Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina Regional de San Juan (Oficina Regional) de la Oficina para el Mejoramiento de las Escuelas Públicas de Puerto Rico (OMEP) del Departamento de Educación, para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones fiscales relacionadas con las compras, inventarios, registros de la propiedad y el pago de horas extras al personal irregular de la Oficina Regional, para realizar trabajos de construcción y mejoras en las escuelas y otras oficinas de la OMEP.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones concernientes a este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los cuatro hallazgos de este informe clasificados como principales:

1-a. Examinamos 64 compras por $260,690 efectuadas por la Oficina Regional entre el
25 de septiembre de 1996 al 7 de septiembre de 1999 y las requisiciones emitidas relacionadas con las mismas. El examen efectuado reveló desviaciones de la ley y la reglamentación aplicables a los procesos de emisión de requisiciones, la celebración de subastas, la obligación de fondos y el recibo de los materiales y otros bienes adquiridos, según se indica a continuación:

1.  El Área de Compras de la OMEP no celebró subasta formal para la adquisición de
30 consolas de acondicionadores de aire (split units) por $88,400 para ser instaladas en la Escuela Vocacional Carlos F. Daniels de Carolina. Para obviar el requisito de subasta la Delegada Compradora fraccionó dicha compra mediante la emisión de cuatro órdenes de compras (Modelo OMEP 005). Las mismas se emitieron entre el 12 y 22 de mayo de 1998.

En el Récord de Cotizaciones correspondiente a las compras de los acondicionadores de aire se indicó que se compraron a la compañía seleccionada porque era la única que proveía los equipos. Dicho documento fue firmado por la Delegada Compradora y por el Director de la Oficina Regional. Sin embargo, en el Contrato Núm. C-38-007 del 23 de febrero de 1998 de la Administración de Servicios Generales (ASG) hay incluido dos proveedores que venden los mismos acondicionadores de aire que adquirió la Oficina Regional. La Delegada Compradora había informado a nuestros auditores que, por uso y costumbre, se consideraban los proveedores que tenían contratos con la ASG para no tener que solicitar cotizaciones. El costo unitario cotizado por los dos proveedores era $1,100 y $1,059 para los aires de 36,000 BTU. Para los de 60,000 BTU cotizaron $1,539 y $1,520. El Área de Compras de la Oficina Central de la OMEP mantenía copia del referido contrato. La Delegada Compradora que preparó el Récord de Cotizaciones no consideró los proveedores contratados por la ASG para efectuar dichas compras.

El 15 de octubre de 1999 la mencionada Delegada Compradora nos indicó que el Director de la Oficina Regional estableció en las órdenes de compra indicadas el nombre del proveedor al que se le efectuarían las mismas. Ello, a pesar de que la función de efectuar la compra a proveedores contratados por la ASG correspondía al Área de Compras de la Oficina Regional y la subasta a la División de Contrataciones de la OMEP.

2.   En la compra de las 30 consolas de acondicionadores de aire no se consideró el trabajo de instalación. Para la adquisición de estos servicios tampoco se efectuó subasta formal. Dichos servicios se adjudicaron también al proveedor a quien se le efectuó la compra de los acondicionadores de aire. El 7 de diciembre de 1998 y el 27 de mayo de 1999 se efectuaron las pagos por $18,000 y $20,290, respectivamente. Los comprobantes fueron aprobados por el Director de la Oficina Regional.

El total de las compras para adquirir los bienes y servicios indicados ascendió a $126,690.

3.   Para 37 de las compras (58 por ciento) de bienes y servicios por $70,317 no se solicitaron cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado. De éstas, para 35 por $68,860 no se solicitó ninguna cotización de precio y para las 2 restantes por $1,457 ($342 y $1,115) se solicitaron 2 cotizaciones. Las compras se efectuaron del 18 de diciembre de 1996 al 7 de septiembre de 1999. El Récord de Cotizaciones correspondiente a 34 de las 37 compras estaba firmado por la Delegada Compradora y por el Director de la Oficina Regional. Para las restantes tres correspondientes a compras por $3,490 el documento no tenía la firma del Director de la Oficina Regional. El nombre de ésta aparecía escrito a maquinilla.

Las situaciones comentadas en los apartados a.1) al 3) privaron a la Oficina Regional de realizar los procesos establecidos para obtener las mejores ofertas mediante la libre competencia entre los proveedores cualificados. Esto propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia unos proveedores en particular y le resta transparencia a dichas operaciones. Por otro lado, la Oficina Regional se hubiese ahorrado $54,786 si hubiera considerado a los proveedores contratados por la ASG en la compra de los acondicionadores de aire. Ello privó a la Oficina Regional de recursos por dicho importe para llevar a cabo otras actividades.

4.   Las 64 órdenes de compras examinadas no tenían la firma de la Jefa del Área de Contabilidad de la Oficina Regional en la certificación de disponibilidad de los fondos requerida para autorizar el proceso de compras de bienes y servicios. En el espacio provisto para ello aparecía la firma del Director de la Oficina Regional, en vez de la firma de dicha funcionaria. Al respecto, la Jefa del Área de Contabilidad le informó a nuestros auditores que por instrucciones de uno de los funcionarios que se desempeñó como Director de la Oficina Regional la orden de compra no se enviaba al Área de Contabilidad para registrar la obligación de la deuda a contraerse. Nos indicó, además, que el Director de la Oficina Regional, luego de aprobar la orden de compra, la envía directamente al Área de Compras para que se proceda a tramitar la compra al proveedor. Por ello, dicho funcionario es el que aparece autorizando la orden de compra en la sección que provee para certificar la disponibilidad de fondos. De los documentos examinados se desprende que desde la primera orden de compra examinada, del 25 de septiembre de 1996, no se obligaban los fondos en el Área de Contabilidad.

La situación señalada impide a la Oficina Regional mantener un control adecuado del presupuesto. Ello, a su vez, impide mantener registros confiables del resultado de sus operaciones, ya que no se registran los compromisos contraídos. De acuerdo con una relación suministrada por la Jefa del Área de Contabilidad, al 30 de junio de 2000 la Oficina Regional tenía 359 cuentas por pagar por $1,290,473. Ésta indicó que no se había podido efectuar el pago debido a que la OMEP no había autorizado al Banco Gubernamental de Fomento (BGF) la transferencia de los fondos.

5.   El formulario Requisición de Materiales al Mercado Libre provee para la firma del empleado que solicita los bienes y la del Director de Área o su representante autorizado. Además, provee para que se indique el propósito para los cuales se utilizarán los materiales o servicios solicitados. El examen de las requisiciones emitidas para efectuar las 64 compras reveló que:

 

a)    Para 30 de las requisiciones (47 por ciento) correspondientes a igual número de compras por $55,678, para la adquisición de materiales de construcción, de plomería y de electricidad no se indicó para qué escuela o proyecto se utilizarían los materiales o servicios solicitados. De las 38 requisiciones, 35 fueron firmadas por el Director de la Oficina Regional. Los funcionarios que se desempeñaron como directores de la Oficina Regional en el período auditado no requirieron que se incluyera dicha información antes de aprobar la requisición.

b)    El Guardalmacén de la Oficina Regional nos informó que para 17 de las compras (27 por ciento) por $48,049 no recibió los materiales. Tampoco tenía el informe de recibo que debió haberse emitido de las mismas. El 23 de septiembre de 1999 éste nos indicó que para 9 de las 17 compras por $18,677 los materiales fueron despachados directamente del proveedor al proyecto o escuela donde se utilizarían los mismos. Observamos que en las nueve compras se indicó en la orden DP. El Guardalmacén nos indicó que esas iniciales significan directo al proyecto.

c)     Los supervisores y empleados que firmaron las requisiciones o recibieron los materiales de 15 de las compras por $39,859 nos indicaron que los mismos se usaron para reparaciones en diferentes escuelas. Sin embargo, éstos no nos pudieron identificar los proyectos o escuelas en los cuales se usaron los materiales. En las requisiciones se indicó que dichos materiales se utilizarían en la Oficina Central de la OMEP, en el Taller de Soldadura de la Oficina Regional o entregados en los almacenes.

La falta de información sobre los procesos relacionados con la requisición, compra y recibo de los bienes adquiridos impide mantener un control adecuado de dichas operaciones. Ello propicia el ambiente para la comisión de irregularidades en dichas transacciones y dificulta fijar responsabilidades en caso de determinarse, con los consiguientes efectos adversos para el erario. [Apartados a. al c.]

2-a.    Al 5 de marzo de 2000 la Oficina Regional tenía dos almacenes. Uno de ellos estaba localizado en la Oficina Regional en la Antigua Base Naval en Miramar y el otro en la Urbanización Los Ángeles en Carolina. En los referidos almacenes se guardaban los materiales de electricidad, de plomería y de construcción que utilizaba el personal de la Oficina Regional para realizar los trabajos de reparación y mantenimiento a las escuelas. A partir del 6 de marzo de 2000 el almacén que estaba en la Base Naval en Miramar fue cerrado debido a que la Oficina Regional se mudó a la Urbanización Los Ángeles en Carolina.

El examen de los procesos relacionados con el recibo, control y despacho de los materiales que se mantenían en los almacenes en los años fiscales del 1997-98
al 1999-2000 reveló lo siguiente:

1.     Examinamos la Solicitud y Conduce de Materiales que recibió el Guardalmacén del almacén localizado en la Base Naval en Miramar para verificar en qué lugares se utilizaron los materiales despachados. Los materiales estaban relacionados con 30 de las compras señaladas en el Apartado 5) del Hallazgo 1. En 13 de los formularios relacionados con compras por $7,629 no se indicó para qué escuela o proyecto se utilizarían los materiales a ser despachados por el almacén y la necesidad de los mismos. En cada uno de los documentos se indicaba en términos generales el lugar en donde se utilizarían los mismos, como la Oficina Central de OMEP o el Taller de Soldadura de la Oficina Regional. Dicha información no permitía identificar en el lugar u oficina en específico en donde se utilizaron los materiales.

Por otro lado, examinamos otros 11 formularios de Solicitud y Conduce de Materiales por $2,350 emitidos del 8 de junio de 1997 al 21 de abril de 1999. Los mismos fueron recibidos en el almacén de la Base Naval en Miramar. En ninguno de los documentos tampoco se indicó la escuela o el proyecto para las cuales se solicitaron los materiales despachados.

2.     No se realizaron inventarios físicos periódicos para los años fiscales del 1997-98 al 1999-00 de los materiales existentes en ambos almacenes. Tampoco se realizó un inventario cuando se cerró el almacén de la Base Naval en Miramar para identificar el inventario que fue transferido al almacén localizado en la Urbanización Los Ángeles en Carolina.

Las situaciones señaladas impiden a la Oficina Regional mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con los inventarios de materiales. Además, propician el ambiente para el uso indebido y la desaparición de los materiales que se mantienen en inventario y dificulta fijar responsabilidades. Ejemplo de ello es lo siguiente:

Una de las 64 compras examinadas que se comentan en el Hallazgo 1 era para la adquisición de cisternas de 400 y de 600 galones. El 31 de agosto de 1999, en compañía de un empleado de la Oficina Regional, efectuamos pruebas físicas para verificar las unidades que se mantenían en inventario de las cisternas. De acuerdo con el inventario, había en existencia 67 de 400 galones y 32 de 600 galones. Al comparar dichos balances con el Récord de Inventario Perpetuo y con los Recibos por Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) determinamos que, a la referida fecha, la cantidad disponible de cisternas en el almacén debió ser de 74 de 400 galones y de 41 de 600 galones para un total de 115 cisternas, en lugar de 99. Ello representa una diferencia de menos de 7 cisternas de 400 y 9 de 600 adquiridas a un costo de $215 y $275, respectivamente, para un total de $3,980. En relación con dichas diferencias, mediante carta del 4 de octubre de 2000, el Gerente General de la OMEP nos indicó que impartió instrucciones para que se investigaran las diferencias de las cisternas determinadas en dicho inventario.

3-a. La Oficina Regional utilizaba personal irregular para realizar trabajos de construcción y mejoras en las escuelas. Estos empleados son supervisados por un maestro de obra o capataz, quien, a su vez, es supervisado por un Supervisor de Brigada nombrado por el Director de la Oficina Regional.

De enero de 1997 a diciembre de 1999 la Oficina Regional pagó $117,570 a 10 de éstos empleados por 9,681 horas extras reclamadas. Examinamos los documentos de pago por $14,597 correspondientes a 1,254 horas extras reclamadas por los 10 empleados en febrero y noviembre de 1997, junio de 1998 y marzo de 1999. Determinamos que la Oficina Regional se apartó de lo dispuesto en la reglamentación aplicable al no mantener ningún documento que evidencie la legalidad y corrección de las horas extras reclamadas por los empleados, y que los trabajos se realizaron en los sitios para los cuales fueron solicitados, según se indica:

1.     Para ninguno de los casos los empleados que se desempeñaron como Supervisor de Brigada de los 10 empleados prepararon una Solicitud de Autorización para Trabajar Horas Extras. Tampoco prepararon el Informe de Asistencia a Proyectos ni requirieron la autorización por escrito del Director de la Oficina Regional. Dicho documento provee para que se indique la fecha, las horas trabajadas, la escuela o proyecto al cual asistió la brigada, el nombre del supervisor, el nombre de cada trabajador y la función o puesto. Observamos que para otros proyectos se preparó dicho formulario.

Los supervisores que certificaron las hojas de asistencia o tarjeta de ponchar de los 10 empleados nos indicaron, mediante entrevistas, que no recordaban en qué proyectos o escuelas trabajaron los empleados que reclamaron horas extras. Además, algunos de los empleados que reclamaron horas extras nos indicaron que no recordaban el proyecto o la escuela donde se le requirió trabajar fuera de sus horas laborables. El Director Regional tampoco nos pudo indicar los proyectos donde trabajaron estos empleados.

2.     Para los 10 casos examinados los supervisores de brigada tampoco prepararon los informes de asistencia a los proyectos. Este informe se utiliza para preparar el Comprobante de Gastos de Viaje. Sólo se incluyó el nombre de uno de los empleados en un informe preparado para el período del 1 al 15 de febrero de 1997. En dicho informe se indicó la escuela en que trabajó y la fecha del mismo (4 de febrero de 1997). En otros informes preparados por los referidos empleados, los cuales eran utilizados para preparar el Comprobante de Gastos de Viaje, únicamente se indicaba la fecha, el pueblo y las horas regulares de entrada y salida.

Las situaciones señaladas impiden a la Oficina Regional mantener un control adecuado de las horas extras reclamadas por los empleados irregulares. Además, la ausencia de la mencionada información nos impidió verificar la corrección del pago por $14,597 por las horas extras reclamadas por los 10 empleados. Dichas situaciones pueden propiciar pagos indebidos por horas extras no trabajadas. Además, puede propiciar que los trabajos no se realicen para un fin público.

4-a. Un empleado del Área de Contabilidad de la Oficina Regional estaba a cargo de hacer las entradas en el Registro de Inventario Perpetuo de todo el equipo y de los materiales que se guardaban en los almacenes. Para realizar dicho trabajo el empleado utilizaba copia del informe de recibo firmada por el Guardalmacén y la Solicitud y Conduce de Materiales. De esta forma se mantenía información de la persona o el lugar donde se había despachado el equipo o los materiales. Dichas operaciones eran supervisadas por la Jefa del Área de Contabilidad.

Examinamos 15 de las 64 compras indicadas en el Hallazgo 1 para verificar si las unidades adquiridas estaban incluidas en el Registro de Inventario Perpetuo. El examen efectuado reveló lo siguiente:

1)     Las unidades adquiridas mediante 12 (80 por ciento) de las compras por $14,221 no fueron anotadas en el Registro de Inventario Perpetuo.

2)    Observamos que la información que contenía el Registro de Inventario Perpetuo no era confiable. Aparecían unidades de inventario con balances negativos. En otros documentos había tachaduras y errores matemáticos.

Las situaciones señaladas impiden a la Oficina Regional mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con los inventarios perpetuos. Por otro lado, la ausencia de récords de inventario actualizados impide mantener información financiera confiable y oportuna de dichas operaciones. Dichas situaciones aumentan el riesgo de pérdida o uso indebido de los mismos, y puede dificultar fijar responsabilidades en cualquier situación irregular que ocurra.

En la parte del informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS comentamos detalladamente los hallazgos resumidos clasificados como principales.

El Informe de Auditoría DA-01-32, emitido por nuestra Oficina el 6 de junio de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
OFICINA PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS ESCUELAS PÚBLICAS DE PUERTO RICO
OFICINA REGIONAL DE SAN JUAN

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La OMEP se creó mediante la Resolución Conjunta Núm. 3 del 28 de agosto
de 1990, con el propósito de poner en función un programa acelerado para la reparación y el embellecimiento de los planteles escolares y para la compra de libros, pupitres, materiales y el equipo didáctico necesario para el proceso de enseñanza. En la Resolución Conjunta Núm. 3 se establece, además, que la OMEP operaría por un período de 24 meses a partir del momento en que se pusiera a su disponibilidad $200 millones provenientes de la venta de la Telefónica. Mediante la Ley Núm. 34 del 29 de julio de 1991 se enmendó el período de vigencia de la OMEP para que ésta llevara a cabo sus operaciones durante el tiempo que fuera necesario para implantar el plan de mejoras y reparaciones de las escuelas públicas, y para completar el pago de cualquier empréstito autorizado por el Banco Gubernamental de Fomento y otras entidades financieras. Además, mediante dicha Ley se autorizó a la OMEP a obtener financiamiento hasta un monto de $125,000,000.

Por otro lado, en la Resolución Conjunta Núm. 3 se autoriza a la OMEP, entre otras cosas, a operar sin sujeción a la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, a la Ley Núm. 5 del 14 de octubre de 1975, conocida como Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico, y a la Ley Núm. 164 del 23 de julio de 1974, Ley de la Administración de Servicios Generales.

Mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-16, emitido por el Gobernador el 28 de abril de 1993 se reubicó a la OMEP en la ASG. Posteriormente, el 26 de enero de 1995, mediante el Boletín Administrativo Núm. OE-1995-11, el Gobernador transfirió la dirección y administración de la OMEP al Departamento y ordenó la reubicación física de ésta en dicha agencia. Además, mediante dicho Boletín, se designó al Secretario del Departamento (Secretario) como Director Ejecutivo de la OMEP.

Mediante carta del 30 de abril de 1996 el Secretario convirtió las oficinas regionales de la Unidad de Mantenimiento de Edificios Escolares (UMEED) del Departamento en oficinas regionales de la OMEP. Además, el Secretario les transfirió a las oficinas regionales todo el personal, materiales, equipos y suministros que tenía en ese momento la UMEED. Al 31 de diciembre de 2000 los servicios de la OMEP se canalizan a través de una oficina central y siete oficinas regionales.

La OMEP es administrada por un Gerente General nombrado por el Secretario. El Gerente General le responde al Subsecretario de Administración del Departamento. Las oficinas regionales son administradas por un Director Regional nombrado por el Gerente General de la OMEP.

De acuerdo con el Informe de Gastos y Obligaciones, en los años fiscales del
1997-98 al 1999-00 la OMEP le transfirió fondos a la Oficina Regional por $22,067,590. En dichos años fiscales efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $22,961,456, según se indica:

El 5 de marzo de 2001 la Gerente de Administración de la OMEP nos informó que por instrucciones del Subsecretario del Departamento de Educación se le autorizó a las oficinas regionales a efectuar las compras de bienes y servicios que fueran necesarias para atender las emergencias, independientemente de que no se les hubieran transferido los fondos. Nos indicó, además, que las transferencias se hacían a base de reembolso. También nos informó que, a pesar de que en los años fiscales 1997-98 y 1998-99 aparecían reflejados sobregiros en el informe indicado, en la realidad no existían los mismos debido a que había un gran número de órdenes de compras y otros compromisos contraídos para la adquisición de bienes y servicios para los cuales no se habían efectuado los desembolsos. En dichos años fiscales los fondos obligados ascendían a $1,477,355 y $1,927,713.

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
OFICINA PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS ESCUELAS PÚBLICAS DE PUERTO RICO
OFICINA REGIONAL DE SAN JUAN

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio- El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA REGIONAL DE SAN JUAN DE LA OFICINA PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS ESCUELAS PÚBLICAS DE PUERTO RICO DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN; de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
OFICINA PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS ESCUELAS PÚBLICAS DE PUERTO RICO
oficina regional de san juaN

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL  PERÍODO DEL 1 DE JULIO DE 1997 AL 30 DE JUNIO DE 2000

Continuación del ANEJO 1

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