Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. 

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este segundo y último informe cubre las operaciones relacionadas con los fondos asignados por la Legislatura mediante resoluciones conjuntas para ser transferidos a los municipios, la contratación de auditores externos por parte de los municipios para realizar los Single Audits, los informes financieros auditados que tienen que rendir los municipios a la OCAM, los contratos de servicios profesionales y consultivos otorgados a una consultora, las compras de calendarios y la reglamentación para imponer multas administrativas.

El primer Informe de Auditoría DA-01-10 del 6 de septiembre de 2000 cubrió las operaciones relacionadas con el requerimiento a los municipios de informes sobre sus operaciones y las responsabilidades de la OCAM de referir los mismos a varias agencias, la corrección de las aportaciones efectuadas a los municipios por la Puerto Rico Telephone Company y por la Autoridad de Energía Eléctrica, las funciones de auditoría interna y de recursos humanos.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación, así como de normas de sana administración y control interno en las operaciones relacionadas con los fondos asignados por la Legislatura mediante resoluciones conjuntas para ser transferidos a los municipios, la contratación de auditores externos por parte de los municipios para realizar los Single Audits, los informes financieros auditados que tienen que rendir los municipios a la OCAM y los contratos de servicios profesionales y consultivos otorgados a una consultora. Por ello, en nuestra opinión dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3, clasificados como principales:

1-a. Mediante las resoluciones conjuntas Núm. 488 del 19 de agosto de 1998 y Núm. 454 del 6 de agosto de 1999 se asignaron a la OCAM $80 y $20 millones, respectivamente, para ser transferidos a los municipios para la construcción de proyectos de infraestructura y de obras permanentes, y para desarrollo comunitario. Al 12 de diciembre de 2000 la OCAM había asignado a 70 municipios la totalidad de los fondos aprobados mediante dichas resoluciones. A dicha fecha, de los $80 millones se habían transferido a los 70 municipios $63,396,638 y a 22 municipios $10,145,080 de los fondos asignados mediante la Resolución Conjunta Núm. 454.

Examinamos los procesos efectuados para asignar y transferir a los 70 municipios los fondos relacionados con la Resolución Conjunta Núm. 488. El examen realizado reveló lo siguiente:

1) El funcionario que ocupó el cargo de Comisionado del 1 de julio de 1996 al 31 de julio de 1999 no estableció por escrito las normas y los procedimientos que seguiría la OCAM para asignar, aprobar y distribuir los fondos a los municipios y para verificar si se utilizaron para los propósitos que fueron asignados.

Para asignar los fondos el Comisionado utilizó una lista suministrada por la Oficina de Gerencia y Presupuesto que incluía información de los proyectos prioritarios de 51 municipios del partido de Gobierno. Además, algunos alcaldes le solicitaron los fondos mediante cartas en las que informaban los proyectos de construcción o de ayudas comunitarias en las que se utilizarían los mismos. Ello, en lugar de realizar un estudio de las necesidades de los municipios en los que se considerara, entre otras cosas, la población, el por ciento de desempleo, el presupuesto, el nivel de pobreza y los proyectos de infraestructura mandatorios para atender necesidades básicas.

Por otro lado, el Comisionado asignó y transfirió $7,211,000 a 39 municipios mediante 9 agencias del Gobierno Central. Para ello utilizó como fuente de referencia las recomendaciones que le hicieron 15 representantes y un Senador, mediante cartas emitidas por éstos entre el 27 de octubre de 1998 y el 14 de mayo
de 1999. [Hallazgo 1-a.1)]

2) El Comisionado no emitió una comunicación escrita a los alcaldes de los
78 municipios ni divulgó a través de los medios de comunicación del país la disponibilidad y propósitos de los $100 millones asignados. Ello, para que todos tuvieran la oportunidad de conocer sobre la asignación de dichos fondos.
[Hallazgo 1-a.2)]

Las situaciones comentadas en los apartados 1) y 2) promueven la falta de uniformidad, de claridad y de pureza en la distribución de los fondos a los municipios. Por su parte, asignar fondos a los municipios a base de las recomendaciones de los legisladores puede propiciar el discrimen político y el uso arbitrario de los mismos. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades. Además, puede propiciar el que se demande a la OCAM por incumplir con los propósitos establecidos en las resoluciones aprobadas por la Asamblea Legislativa. Ejemplo de ello fue que el 27 de octubre de 1999, mediante la Demanda Civil Núm. KPE99-2856, la OCAM fue demandada por la Asociación de Alcaldes de Puerto Rico y los municipios de Carolina, Yabucoa, Hormigueros y Caguas por alegado discrimen político y por la falta de reglamentación y de directriz alguna sobre la forma de solicitar y distribuir los referidos fondos, entre otras razones. A la fecha de nuestra auditoría, 31 de diciembre de 2000, estaba pendiente de resolución la referida Demanda.

3) Entre el 17 de noviembre de 1998 y el 5 de marzo de 1999 el funcionario que ocupó el cargo de Comisionado del 1 de julio de 1996 al 31 de julio de 1999 le aprobó indebidamente a 9 municipios ($1,413,750) y a 3 agencias del Gobierno ($425,000) la asignación de fondos por $1,838,750 para beneficio de
15 municipios, para otros propósitos que no estaban contemplados en la Resolución Conjunta Núm. 488. Dichos fondos se transfirieron a los municipios y a las agencias del 3 de diciembre de 1998 al 21 de noviembre
de 2000. De acuerdo con las solicitudes efectuadas por los alcaldes y los directores ejecutivos de las agencias, los fondos se utilizaron para vales de alimentos, ayudar a los damnificados del Huracán Georges y para comprar equipo y materiales. [Hallazgo 1-a.3)]

Esta situación vulneró los propósitos para los cuales se concedieron los fondos e impidió el uso de los recursos por $1,838,750 para la construcción de proyectos de infraestructura y de obras permanentes, y para desarrollo comunitario en los municipios.

2-a. Examinamos los expedientes de 20 municipios para determinar si se formalizaron los contratos con los auditores externos para que realizaran los Single Audits correspondientes a los años fiscales 1998-99 y 1999-00. El examen efectuado reflejó lo siguiente:

1) Al 31 de diciembre de 2000 de los 20 municipios, 4 (Adjuntas, Juncos, Río Grande y Utuado) no habían formalizado los contratos para que realizaran la auditoría correspondiente al año fiscal 1999-00. [Hallazgo 2-a.1)]

2) Para los años fiscales 1998-99 y 1999-00 de los 34 contratos otorgados a las firmas de auditores externos para realizar los Single Audits, 17 (50 por ciento) se formalizaron con tardanzas que fluctuaron entre 31 y 352 días. [Hallazgo 2-a.2)]

Las situaciones comentadas en el apartado a. ocasionan que los informes financieros auditados se radiquen a la OCAM con tardanzas. Ejemplo de ello son las situaciones comentadas en el apartado b. Esto, a su vez, priva a la OCAM de tener información oportuna sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones de dichos municipios, la cual es necesaria para poder asesorar a los mismos. También es necesaria para suministrar información a otros organismos gubernamentales como el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico, la Legislatura y la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

b. Examinamos 384 de los informes financieros rendidos a la OCAM de un total de 390 que debieron someter los 78 municipios entre los años fiscales del 1994-95 al 1998-99. El examen realizado reveló que al 31 de diciembre de 2000:

1) Cinco municipios no habían rendido a la OCAM seis de los informes financieros correspondientes a los años fiscales 1997-98 y 1998-99. A dicha fecha el atraso de los municipios en rendir los referidos informes fluctuaba entre 270 y 510 días.
[Hallazgo 2-b.1)]

2) Setenta y cinco municipios rindieron a la OCAM 241 (63 por ciento) de los
384 informes financieros auditados con atrasos que fluctuaron entre 13 días y 3 años con 71 días. Dichos informes correspondían a los años fiscales del 1994-95
al 1998-99. [Hallazgo 2-b.2)]

Las situaciones comentadas en el apartado b. privan a la OCAM de información financiera oportuna para asegurarse de que los fondos federales distribuidos a los municipios se utilizaron conforme a la reglamentación establecida y para los propósitos que fueron otorgados. Impiden, además, a otros usuarios de los informes financieros obtener información confiable sobre el resultado de las operaciones.

3-a. El 10 de noviembre de 1995 el Comisionado formalizó un contrato de servicios profesionales y consultivos con una consultora gerencial (Consultora) para que prestara servicios relacionados con el desarrollo y realización de un seminario para auditores a celebrarse del 14 al 16 de dicho mes. En el contrato se estableció que la Consultora prestaría, entre otros servicios, los siguientes: asesorar y recomendar a la OCAM sobre el término de duración del seminario o talleres, los materiales a utilizarse, la disposición física de los salones y el personal, la naturaleza de las conferencias y los recursos a utilizarse; preparar y diseñar la parafernalia del seminario (identificaciones, agendas, y otros); desarrollar el material didáctico, incluyendo diapositivas; servir de Gerente General de los seminarios y de enlace entre la OCAM, los recursos y el hotel; servir de maestra de ceremonia y/o animadora de la actividad; proveer de su parte cualquier equipo necesario; hacer una presentación multimedia al final del seminario; y realizar otras tareas detalladas en la propuesta. Por los servicios prestados la OCAM le pagaría a la Consultora $45,790.

El 7 de febrero y 1 de julio de 1996, el 1 de julio de 1997 y el 27 de agosto de 1998 el Comisionado formalizó otros cuatro contratos de servicios profesionales y consultivos con la Consultora a un costo máximo de $85,000, $168,000, $168,000 y $200,000, respectivamente. Dichas cantidades incluían los gastos reembolsables. Por virtud de dichos contratos ésta se comprometió a prestar, entre otros, los siguientes servicios: asesoramiento y consultoría gerencial y de relaciones humanas en el contexto laboral mediante reuniones periódicas y mini-talleres con el personal gerencial y directivo de la OCAM; asesorar al personal en la preparación, elaboración, publicidad y celebración de todos los seminarios, talleres, conferencias y adiestramientos que brinde la OCAM; coordinar con la OCAM el uso de recursos humanos y físicos para dichos seminarios y talleres; y asesorar a la OCAM sobre la forma de evaluar la efectividad de dichos talleres o cursos. En los últimos tres contratos la Consultora se comprometió a prestar, en adición a dichos servicios, los servicios indicados en el contrato del 10 de noviembre de 1995, excepto hacer una presentación multimedia al final del seminario. Del 6 de diciembre de 1995 al 3 de agosto de 1999 la OCAM le pagó a la Consultora $650,890 por los servicios prestados relacionados con los cinco contratos.

Examinamos 14 comprobantes de pago por $644,140 emitidos en dicho período. Mediante dichos comprobantes se pagaron 16 facturas sometidas por la Consultora por los servicios prestados bajo los cinco contratos. El examen del otorgamiento y administración de dicho contrato reveló lo siguiente:

1) La División de Finanzas ni ninguna otra división de la OCAM mantenía un original de los contratos otorgados a la Consultora. Solamente mantenía fotocopia de los mismos. El original de los contratos se enviaba al Negociado de Preintervención y Contabilidad del Departamento de Hacienda. [Hallazgo 3-a.1)]

La situación comentada impedía a la OCAM cumplir con su responsabilidad de mantener los originales de los contratos para fines de las auditorías que realizan los auditores internos y externos.

2) No se nos suministró para examen la propuesta de la Consultora que debía formar parte del contrato formalizado el 10 de noviembre de 1995. En la misma se debían especificar las tareas adicionales que ésta se comprometió a realizar relacionadas con los servicios para desarrollar y realizar el Seminario Encuentro de Capacitación Fiscal Visión 2000 para auditores internos de los municipios celebrado del 14 al 16 de noviembre de 1995. La única propuesta que se localizó fue la del 19 de julio de 1996 correspondiente al contrato del 1 de julio de 1996. [Hallazgo 3-a.2)]

3) La Consultora no rindió los informes de progreso en los cuales debía describir la labor realizada bajo los contratos formalizados el 7 de febrero y 1 de julio de 1996, el 1 de julio de 1997 y el 27 de agosto de 1998. Dos de los funcionarios que ocuparon el cargo de Comisionado tampoco le requirieron a la Consultora que los rindiera. [Hallazgo 3-a.3)]

4) El Comisionado no le requirió a la Consultora que sometiera facturas mensuales por los servicios prestados bajo los cuatro contratos indicados en el apartado 3). En 7 facturas por $120,700, emitidas entre el 20 de diciembre de 1996 y el 24 de mayo de 1999, la Consultora reclamó el cobro de 1,219 horas de servicios prestados que estaban relacionados con los primeros 3 contratos. En dichas facturas incluyó servicios prestados en períodos que fluctuaban entre 2 y 11 meses. Por otro lado, 3 de estas facturas por $17,100 se sometieron a la OCAM después de transcurridos entre 108 y 423 días de haber prestado el servicio. Además, la Consultora sometió 8 facturas por $473,950, entre el 13 de mayo de 1996 y el 26 de marzo de 1999, por servicios prestados relacionados con los preparativos de 7 seminarios ofrecidos por la OCAM (2 facturas para cada contrato por $50,000, $118,000, $115,000 y $190,950). [Hallazgo 3-a.4)]

5) Dos de los funcionarios que ocuparon el cargo de Comisionado no le requirieron a la Consultora que sometiera, para la aprobación previa de la OCAM, un desglose de los gastos reembolsables incurridos como parte de los servicios prestados bajo los cuatro contratos. Estos gastos incluyen la preparación de los folletos y el material informativo distribuidos en los seminarios, y los justificantes de los gastos. Ésta reclamó en ocho facturas por $473,950 los gastos incurridos por dicho concepto, junto con los honorarios de los servicios prestados. En las mismas no detalló ni desglosó las cantidades que correspondían a honorarios por servicios y la de gastos reembolsables. Mediante cartas del 28 de marzo y 30 de octubre de 2000 solicitamos a la Consultora evidencia de los gastos incurridos relacionados con los preparativos de siete adiestramientos o seminarios ofrecidos en los años fiscales del 1995-96 al 1998-99. La Consultora no contestó las referidas comunicaciones.[Hallazgo 3-a.5)]

6) El Comisionado no le requirió a la Consultora que en la Factura Núm. 960169 del 5 de diciembre de 1995 por $45,790 correspondiente al contrato formalizado el 10 de noviembre de 1995 incluyera información detallada, específica y desglosada de los servicios facturados. Los mismos estaban relacionados con el desarrollo y realización del seminario para auditores internos celebrado del 14 al 16 de noviembre de 1995.

Tampoco le requirió a la Consultora que incluyera en las ocho facturas por $473,950 mencionadas en el apartado 4) información detallada, específica y desglosada de los servicios prestados, los días y la cantidad de horas trabajadas en cada mes o período, y los importes correspondientes a los honorarios y los gastos reembolsables. En estas facturas se indicó, en forma general, los servicios prestados relacionados con los siete seminarios ofrecidos. [Hallazgo 3-a.6)]

Las situaciones comentadas en los apartados 2) al 6) pueden resultar perjudiciales para el interés público. Entre otras cosas, pueden propiciar pagos por servicios no prestados, y la comisión de irregularidades relacionadas con los pagos a la Consultora. Además, dificultaron a la OCAM fiscalizar los servicios prestados por la Consultora y determinar si ésta prestó los mismos conforme a lo pactado en los contratos mencionados. También impiden corroborar la corrección de los pagos por $650,890 efectuados a dicha Consultora. Ejemplo de ello es la situación que se comenta en el siguiente apartado.

7. La Consultora facturó y cobró una cantidad indeterminada por servicios prestados que ya habían sido reclamados en otra factura. El 18 de abril de 1996 la Consultora sometió la Factura Núm. 960349 por $15,300 por 153 horas de servicios prestados del 11 de marzo al 17 de abril de 1996 relacionados con el desarrollo y la preparación del seminario Subvenciones Federales en el Diseño de las Comunidades del 2000, que se celebró del 30 de abril al 3 de mayo de 1996 en un hotel. El 13 de mayo de 1996 sometió la Factura Núm. 960350 por $42,000 por servicios prestados en la elaboración, diseño e implantación de dicho seminario. La Comisionada Auxiliar del Área de Fondos Federales certificó como correcta dicha factura. En la Factura Núm. 960350 la Consultora incluyó nuevamente varios servicios incluidos en la Factura Núm. 960349. Entre otros: discusión del material a distribuirse, elaboración, diseño y preparación del material audiovisual y reuniones con todos los recursos. Ambas facturas se pagaron mediante el Comprobante de Pago de Suplidor por Contrato Núm. 96000000398 del 16 de mayo de 1996 por $56,100.
   

Por otro lado, el 11 de julio de 1996 la Consultora sometió una factura sin número por $8,000 por servicios prestados en la preparación de todo el material escrito a ser distribuido al grupo de asistentes adicionales que participó en el seminario mencionado. Dicha factura fue certificada por la Comisionada Auxiliar del Área de Fondos Federales y se tramitó para pago mediante el Comprobante de Pago Directo Núm. 97CM0000004 del 19 de julio de 1996. Los referidos servicios estaban incluidos en la Factura Núm. 960350 mencionada. [Hallazgo 3-a.7)]

8) A la Consultora se le efectuaron pagos por $519,740 del 5 de diciembre de 1995
al 26 de marzo de 1999 por servicios prestados en ocho seminarios y por gastos reembolsables relacionados con los mismos. En las nueve facturas sometidas ni en ningún otro documento se desglosó la parte que correspondía a dichos gastos por la reproducción de materiales didácticos, folletos y agendas. La evidencia obtenida por nuestros auditores reveló que éstos fueron realizados por empleados de la OCAM. Una Artista Gráfico contratada por la OCAM el 7 de enero de 1997 ayudó a confeccionar los materiales distribuidos en dos de los ocho seminarios. Por los servicios prestados para los dos seminarios la Artista Gráfico facturó y cobró $1,520. [Hallazgo 3-a.8)]

Las situaciones comentadas en los apartados 7) y 8) resultaron perjudiciales para el interés público. Por otro lado, consideramos que la OCAM le pagó indebidamente a la Consultora $9,520 y otras sumas que no se podían determinar por servicios facturados que fueron prestados por empleados de la OCAM y por la Artista Gráfico. De los $9,520, unos $8,000 corresponden al pago de la factura del 11 de julio de 1996 y $1,520 por servicios prestados por la Artista Gráfico relacionados con los seminarios Retos de un Nuevo Siglo y Retos y Oportunidades en la Administración Municipal. Debido a las situaciones comentadas en los apartados 4) al 6) no pudimos corroborar la corrección de los demás pagos efectuados a la Consultora. Además, debido a la falta de información de la cantidad de materiales didácticos reproducidos en la OCAM para los distintos seminarios no se pudo determinar el costo de los mismos, ni el costo de nómina de los empleados de la OCAM que realizaron trabajos que le competían a la Consultora.

b. La OCAM tramitó pagos a varios proveedores por otros servicios que estaban relacionados con los adiestramientos que tenía que coordinar la Consultora. Examinamos 11 comprobantes de pago por $355,000 relacionados con 10 facturas sometidas por 6 hoteles. En las mismas se facturó por el alquiler de las facilidades y los equipos, por servicios de desayuno, meriendas y almuerzo, y otros servicios prestados relacionados con 10 seminarios o adiestramientos ofrecidos por la OCAM en los años fiscales del 1995-96 al 1998-99. El examen efectuado reveló lo siguiente:

1) La OCAM le pagó a dos de los hoteles $1,212 por servicios o materiales que no eran indispensables o necesarios para los propósitos de los dos seminarios ofrecidos, según se indica:

a) Para el seminario Retos de un Nuevo Siglo celebrado del 10 al 13 de febrero de 1997 se le pagó al hotel $702 por 27 botellas de vino ($26 por botella). [Hallazgo 3-b.1)a)]

b) Para el seminario Visión y Enfoque Hacia un Nuevo Milenio celebrado del
23 al 26 de febrero de 1998 se le pagó al hotel $510 por 255 gafas para observar el eclipse solar ($2 por gafa). [Hallazgo 3-b.1)b)]

Las situaciones comentadas desvirtúan los propósitos de las leyes mencionadas. Además, limitan los fondos para gastos operacionales de la OCAM.

El Informe de Auditoría DA-01-36, emitido por nuestra Oficina el 19 de junio de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La OCAM es una agencia del Gobierno de Puerto Rico creada por la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Núm. 81), según enmendada. Ésta derogó la ley creadora de la Administración de Servicios Municipales. La OCAM tiene la responsabilidad principal de servir como ente asesor y regulador de los municipios. Dicha agencia tiene, entre otras, las siguientes funciones y responsabilidades:

• Asesorar y dar asistencia técnica y profesional a los municipios en las materias relacionadas con su organización, administración, funcionamiento y operación.

• Diseñar o aprobar la organización fiscal, el sistema uniforme de contabilidad computadorizado y los procedimientos de pago, ingresos y de la propiedad que deberá establecer y seguir cada municipio.

• Adoptar las reglas generales que regirán la contabilización de ingresos y desembolsos municipales, la custodia, el control, el cuidado y la contabilidad de la propiedad municipal.

• Intervenir la organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad establecidos en los municipios, con el propósito de verificar si se están aplicando en la forma dispuesta por la ley, y si éstos cumplen su cometido a cabalidad.

La OCAM está dirigida por un Comisionado nombrado por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Éste lleva a cabo sus operaciones mediante las oficinas del Comisionado, el Subcomisionado, el Comisionado Auxiliar de la Oficina de Asesoramiento Legal y la de los comisionados auxiliares de las áreas de Administración, de Sistemas de Información, de Asesoramiento Gerencial y Fiscal, de Fondos Federales y de Reglamentación e Intervenciones. El Anejo 3 contiene una relación de los funcionarios principales de la OCAM que actuaron durante el período auditado.

En los años fiscales del 1996-97 al 1999-00 la OCAM recibió fondos estatales, especiales y federales por $416,027,189, efectuó desembolsos por $249,828,311 y tuvo sobrantes por $166,198,878, respectivamente, según se indica:

Además, al 30 de junio de 2000 la OCAM contaba con $10,020,650 de fondos federales asignados a los municipios, correspondientes a proyectos de los años fiscales del 1984-85 al 1995-96 (años programas 1984 al 1995).¹   La OCAM tenía preparados los estados financieros auditados correspondientes a dichos años fiscales.

ANEJO 2

OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES

funcionarios principales QUE ACTUARON
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Continuación del ANEJO 3

Continuación del ANEJO 3

Continuación del ANEJO 3

Continuación del ANEJO 3

Continuación del ANEJO 3

_______________________________________

1)  Título del puesto bajo la Administración de Servicios Municipales (ASM), predecesora de la OCAM.

2)  La Sra. Carmen M. Caraballo Rosado actuó como Comisionada Auxiliar Interina del Área de Administración del 27 de abril de 1995 al 29 de junio de 1995 por motivo de maternidad de esta funcionaria.

3)  La señora Campbell García realizó las funciones de Directora de la Oficina de Asuntos Federales del 1 de julio de 1991 al 31 de mayo de 1992. No obstante, siempre retuvo el puesto de Ayudante Especial II.

4)  Esta Área fue creada por la OCAM para cumplir con la responsabilidad que le impone el Artículo 8.010 de la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991 que es el diseño y supervisión del Sistema Uniforme de Contabilidad Computadorizado de los municipios.

5)  Esta División fue creada mediante carta del Comisionado el 5 de septiembre de 1995.

6)  Dicha Oficina o Negociado se eliminó con la creación de la OCAM.

7)  Durante este período el Sr. Rafael Ferrer González actuó interinamente del 21 de enero al 3 de marzo de 1997.

8)  Después que la ASM se convirtió en la OCAM la señora Rivera Villanueva no ocupó oficialmente el puesto de Directora de la División de Finanzas, pero realizó las funciones.

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