999. El 18 de marzo de 1999 el Departamento le pagó al proveedor $215,693 por 9,000 cartones de dicho producto. El 6 de octubre de 1998 el Departamento le efectuó otras dos compras bajo la modalidad de emergencia por $841,209. El 27 de enero de 1999 el Departamento le efectuó el pago al proveedor por dicho importe.

El examen de la subasta, de las compras, del despacho y de la distribución del producto reveló lo siguiente:

a. En las condiciones especiales de la subasta se estableció que el producto a adquirirse se deberá cosechar, procesar y empacar exclusivamente en los Estados Unidos y sus territorios. El 25 de marzo de 1998, un mes después de haberse otorgado la subasta, el proveedor le solicitó al Director de la Autoridad que le permitiera adquirir el producto fuera de los Estados Unidos y sus territorios. Ello, debido a la escasez del mismo en la Isla. El 23 de junio de dicho año el proveedor le indicó al Presidente de la Junta de Subastas que tenía disponible, provenientes de Sur Africa, 4,000 cartones del producto molido, 16,000 en cubitos y 11,000 en rodajas. Le indicó, además, que el producto estaba disponible para entrega inmediata para el consumo del año escolar que comenzaba en agosto de 1998. También le indicó que: "Podríamos entregar estas cantidades con carácter de emergencia, ya que comedores escolares no tiene en inventario postres ni jugos que los sustituyan".

El 19 de junio de 1998 el licitador no agraciado le notificó al Presidente de la Junta de Subastas que tenía conocimiento de las negociaciones que tenía el licitador agraciado con funcionarios del Departamento para sustituir el producto que se producía en Puerto Rico con el del extranjero, sin el debido proceso de subasta. Además, le informó que lo correcto era convocar a una nueva subasta en la cual se eliminara el requisito de que el producto proviniera de Estados Unidos o sus territorios, y así dar la oportunidad a que las compañías interesadas licitaran los mejores precios. El 25 de junio el licitador no agraciado le indicó al Presidente de la Junta de Subastas que tenía conocimiento de la propuesta que presentó el 23 de junio el licitador agraciado y que se oponía a dicha negociación.

El 10 de julio de 1998 la Junta de Subastas, luego de considerar las comunicaciones de ambos licitadores, le recomendó a la Directora de la Autoridad que no aceptara la propuesta presentada el 23 de junio por el licitador agraciado. Ello, debido a que uno de los requisitos de la subasta era que el producto se debía cosechar, procesar y empacar exclusivamente en Estados Unidos y sus territorios.

El 25 de agosto y 30 de noviembre de 1998, luego de transcurridos 6 y 9 meses de haberse otorgado el contrato al proveedor, el Comprador de la Unidad de Compras de la Autoridad emitió dos órdenes de compra para la adquisición de 4,000 y 5,000 cartones del producto por $96,000 y $120,000, respectivamente, a razón de $24 por cartón. Del 13 al 28 de octubre de 1998 el proveedor despachó a los almacenes de la Autoridad parte del producto adquirido con la primera orden de compra. El 2 y 3 de diciembre de 1998 éste despachó los 5,000 cartones adquiridos mediante la segunda orden de compra. El 18 de marzo de 1999 el Departamento le pagó al proveedor $215,693. El mismo día en que se emitieron las órdenes de compra el Jefe de la Unidad de Compras certificó la disponibilidad de los fondos para la compra de dicho producto. Por las fechas de las transacciones determinamos que se siguió un procedimiento irregular para realizar dicha compra.

b. Las dos órdenes de compra emitidas por el Comprador de la Unidad de Compras el 6 de octubre de 1998 para adquirir 33,968 cartones del producto por $841,209 se realizaron mediante la modalidad de emergencia por el paso del Huracán Georges por Puerto Rico en septiembre de ese año. Con respecto a dichas compras determinamos lo siguiente:

(1) Los productos adquiridos mediante dichas compras fueron despachados en el Almacén de Zona de Caguas (17,988 cartones) y en el de Bayamón (15,980 cartones) el 26 y 27 de septiembre de 1998, respectivamente. Los productos provenían de Sur Africa. El Subdirector de la Autoridad aprobó la disponibilidad de los fondos para el pago de los mismos y el 27 de enero de 1999 el Departamento efectuó el pago al proveedor por $841,209. Se recibieron 4,991 cartones de piña molida, 16,988 en pedazos y 11,989 en rebanadas. El costo de los primeros dos era de $23 y de $28 la piña en rebanada. En la rotulación de los cartones de estos productos se indicaba, entre otras cosas, Subasta Núm. "SF (CE) 98-038" y en las etiquetas del producto "Product of South Africa". A base de ello, concluimos que el producto vendido por el proveedor fue el que la Autoridad rechazó cuando efectuó la subasta aludida en la rotulación de los cartones.

Por otro lado, el 10 de febrero de 1999 el Subdirector de la Autoridad nos indicó que la compra del producto fue efectuada bajo la modalidad de emergencia para suplir postres a los refugiados en las escuelas por causa del paso del Huracán Georges por Puerto Rico (Huracán).  El 9 de marzo éste nos indicó que la razón de mayor peso para esta compra fue que las clases estaban próximas a comenzar y que si no se servían las bandejas completas a los estudiantes no se podía recibir el reembolso por raciones, lo que ocasionaría una pérdida adicional de fondos para el Programa de Comedores Escolares. Dicho funcionario y la Directora de la Sección de Nutrición de la Autoridad nos informaron, además, que no incluir postres a los refugiados en la bandeja de alimentos no constituía riesgo para su salud.

Además, determinamos que la Autoridad al comprar el producto mediante el procedimiento de emergencia no tomó en consideración el inventario de postres que había en los almacenes de zona antes y después del Huracán. Tampoco consideró las entregas pendientes de recibirse de otros postres adquiridos como parte de los programas federales y de los cartones que tenía en inventario del producto molido que se indica en el apartado "a". Ello fue corroborado el 7 de mayo de 1999 al verificar el inventario de postres que tenían los almacenes antes y después del Huracán. En la fecha en que se suspendieron las clases (l8 de septiembre de 1998) por el paso del Huracán y en la fecha en que se reanudaron las mismas (24 de septiembre) en los almacenes de zona había un inventario disponible de 1,386,113 y 1,362,756 libras de postres, 7,210,800 y 6,874,000 onzas de jugos, respectivamente, cuyo rendimiento era de unos 20 y 19 días. También estaban pendientes de recibirse entre el 1 de octubre al 31 de diciembre de 1998 los 9,000 cartones del producto en forma molida y 891,730 libras de postres. Esto permitiría proveer postres por 14 días adicionales. Dichos cálculos se hicieron a base de la matrícula total de los comedores escolares de las escuelas a la fecha indicada.

Para documentar dichas compras se indicó en el lado superior izquierdo de las órdenes de compra la frase "Emergencia Huracán Georges". En los expedientes no se localizaron documentos del Secretario del Departamento o su representante autorizado certificando la urgencia de dicha compra.

(2) La Autoridad por disposición de la reglamentación federal tiene que ofrecer cuatro componentes de alimentos (bandejas completas) a los participantes del servicio de almuerzo y de desayuno. Dicho requisito es necesario para recibir reembolsos en efectivo del Gobierno Federal por raciones servidas completas. Además, la Autoridad tiene como alternativa, en casos de emergencia, solicitar, por medio de la Agencia Estatal, una dispensa para el reembolso de bandejas servidas sin los cuatro componentes de alimentos requeridos por la agencia federal.

El 30 de septiembre de 1998 el Subdirector de la Autoridad le solicitó a la Directora de la Agencia Estatal el reembolso por raciones incompletas servidas durante el paso del Huracán Georges. En dicha carta éste no aludió a la falta del postre. En la fecha indicada la Directora de la Agencia Estatal le notificó al Director Regional del Programa de Nutrición Especial del USDA que por falta de agua y luz a consecuencia del Huracán le imposibilitaba servir el menú completo. En adición, le informó que uno o más componentes no serían servidos, por lo que solicitaban una dispensa para reclamar el reembolso durante el período de emergencia. Esta dispensa fue concedida el 5 de octubre de dicho año. De dichas comunicaciones se desprende que la Autoridad no estaba en la obligación de incluir el postre en las bandejas servidas a los refugiados. Por ello, consideramos que no era necesario adquirir bajo la modalidad de emergencia los 33,968 cartones del producto.

(3) De la información suministrada por los almacenes de zona y de las verificaciones efectuadas, determinamos que al 31 de marzo de 1999 del producto clasificado como proveniente de Sur Africa, adquirido bajo la modalidad de emergencia para el consumo de los refugiados que se mantenían en las escuelas, sólo se habían distribuido a los comedores escolares para dicho propósito 337 cartones por $8,248 equivalentes al uno por ciento de los 33,968 adquiridos por $841,209.

Las situaciones comentadas limitaron la competencia entre proveedores cualificados, lo cual es contrario al interés público de obtener los mejores productos al mejor precio. Esto propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia unos proveedores en particular y le resta transparencia a dichas operaciones. Por otro lado, utilizar la modalidad de emergencia para adquirir productos para la distribución en los comedores escolares, sin la planificación adecuada y sin identificar el inventario disponible, puede ocasionar que se tengan que decomisar alimentos por tener el "shelf life" vencido. En este caso el Departamento efectuó pagos a este proveedor por $1,057,209 por la compra de dicho producto. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para las finanzas del erario.

3. Examinamos los procesos relacionados con el recibo en los almacenes de la Autoridad del producto adquirido mediante las compras efectuadas el 6 de octubre de 1998 comentadas en el
Hallazgo 2-b. El examen efectuado reveló que los jefes de los almacenes de zona de Caguas y Bayamón recibieron y transfirieron a los demás almacenes de zona el producto adquirido mediante dichas compras, sin tener el Certificado de Inspección del Departamento de Agricultura Federal. El producto fue recibido en los almacenes el 26 y 27 de septiembre de 1998. En el formulario "Liquidación de Mercancía" preparado por el Jefe del Almacén de Zona de Caguas se establece la cantidad recibida del producto. En el mismo aparece una nota con la siguiente información "autorizado a recibir por el Sr. Berríos, Jefe de Alm. Aut. Esc. Alimentos sin certificado del USDA". El señor Berríos se desempeñaba como Director Interino de la Sección de Almacenamiento de la Autoridad.

El 10 de octubre de 1998 la distribución del producto fue detenida hasta tanto fuera inspeccionado por el USDA. De acuerdo con los documentos que estaban en los almacenes de zona, relacionados con las inspecciones del producto, las mismas se efectuaron del 3 de noviembre de 1998 al 12 de marzo de 1999. No obstante, 1,686 cartones del producto por $41,963 se distribuyeron del 27 de septiembre de 1998 al 9 de febrero de 1999 sin contar con el Certificado de Inspección. De éstos,
275 cartones (16 por ciento) se distribuyeron a los refugiados afectados por el Huracán Georges y 1,411 (84 por ciento) a los comedores escolares. Además, determinamos que en el Almacén de Zona de Yauco no se realizó la inspección del producto.

La situación señalada ocasionó que la Autoridad despachara alimentos sin conocer si los mismos estaban aptos para el consumo humano y si cumplían los requisitos del USDA. Ello puede ocasionar que se despachen alimentos dañados, lo que, a su vez, da lugar a litigios por parte de las personas afectadas. Ejemplo de ello es que en marzo de 1999 el proveedor tuvo que recoger de los almacenes de zona 761 cartones del producto por $17,543 para reprocesarlo o reponerlo. De éstos, 731 tenían manchas de moho en las latas. Además, la Autoridad decomisó 65 cartones del producto por $1,498 por no estar apto para el consumo humano.

El Informe de Auditoría DA-01-38, emitido por nuestra Oficina el 22 de junio de 2001, se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejo 1

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AUTORIDAD ESCOLAR DE ALIMENTOS

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La División de Comedores Escolares fue creada por la Ley Núm. 328 del 15 de abril de 1946, según enmendada, (Ley Núm. 328), bajo la dirección del Secretario del Departamento de Educación (Secretario), con el propósito principal de proveer alimentación adecuada a la población escolar para lograr, entre otros fines, mejoramiento físico y mental de los estudiantes.

Por disposición de la reglamentación federal aplicable a los programas bajo la ley de "Nutrición del Niño", a partir del 1 de abril de 1994 la referida División se reorganizó en dos fases autónomas, conocidas como Agencia Estatal y Autoridad Escolar de Alimentos (Autoridad). La Agencia Estatal es responsable de establecer los procedimientos administrativos que seguirán las autoridades escolares y administrar los programas de Desayuno, Almuerzo, Verano, Cuidado de Niños y Adultos, Donativos Federales, Especial de Leche y el de Educación en Nutrición. También es responsable de ofrecer servicios técnicos de apoyo y realizar auditorías operacionales y de "monitoreo", a fin de ver que se cumpla con la reglamentación federal y estatal. Dicha Agencia está adscrita a la Oficina del Secretario del Departamento.

La Autoridad tiene a su cargo desarrollar la fase operacional que es responsable de administrar el servicio a ofrecerse en los comedores participantes del Programa de Comedores Escolares, tales como los de las escuelas públicas y privadas e instituciones sin fines de lucro. Para cumplir con dichas responsabilidades la Autoridad inicia los procesos de compras y almacena y distribuye a los almacenes y a las escuelas los alimentos, equipos y materiales adquiridos.

(Cont. Anejo 1)

La Autoridad es administrada por un Director nombrado por el Secretario del Departamento. El Director le responde directamente a la Oficina del Subsecretario del Departamento. La estructura organizacional la integran las secciones de: Nutrición, Estadística y Planificación, Almacenamiento, Distribución de Alimentos y de Equipo y la Administrativa y la Técnica.

En los años fiscales del 1995-96 al 1998-99 la Autoridad contó con recursos por $197,550,363 de fondos estatales ($6,047,660) y federales ($191,502,703) y efectuó desembolsos por $130,089,793, según se indica:

Las compras de la Autoridad fueron realizadas por el Departamento hasta el 30 de junio de 1997. A partir del 1 de julio de dicho año se realizan en la Autoridad, aunque el Departamento continúa efectuando los procesos de las subastas y de los pagos.

Anejo 2

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AUTORIDAD ESCOLAR DE ALIMENTOS

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Anejo 3

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AUTORIDAD ESCOLAR DE ALIMENTOS

Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

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