Departamento de Hacienda
Area de Seguros Públicos

1 de julio de 1993 al 30 de junio de 2000
(En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores)

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Area de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda (Area de Seguros), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir tres informes de esta auditoría. Este segundo informe contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con el trámite de reclamaciones que se originaron de los contratos de fianzas de fidelidad y las que se originaron por daños ocasionados por el paso del Huracán Georges por Puerto Rico y la contratación de corredores de seguros. En el primer Informe de Auditoría DA-00-27 del 8 de mayo de 2000 presentamos el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con los anticipos concedidos al Area de Seguros para el pago de primas de seguros a las agencias, a las corporaciones públicas y a los municipios, las cuentas por cobrar y las recaudaciones de los valores recibidos para aplicar a dichos anticipos.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y de reglamentación en las operaciones relacionadas con las reclamaciones contra las fianzas de fidelidad estatal y municipal tramitadas a las compañías aseguradoras (hallazgos 1 al 3). Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas sobre las demás operaciones se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:

1. Al 30 de junio de 2000 en el Area de Seguros había 49 reclamaciones de cobro por $2,001,247 correspondientes a los años fiscales del 1989-90 al 1999-00. De éstas, 28 por $568,664 correspondían a las pólizas por la fianza estatal y 21 por $1,432,583 a las pólizas por la fianza municipal. Además, había un caso por $67,500 que fue referido al Secretario de Justicia el 17 de diciembre de 1996. De acuerdo con la información suministrada por el Director de la División de Asuntos Contributivos y Deudores del Estado del Departamento de Justicia, al 30 de junio de 2000 este caso estaba pendiente de una última gestión de cobro a la compañía aseguradora para tomar una determinación final.

El examen efectuado reveló que al 30 de junio de 2000 no se habían hecho gestiones efectivas con cuatro compañías de seguros para lograr el cobro de las reclamaciones pendientes por $2,001,247, según se indica:

a. A la referida fecha el Area de Seguros no había referido al Comisionado de Seguros ni al Departamento de Justicia cinco de las reclamaciones por $462,597 para que se solicitara a las compañías de seguros su resolución inmediata. Las reclamaciones fueron sometidas a las compañías aseguradoras entre el 14 de agosto de 1998 y el 18 de febrero de 2000. Las mismas estaban pendientes de resolución, a pesar de haber transcurrido entre 4 y 22 meses de haberse sometido a las compañías aseguradoras los documentos requeridos.

b. Al 30 de junio de 2000 el Técnico de Seguros a cargo de Reclaciones no había referido al Comisionado de Seguros ni al Departamento de Justicia los expedientes de 25 reclamaciones por $1,256,271 que llevaban más de tres años pendientes de resolución. Las 25 reclamaciones se habían originado antes del año fiscal 1996-97. Por el tiempo transcurrido, los casos estaban prescritos para propósitos de iniciar una acción judicial de cobro.

Las referidas situaciones propician que el Gobierno pierda millones de dólares al prescribir el tiempo dispuesto para iniciar acciones judiciales contra las compañías de seguros y los empleados responsables de la pérdida de la propiedad y de los fondos públicos. Ejemplo de ello es que las 25 reclamaciones por $1,256,271 que tenían más de tres años de haberse originado estaban prescritas para fines de iniciar una acción judicial por parte del Gobierno. Estas reclamaciones y las restantes 24 por $744,976 que estaban pendientes de resolución final, ascendentes a $2,001,247, demuestran la falta de efectividad en las gestiones para el cobro de las mismas. Ello, a su vez, afecta adversamente la confianza de las entidades gubernamentales y los municipios en los servicios que les provee el Area de Seguros relacionados con las reclamaciones a las compañías aseguradoras. Además, no someter a tiempo al Comisionado de Seguros y al Departamento de Justicia las reclamaciones pendientes de resolución impidió a dichas agencias considerar los casos para tomar las medidas correspondientes y proteger el interés público.

Las situaciones señaladas también pueden propiciar la comisión de irregularidades, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

2. El examen de los expedientes de 6 reclamaciones por $5,941,494 reveló deficiencias y desviaciones de la reglamentación en 3 (50 por ciento) de las reclamaciones tramitadas, según se indica:

a. El caso E-97/98-01 por $40,838 relacionado con una reclamación contra la fianza de fidelidad de un empleado del Departamento de la Familia por el uso de fondos recaudados para fines privados fue denegado por la compañía aseguradora porque el "Proof of Loss, Form AS 4258" ("Proof of Loss") se envió con 17 días de atraso. Dicho caso se notificó a la compañía de seguros el 22 de septiembre de 1997, por lo que el período de ocho meses para someter el "Proof of Loss" expiraba el 22 de mayo de 1998. El referido formulario se preparó el 11 de marzo de 1998 y se sometió a la compañía de seguros el 8 de junio de 2000. El Técnico de Seguros a cargo de Reclamaciones indicó que el atraso obedeció a que se extravió el expediente en la mudanza efectuada del Area de Seguros de San Juan al Edificio Cobian's Plaza en Santurce.

b. El caso M-94/95-06 por $235,221, cuyos hechos se extendieron de junio de 1991 a diciembre de 1993, se reclamó a la compañía aseguradora contra la fianza del año fiscal 1986-87 y sin someter el "Proof of Loss" correspondiente. La reclamación por la referida cantidad surgió de una recomendación de nuestra Oficina que se incluyó en el Informe de Auditoría M-94-16 del Municipio de Barceloneta. La reclamación se hizo contra la fianza de los funcionarios por honorarios pagados en exceso a un Asesor del referido Municipio, según señalado en el informe de auditoría mencionado. Dicha reclamación se hizo mediante carta del 19 de mayo de 1995. El 19 de junio de 1995 la compañía aseguradora rechazó la reclamación porque, alegadamente, el período para formular la reclamación contra la fianza del año fiscal 1986-87 había expirado en el 1988-89. Además, se le indicó al Area de Seguros que la reclamación se había recibido sin el formulario de "Proof of Loss" correspondiente.

El Técnico de Seguros a cargo de Reclamaciones utilizó la referida carta para cerrar el caso el 27 de junio de 1995. Este le indicó a nuestros auditores que no evaluó nuevamente el caso, por lo que no se percató que se podía reclamar el mismo contra las fianzas de los años fiscales 1992-93 y 1993-94.

c. El caso M-94/95-23B por $253,509 fue reclamado a la compañía aseguradora el 11 de marzo de 1996 mediante el formulario "Proof of Loss". La compañía aseguradora indicó que el caso no se procesó debido a que no tenía toda la información necesaria para aceptar la reclamación, según se indica:

La reclamación surgió de una auditoría realizada por esta Oficina al Municipio de Quebradillas. En la misma se determinan pagos en exceso efectuados a contratistas por trabajos realizados para el referido Municipio, según señalado en el Informe de Auditoría M-95-1. El 19 de abril de 1996 la compañía aseguradora envió una carta al corredor de seguros en la que le solicitó información adicional para poder procesar el caso. En dicha carta el representante legal de la aseguradora le solicitó al corredor de seguros que necesitaba información detallada y específica de los actos que se le imputaban al Director de Finanzas y al Alcalde del referido Municipio. Además, que le informara o le proveyera de cualquier investigación o acción legal, criminal o civil iniciada por el Municipio de Quebradillas o por el Departamento de Justicia por los actos alegados. El corredor de seguros, a su vez, le sometió la carta al Area de Seguros mediante facsímil del 4 de mayo de 1996. No fue hasta el 20 de junio de 1997, cuando habían transcurrido 13 meses, que el Técnico de Seguros a cargo de Reclamaciones dio un seguimiento a este caso. En dicha fecha cerró el mismo aduciendo falta de cooperación por parte del municipio que motivó la reclamación.

Las situaciones señaladas en los apartados "a" al "c" propician que las compañías afianzadoras se nieguen a atender reclamaciones contra las fianzas bajo la alegación de que se radicaron tarde, que el período de descubrimiento venció o que no se recibe toda la información necesaria para evaluar el caso. Estas situaciones ocasionaron, además, que el Gobierno pierda miles de dólares al prescribir los términos de tiempo para someter el "Proof of Loss" a las compañías aseguradoras. También pueden dar lugar a que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

3. El Técnico de Seguros a cargo de Reclamaciones realizaba funciones conflictivas relacionadas con el trámite de reclamaciones a compañías de seguros. Desde el 12 de enero de 1995, fecha en que comenzó a desempeñarse en ese puesto hasta el 30 de junio de 2000, éste realizaba, entre otras, las siguientes funciones:

- Recibía y mantenía las notificaciones sobre irregularidades reportadas por las agencias y por los municipios relacionadas con los casos de hurto y desaparición de propiedad y fondos públicos.

- Recibía y mantenía los informes emitidos por la Oficina del Contralor y por las oficinas de auditoría interna de las agencias y de los municipios sobre los casos de hurto y desaparición de propiedad y fondos públicos.

- Preparaba los documentos para efectuar las reclamaciones que surgían de la evaluación de las notificaciones o de los informes de auditorías.

- Anotaba las reclamaciones en los registros que se mantienen para esos propósitos.

- Enviaba las reclamaciones a las compañías aseguradoras mediante los corredores de seguros para solicitar la investigación, el ajuste y la resolución de las mismas.

- Recibía los cheques que emitían las compañías de seguros para honrar las reclamaciones y gestionaba la disposición de los mismos a través de la División de Finanzas del Area de Seguros.

Las funciones de recibir, preparar, registrar y enviar las reclamaciones a las compañías aseguradoras son conflictivas con las de recibir los cheques emitidos por dichas compañías.

La situación señalada impide al Area de Seguros mantener un control adecuado de dichas operaciones. Ejemplo de ello son las situaciones comentadas en los hallazgos 1 y 2 resumidos. Además, puede propiciar la comisión de irregularidades y que éstas no se puedan detectar a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

El Informe de Auditoría DA-01-28, emitido por nuestra Oficina el 29 de mayo de 2001, se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejo 1

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AREA DE SEGUROS PUBLICOS
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

En el Artículo 12.020 de la Ley Núm. 77 del 19 de junio de 1957, según enmendada, conocida como Código de Seguros de Puerto Rico, se dispone, entre otras cosas, que el Secretario de Hacienda (Secretario) gestionará y contratará los seguros del Estado Libre Asociado y sus municipios, corporaciones y autoridades públicas. El Area de Seguros es la dependencia del Departamento de Hacienda (Departamento) que se encarga de gestionar la contratación de seguros y fianzas para proteger a las agencias, a las corporaciones públicas y a los municipios contra toda clase de riesgos previsibles. Desde enero de 1994 el Secretario comenzó la contratación de corredores de seguros para el desarrollo de programas de servicios de evaluación de riesgos, control de pérdidas y de asesoramiento en la gestión y contratación de los seguros para cubrir los riesgos del Gobierno. A partir de dicha fecha, los pagos de las primas de seguros contratadas los efectúa el Area de Seguros mediante anticipos provenientes del Fondo General. El Area de Seguros es dirigida por un Asesor Técnico del Secretario quien realizaba las funciones de Director del Area de Seguros.

El Area de Seguros realiza sus operaciones mediante la Oficina del Director y las divisiones de Contabilidad, la de Contratación e Intervención de Seguros y la de Reclamaciones. Las reclamaciones por pérdidas cubiertas en las pólizas de seguro contratadas son atendidas por los corredores de seguros, mientras que las pérdidas relacionadas con las fianzas global estatal y municipal son referidas a la División de Reclamaciones.

En los años fiscales del 1997-98 al 1999-00 el Area de Seguros contrató fianzas globales estatales y municipales por $403,609, $363,247 y $332,234, respectivamente. Además, en los referidos años fiscales se tramitaron las siguientes reclamaciones contra dichas fianzas:

Anejo 2

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AREA DE SEGUROS PUBLICOS
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Anejo 3

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AREA DE SEGUROS PUBLICOS

Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

1. Los aumentos y las disminuciones reflejados dependen de la cantidad de reclamaciones tramitadas y el importe de las mismas.

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