Fondos Públicos Asignados al Centro de Servicios a la Juventud, Inc.

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y el contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales del Centro de Servicios a la Juventud, Inc. que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de los Fondos Públicos Asignados al Centro de Servicios a la Juventud, Inc. (Centro), para determinar si las operaciones relacionadas con éstos se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones concernientes a este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación resumimos los tres hallazgos clasificados como principales:

1. Al 31 de junio de 1999 el Centro tenía 20 cuentas bancarias de las cuales 16 se mantenían en un banco comercial y 4 en una cooperativa. Examinamos los estados de cuenta, los cheques cancelados y las hojas de depósitos de las 20 cuentas del 1 de julio de 1997 al 30 de junio de 1999. Dicho examen reveló lo siguiente:

a. Del 16 de marzo de 1998 al 16 de junio de 1999 se efectuaron 188 transferencias de efectivo por $824,165 entre 16 de las 20 cuentas, para sufragar actividades de los distintos programas administrados por el Centro. Los registros contables que mantenía el Centro no facilitaban corroborar si los fondos asignados por las entidades gubernamentales eran utilizados para los propósitos establecidos en las leyes, en los contratos y en la reglamentación aplicables. Entre las cuentas afectadas por las transferencias están las de los programas "Even Start", "Drug Free" y "AmeriCorps" del Departamento de Educación, la de Donativos Legislativos del Departamento de la Familia, la Cuenta General de la cooperativa y la Cuenta General del banco.

El 29 de agosto de 2000 el Director de Finanzas nos indicó sobre las transferencias efectuadas del 7 de agosto al 18 de septiembre de 1998 que algunas se habían realizado por falta de fondos para el pago de la nómina y que en otras desconocía las razones para las transferencias. Además, nos indicó que las transferencias eran una práctica común en el Centro y que las mismas eran aprobadas por la Directora Ejecutiva.

Las situaciones comentadas en el apartado "a" dificultan verificar la legalidad y corrección de las transacciones efectuadas relacionadas con los programas indicados. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

b. Del examen de los estados bancarios determinamos que de las 20 cuentas bancarias, 14 (70 por ciento) tuvieron sobregiros que fluctuaron de $13 a $17,000. Las cuentas estuvieron sobregiradas por períodos de 1 a 234 días.

Situaciones similares a las señaladas en los apartados "a" y "b" fueron señaladas por dos firmas de contadores públicos autorizados contratadas por el Centro para efectuar las auditorías de los años fiscales del 1995-96 al 1998-99 (véase el Hallazgo 3-a).

c. De acuerdo con los registros contables, al 31 de enero de 1998 el Centro tenía 76 cheques en circulación por $10,571 que habían sido expedidos entre el 23 de septiembre de 1995 y el 31 de julio de 1997 para el pago de salarios e incentivos. A dicha fecha el Director de Finanzas no había cancelado los mismos ni efectuado las entradas en los registros contables.

Las situaciones comentadas en los apartados "b" y "c" le dificultan al Centro mantener información financiera confiable de sus operaciones. Ello crea desconfianza entre sus clientes. Además, lo comentado en el apartado "b" ocasionó que el Centro pagara recargos por sobregiros por $843.

d. El Centro no nos suministró para examen 57 cheques por $26,908 que habían sido pagados por el banco entre septiembre de 1995 y septiembre de 1997. Los cheques girados eran de la Cuenta General y alegadamente correspondían a pagos de salarios y de bienes y servicios adquiridos a proveedores. El Centro tampoco nos suministró 17 cheques que fueron anulados entre noviembre de 1996 y septiembre de 1997.

La situación comentada nos impidió efectuar todas las verificaciones relacionadas con las transacciones realizadas por el Centro por las cuales se efectuaron desembolsos por $26,908 y las relacionadas con los cheques anulados. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

e. Los voluntarios del Programa "AmeriCorps" reciben un estipendio para sufragar los gastos que incurren mientras ofrecen sus servicios a la comunidad. El examen de los estipendios pagados por el Director de Finanzas a siete voluntarios entre octubre de 1998 y junio de 1999 reveló que en febrero, marzo y junio de 1999 se expidieron cheques para reponer atrasos de un mes en el desembolso de dichos estipendios. Del examen de los estados de cuentas, los cheques cancelados y las hojas de depósito determinamos que para el período examinado la cuenta bancaria de "AmeriCorps" tenía fondos suficientes para realizar los pagos en la fecha en que correspondía.

La situación comentada le impidió al Centro ejercer un control adecuado de los fondos asignados para sus actividades. Además, puede ocasionar malestar entre los participantes del Programa al no recibir a tiempo el estipendio por la labor realizada.

2. Examinamos 15 de las propuestas sometidas por el Centro a las siguientes agencias: Departamento de Educación (3), Administración del Derecho al Trabajo (2), Oficina del Gobernador (2), Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos (3), Departamento de la Familia (4) y Fondos Unidos (1). Además, examinamos los contratos otorgados al Centro por dichas entidades para establecer los acuerdos mediante los cuales se le asignarían los fondos y otros documentos requeridos para recibir los mismos. El examen reveló lo siguiente:

a. El documento que sometió la Directora Ejecutiva al Departamento de la Familia en diciembre de 1999 para solicitar fondos para el Programa "Emergency Shelter Grant", incluía una lista con los nombres de los miembros de la Junta de Directores del Centro para el período del 1 de enero de 1997 al 30 de diciembre de 1999. Comparamos dicha lista con la información que incluyó la Directora Ejecutiva del Centro en la Propuesta para la Solicitud de Donativos Legislativos del año fiscal 1998-99 sometida al Departamento de la Familia. Determinamos que el nombre indicado en los puestos de Secretario, Tesorero y vocales no era el mismo que aparecía en la solicitud que sometieron al Departamento de la Familia. La Propuesta mencionada estaba firmada por la Directora Ejecutiva del Centro.

b. La Directora Ejecutiva del Centro envió a Fondos Unidos dos listas que incluían los miembros de la Junta con fechas de diciembre de 1999 y mayo de 2000. Una Técnica de Fondos Unidos solicitó al Departamento de la Familia copia de la solicitud de donativos para el año fiscal 1999-2000 que le había suministrado el Centro. Esto para verificar los nombres de los miembros de la Junta de la información que recibió dicha agencia con los de la lista que recibió el Centro. La Técnica de Fondos Unidos encontró inconsistencias en la información sometida, según se indica:

(1) Mediante entrevista que efectuara a la persona que incluyeron como Presidente de la Junta del Centro en la Solicitud de Donativos Legislativos del año fiscal 1998-99, éste le informó que no había pertenecido a la Junta y que no había autorizado el que usaran su nombre para incluirlo en dicha solicitud.

(2) En la primera lista correspondiente a diciembre de 1999 aparecían 14 miembros. De éstos, 10 eran vocales. En la segunda correspondiente a mayo de 2000 aparecían 12 miembros, de los cuales 8 eran vocales.

(3) De la información que se incluyó en dichas listas, la Técnica de Fondos Unidos determinó, además, que:

(a) La persona que se incluyó en el puesto de Tesorera en la primera lista y de Vocal en la segunda le indicó a ésta que nunca había pertenecido a la Junta.

(b) En las listas aparecía un mismo número de teléfono asignado a dos personas. El número de teléfono asignado a nombre de la persona que se incluyó en el puesto de Presidente en la primera lista también aparece asignado a otra persona que aparece como Vocal en la segunda lista. Además, en cuatro casos los números de teléfonos estaban fuera de servicio y en otros dos correspondían a otras personas. Por otra parte, varias de las personas que se incluyeron como miembros de la Junta tenían el mismo número de teléfono o dirección.

(c) Tres de las cartas que envió la Técnica de Fondos Unidos para citar a una reunión a las personas que aparecían en las listas como miembros de la Junta fueron devueltas por el correo por dirección incompleta o no existente. Una de las cartas era la de la persona que se incluyó como Presidente de la Junta mencionada en la Sección (1) de este apartado.

Las situaciones comentadas en los apartados "a" y "b" ocasionaron que Fondos Unidos cancelara la concesión de donativos al Centro. Dicha entidad donó al Centro $156,201 en los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 ($30,637, $71,939 y $53,625, respectivamente). Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades.

3. Examinamos los informes financieros emitidos por dos firmas de contadores públicos autorizados contratadas por el Centro para efectuar las auditorías de los años fiscales 1995-96, 1996-97 y 1998-99. Además, examinamos siete informes trimestrales sometidos por el Centro al Departamento de Educación, para el período de octubre de 1998 a marzo de 2000 relacionados con el Programa "Even Start". En dichos informes el Centro, entre otras cosas, suministra información sobre las actividades realizadas con los fondos transferidos por el Departamento de Educación e incluye copia de los justificantes de las transacciones y los desembolsos para el examen correspondiente.

El examen efectuado reveló lo siguiente:

a. En todos los informes los auditores externos señalaron deficiencias en el manejo del efectivo y en los récords de contabilidad del Centro y efectuaron recomendaciones. Entre las deficiencias que se señalaron estaban: fondos recibidos y no registrados en las cuentas de los programas federales "Street Outreach" y "Runaway" del DHHS, y sobregiros en las cuentas bancarias del DHHS y del Programa "AmeriCorps" del Departamento de Educación. Por otro lado, al 30 de junio de 2000 la Directora Ejecutiva del Centro no había tomado medidas para atender las recomendaciones incluidas en los informes financieros.

El no atender las recomendaciones incluidas en los informes de auditoría propicia que la gestión fiscalizadora resulte académica. Ello también propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

b. Los 7 informes emitidos por el Centro relacionados con las actividades del Programa "Even Start" se sometieron al Departamento de Educación entre 5 y 151 días luego de terminado el trimestre. Los informes correspondientes a los trimestres de octubre a diciembre de 1998 y de enero a marzo de 1999 se sometieron el 12 de mayo de 1999, esto luego de haber transcurridos 132 y 42 días de finalizado el trimestre. Los de julio a septiembre de 1999 se sometieron el 24 de febrero de 2000, esto luego de haber transcurridos 151 días de concluido el trimestre.

La situación comentada le impide al Departamento de Educación evaluar oportunamente las operaciones del Centro relacionadas con el programa indicado para, entre otros, determinar si los fondos se están utilizando de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo.

c. Al examinar los siete informes indicados en el apartado "b" observamos que el Director de Finanzas del Centro contabilizó los desembolsos realizados por concepto de agua, luz, materiales de oficina, seguros y compra de alimentos, entre otros, en la cuenta bancaria General, en lugar de contabilizarlo en la cuenta bancaria del Programa "Even Start" del Departamento de Educación.

La situación comentada impide al Centro y al Departamento de Educación mantener información financiera confiable del resultado de las operaciones. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

El Informe de Auditoría DA-01-37 emitido por nuestra Oficina el 20 de junio de 2001, se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejo 1

FONDOS PUBLICOS ASIGNADOS AL 
CENTRO DE SERVICIOS A LA JUVENTUD, INC.

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Centro es una corporación organizada bajo la Ley Núm. 3 del 9 de enero de 1956, "Ley de Corporaciones del Estado Libre Asociado de Puerto Rico"¹. Se incorporó en el Departamento de Estado el 28 de septiembre de 1984 con el número de registro 14,925.

El Centro fue creado con el propósito de proveer, entre otros servicios: talleres vocacionales, consejería para la prevención de sustancias controladas, actividades recreativas y culturales, cursos de equivalencia de noveno grado y cuarto año y albergue temporero a jóvenes deambulantes. El Centro contaba con una Junta de Directores (Junta) compuesta por nueve miembros que ocupaban los puestos de:  Presidente, Vicepresidente, Secretario, Subsecretario, Tesorero, tres vocales y un miembro ex-oficio. Los trabajos administrativos de dicha entidad eran dirigidos por una Directora Ejecutiva nombrada por la Junta. De acuerdo con la estructura organizacional la Directora Ejecutiva era asistida por dos asesores externos, un ayudante administrativo, un director de finanzas y un director académico. Además, al 30 de junio de 1999 el Centro contaba con 60 empleados y 25 voluntarios del Programa "AmeriCorps"².

De acuerdo con los estados financieros preparados por una sociedad de contadores públicos autorizados, en los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 el Centro contó con recursos por $4,326,568, según se indica:

(Cont. Anejo 1)

En los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 el Departamento de Educación efectuó desembolsos al Centro por $525,000. Los programas relacionados con el Departamento de Educación eran: "Adult Remedial and Educational Skills Training" (AREST), Hazte Reír, Sentir y Pregunta del Programa "Drug Free" y "Even Start Family Literacy" ("Even Start"). La Oficina de Recursos Externos del Departamento de Educación era la responsable de verificar que el Centro cumpliera con las leyes y la reglamentación aplicables, y los contratos otorgados a dicha entidad relacionados con los programas indicados.

Anejo 2

FONDOS PUBLICOS ASIGNADOS AL 
CENTRO DE SERVICIOS A LA JUVENTUD, INC.

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Anejo 3

FONDOS PUBLICOS ASIGNADOS AL 
CENTRO DE SERVICIOS A LA JUVENTUD, INC.

Funcionarios principales del Centro de Servicios a la Juventud, Inc. que actuaron durante el período auditado

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1)  Esta Ley fue derogada por la Ley Núm. 144 del 10 de agosto de 1995, "Ley General de Corporaciones de 1995, según enmendada.

2)  El Programa "AmeriCorps" fue creado con el propósito de brindar ayuda a la ciudadanía para mejorar el medioambiente en que viven y enseñar a la comunidad a unirse para la consecución de sus necesidades sin tener que recurrir al Gobierno. Este Programa está adscrito a la Comisión Estatal de Servicios Comunitarios y Acción Comunal (CESCAC). Dicha Comisión se creó mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1994-201 del 7 de abril de 1994, adscrita a la Oficina del Gobernador. Mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1999-04 del 20 de enero de 1999 la CESCAC se adscribió al Departamento de Educación, bajo la Oficina de Recursos Externos. A partir de esa fecha el Programa "AmeriCorps" pasó al Departamento de Educación.

3)  La solicitud de fondos del "Emergency Shelter Grant" se tramitaba al Departamento de la Familia. Para solicitar los fondos se utilizaba el formulario "Solicitud de Participación".

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