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ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
Oficina del Contralor
Imagen:  Encabezado de la Sección de  Informes de Auditoría
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Unidad :1436 Departamento de Hacienda
Oficina del Comisionado de Seguros
Informe Número: DA-01-31 del 5 de junio de 2001
Período Auditado: 1 de julio de 1996 al 30 de junio de 2000
Autorizado por: Heriberto Colón Acevedo, Subcontralor
Fecha: 7 de junio de 2001

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina del Comisionado de Seguros del Departamento de Hacienda para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones objeto de examen se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes hallazgos 1 y 2, clasificados como principales:

1-a. Mediante la Ley Núm. 44 del 31 de julio de 1992 se enmendó el Código de Seguros. Se dispuso, entre otras cosas, que la Oficina del Comisionado de Seguros constituiría un Administrador Individual para propósitos de las operaciones de recursos humanos. Al 30 de agosto de 2000 la Oficina del Comisionado de Seguros continuaba rigiéndose por la reglamentación de la Oficina Central de Asesoramiento Laboral y Recursos Humanos (OCALARH), a pesar de la facultad que se le había conferido para administrar las operaciones de recursos humanos y adoptar su propia reglamentación. A la fecha mencionada la única reglamentación que tenía la Oficina del Comisionado de Seguros para regular algunos procesos de recursos humanos era el Reglamento sobre medidas correctivas y normas de conducta y sobre asistencia y licencias adoptado el 22 de diciembre de 1989. Dicho Reglamento no contenía disposiciones para la administración del personal en las áreas esenciales al principio de mérito. Por otro lado, las normas sobre asistencia y licencias incluidas en dicho Reglamento no eran aplicables al personal de confianza, según se establece en el mismo.

La situación señalada dificulta a la Oficina del Comisionado de Seguros administrar los procesos relacionados con los recursos humanos a base de una reglamentación que facilite el examen de dichas operaciones, a tenor con los cambios que se han dado en dicha entidad y de acuerdo con su misión y visión. Esto, a su vez, desvirtúa el objetivo de la Ley al autorizar a dicha agencia para actuar como Administrador Individual.

  1. Al 28 de junio de 2000 en la Oficina del Comisionado de Seguros había cuatro empleados regulares autorizados por el Comisionado para prestar servicios en horario irregular y con una jornada reducida. Tres de estos empleados ocupaban puestos en el servicio de carrera y uno en el servicio de confianza.

Examinamos las transacciones relacionadas con el nombramiento del empleado en el servicio de confianza para prestar servicios en horario irregular. El examen efectuado reveló que, contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, se siguió un procedimiento irregular en el nombramiento de este empleado y no se documentaron las transacciones efectuadas, según se indica:

    1. El 16 de julio de 1999 el Comisionado nombró a un empleado a ocupar un puesto de Oficial de Procesamiento de Información en el servicio de confianza. Antes de dicha fecha el empleado ocupaba el puesto de Ejecutivo en el servicio de confianza, con un sueldo mensual de $2,856. El cambio de dicho puesto se realizó mediante el Informe de Cambio (Modelo OCAP-15) Núm. 2000-2. En dicho documento se estableció, además, que el empleado tendría una jornada de trabajo reducida a 15 horas semanales (40 por ciento de la jornada regular
      de 37.5 horas) y un sueldo mensual de $1,454 (40 por ciento de un sueldo de $3,635). Además, el empleado tendría derecho a todos los beneficios marginales que se le conceden al personal que trabaja el horario regular. Con respecto a dicho nombramiento determinamos lo siguiente:

    1. En el Informe de Cambio no se estableció el horario de trabajo que debía cumplir el empleado.

    2. Antes de autorizar el nombramiento el Comisionado no consultó a la OCALARH ni a la Oficina de Ética Gubernamental si era legal el nombramiento del empleado a tiempo parcial, a pesar de que éste iba a prestar servicios a tiempo completo en la empresa privada.

    3. El 24 de agosto de 2000 el Comisionado nos informó que el referido empleado era un elemento clave en el logro de mecanizar muchos de los procesos de la Oficina del Comisionado de Seguros, necesarios para el servicio a su clientela. Nos informó, además, que el empleado recibió una oferta insuperable de una empresa privada y en busca de no quedar abruptamente sin los servicios se acordó con éste que en lugar de renunciar a su posición, permaneciera como empleado a jornada irregular reducida. También nos indicó que dicho arreglo continuó hasta que el empleado renunció una vez que el ámbito de sus responsabilidades en su trabajo en la empresa privada se comenzó a complicar, y considerando que nuestras necesidades se habían comenzado a estabilizar.

      La situación comentada le resta transparencia a las operaciones de recursos humanos, ya que derrota uno de los objetivos de la Ley Núm. 5 que es establecer el mérito como uno de los principios que regirá todo el servicio público y que los administradores individuales sean consistentes al llevar a cabo los procesos relacionados con las operaciones de recursos humanos.

    4. De acuerdo con los registros de asistencia, del 16 de julio de 1999 al 29 de febrero de 2000 el empleado no cumplió con la jornada parcial de trabajo de 15 horas semanales establecida en su nombramiento. En dicho período el empleado alegadamente trabajó 159.50 horas, en lugar de las 489 horas que correspondían a base de la jornada parcial autorizada. La diferencia de 329.50 horas que no fueron registradas en los informes de asistencia del empleado fluctuaron entre 13 y 56.50 horas mensuales.

    5. Por otro lado, la Oficina de Recursos Humanos no mantenía para dicho empleado Informes de Ausencia o Modificación de Registro de Asistencia que reflejaran los permisos u otras licencias que hubiera tomado en dicho período. El Registro de Certificación y Aclaración de Asistencia que se mantenía como control alterno tampoco estaba firmada por el empleado. Además, a la fecha del examen la Oficina de Recursos Humanos no le había descontado de las licencias acumuladas por el empleado las horas no trabajadas, ni efectuado ajustes para descontar del salario el importe correspondiente al tiempo no trabajado. De acuerdo con la Tarjeta Individual de Pago (Modelo SC-1153), del 16 de julio de 1999 al 29 de febrero de 2000 se efectuaron pagos al empleado por $10,905. De este total no se descontó $7,339 por las 329.50 horas no trabajadas por el empleado de acuerdo con los registros de asistencia. Tampoco las ausencias se descontaron del balance de las licencias acumuladas del empleado. Para el referido período éste acumuló un total de 60 horas de licencia por vacaciones y 36 horas de licencia por enfermedad.

    6. El 30 de julio de 2000 el empleado presentó su renuncia al puesto de Oficial de Procesamiento de Información para ser efectiva al día siguiente. Previo a su renuncia, el empleado estuvo ausente del 1 de marzo al 31 de julio de 2000 por vacaciones. El Comisionado nos informó que le autorizó verbalmente al empleado que disfrutara de licencia por vacaciones en dicho período. La Oficina de Recursos Humanos no tuvo conocimiento de ello, por lo que no se prepararon los documentos requeridos para evidenciar dichos procesos.

Las situaciones comentadas en los apartados b.1)a) al d) impiden a la Oficina del Comisionado de Seguros mantener un control adecuado de los servicios prestados por el empleado. Ello, puede dar lugar a que se efectúen pagos indebidos y que éstos no se detecten a tiempo. Ejemplo de ello es el pago de sueldo por $7,339 realizado al empleado sin asegurarse de que éste prestó los servicios. Por otro lado, el nombramiento de empleados a tarea parcial puede propiciar el uso indebido de este mecanismo para beneficiar a determinados empleados y crear otros problemas de índole administrativos, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

2-a. En el Código de Seguros se requiere que cada asegurador no exento pague al Secretario de Hacienda, por conducto de la Oficina del Comisionado de Seguros, una contribución de un cuatro por ciento sobre las primas y una contribución de un uno por ciento sobre las retribuciones recibidas por los asegurados durante el año natural, sobre seguros otorgados en Puerto Rico o que cubrieren riesgos residentes, ubicados o a ejecutarse en Puerto Rico. Se dispone, además, que los aseguradores presenten al Comisionado, en o antes del 31 de marzo del siguiente año natural, una declaración de las contribuciones que tuvieran que pagar éstos por dichos conceptos.

El examen de dichas operaciones reveló que a partir del 1997 la Oficina del Comisionado de Seguros dejó de revisar las declaraciones de contribuciones sobre primas (declaraciones) que rindieron los aseguradores sujetos a dichos impuestos. La última revisión se realizó en el 1997 y correspondió a las declaraciones del 1995. Del 1996 al 1999 se radicaron a la Oficina del Comisionado de Seguros 918 declaraciones y se reportaron recaudaciones por contribución por $82,403,006. Al 30 de junio de 2000 dichas declaraciones se mantenían archivadas en la División de Intervenciones de la Oficina del Comisionado.

El examen que realizaba la Oficina del Comisionado de Seguros consistía en conciliar la información suministrada en las declaraciones con la contribución determinada por el examinador. Para ello utilizaban el informe anual sometido por los aseguradores a dicha Oficina. Esto con el propósito de verificar que los aseguradores cumplieron con los términos establecidos en el Código de Seguros y pagaron la contribución correspondiente. Por otro lado, en la División de Intervenciones se registraban las fechas en que se recibían las planillas o declaraciones para verificar que se sometieran dentro del tiempo establecido por el Código de Seguros.

El Comisionado Interino nos indicó, mediante carta del 13 de septiembre de 2000, que la función de la Oficina del Comisionado en materia de contribución sobre primas era de meramente actuar de colectores del monto de las mismas. De ahí que el pago de dichas contribuciones no entra en modo alguno en nuestro Fondo Especial sino que se transfieren directamente al Departamento de Hacienda. Nos indicó, además, que durante los años 1994 al 1997 la Oficina del Comisionado de Seguros, realizó un estudio con el propósito de evaluar el grado de cumplimiento de los aseguradores sujetos a contribución sobre primas, como base para determinar si procedía o no propulsar enmiendas a la ley que permitieran un solo pago anual de las contribuciones, en lugar del pago semestral requerido. También nos indicó que logrando el propósito para el cual instituimos el mencionado estudio, continuamos realizando inalteradamente nuestra función de colectores de dichos impuestos, para lo cual verificamos la fecha de recibo y que la cantidad pagada o dejada de pagar corresponda a aquélla que se informa.

Entendemos a base de las funciones asignadas a la Oficina del Comisionado de Seguros que la responsabilidad de ésta no se limita a efectuar las recaudaciones del impuesto requerido a las aseguradoras. Ésta es responsable, además, de asegurarse de verificar la corrección del impuesto pagado por los aseguradores.

La situación señalada impide que exista un mecanismo eficaz para evaluar los pagos por contribución sobre primas. Esta situación no le permite a la Oficina del Comisionado de Seguros identificar a tiempo los errores o irregularidades que surjan en la determinación de la contribución efectuada por los aseguradores y la acción a seguir, como por ejemplo, el cobro o reembolso de alguna contribución o la emisión de alguna orden imponiendo penalidades.

El Informe de Auditoría DA-01-31, emitido por nuestra Oficina el 5 de junio de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE HACIENDA
OFICINA del COMISIONADO DE SEGUROS

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

Mediante la Ley Núm. 77 del 19 de junio de 1957, según enmendada, ley creadora del Código de Seguros de Puerto Rico (Código de Seguros), se creó el cargo del Comisionado de Seguros del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (Comisionado) adscrito al Departamento de Hacienda. El Comisionado es nombrado por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado.

El Plan de Reorganización Núm. 3 del 22 de junio de 1994 para reorganizar el Departamento de Hacienda mantuvo a la Oficina del Comisionado de Seguros adscrita a ese Departamento como un componente operacional autónomo que continúa operando bajo las disposiciones del Código de Seguros. El Comisionado le responde directamente al Secretario de Hacienda respecto al cumplimiento de la política pública, planes, metas y objetivos establecidos por el Secretario o el Gobernador.

El Comisionado goza de unos poderes y deberes que se traducen en cierta autonomía funcional para garantizar la solvencia económica de la industria de seguros y reglamentar y fiscalizar sus operaciones comerciales para salvaguardar y proteger el interés público. El Código de Seguros, además, faculta al Comisionado a administrar, por orden del Tribunal de Primera Instancia, cualquier procedimiento de rehabilitación y liquidación de compañías de seguros. La orden del Tribunal designa al Comisionado como rehabilitador o liquidador y lo autoriza a tomar posesión inmediata de los activos del asegurador para administrarlos bajo la exclusiva supervisión del Tribunal.

La Oficina del Comisionado de Seguros cuenta con una estructura organizacional que le permite realizar sus operaciones fiscales de manera independiente al Departamento de Hacienda. Como parte de su estructura se encuentran las oficinas de Presupuesto y Finanzas, de Administración y de Personal.

En los años fiscales del 1996-97 al 1999-00 la Oficina del Comisionado de Seguros contó con recursos por $21,714,393 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $18,457,483, según se indica:

AÑO FISCAL

FONDOS
ASIGNADOS

DESEMBOLSOS Y OBLIGACIONES

BALANCE

1996-97

$ 5,248,920

$ 4,127,522

$1,121,398

1997-98

5,261,473

4,644,133

617,340

1998-99

5,426,000

4,517,407

908,593

1999-00

5,778,000

5,168,421

609,579

TOTAL

$21,714,393

$18,457,483

$3,256,910

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE HACIENDA
OFICINA del COMISIONADO DE SEGUROS

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

ANEJO 3

DEPARTAMENTO DE HACIENDA
OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS

FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE
ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

NOMBRE

CARGO

PERÍODO

Desde  Hasta

Hon. Xenia Vélez Silva

Secretaria de Hacienda

20 nov. 97

30 jun. 00

Lic. Juan A. Alvarado Zayas

Secretario de Hacienda Interino

1 oct. 97

19 nov.97

Hon. Manuel Díaz Saldaña

Secretario de Hacienda

1 jul. 96

30 sep. 97

Sr. Juan A. García Cardona

Comisionado de Seguros

1 jul. 96

30 jun. 00

Vacante

Subcomisionado

1 jul. 96

30 jun. 00

Lic. Ruth Martínez González

Directora de la Oficina Legal

1 jul. 96

30 jun. 00

Sr. José A. Rivera Morales

Director de Administración

1 jul. 96

30 jun. 00

Sr. Edward Rivera Maldonado

Director de la Oficina de Presupuesto y Finanzas

1 abr. 98

30 jun. 00

Sra. Carmen N. Figueroa de Figueroa

Directora de la Oficina de Presupuesto y Finanzas

1 jul. 96

31 mar. 98

CPA Aurea López Martínez

Directora de la División de Intervenciones

1 jul. 96

30 jun. 00

Srta. María Silvia Vargas Ayala

Actuario, Jefa de la División de Actuarial de Seguros de Propiedad y Contingencia

1 jul. 96

30 jun. 00

Sra. Haydeé E. Ortiz Martínez

Actuario, Jefa de la División de Actuarial de Seguro de Salud y Vida

1 feb. 99

30 jun. 00

Vacante

"

1 ene. 99

31 ene. 99

Sra. Gladys Carrión de Scheerer

"

1 jul. 96

31 dic. 98

Continuación del ANEJO 3

NOMBRE

CARGO

PERÍODO

Desde  Hasta

Srta. Vivian Ortiz Ortiz

Ayudante Especial a cargo de la División de Licencias y Exámenes

16 ago. 99

30 jun. 00

Vacante

Jefe de la División de Licencias y Exámenes

16 jul. 99

15 ago. 99

Sr. Randall Rodríguez Rivera

"

1 abr. 97

15 jul. 99

Sra. Damaris Sierra Báez

"

1 jul. 96

31 mar. 97

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