Administración de Vivienda Pública

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y el contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron del 1 de julio de 1994 al 30 de junio de 1998 (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración de Vivienda Pública (AVP), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este segundo y último informe contiene el resultado del examen relacionado con los fondos de funcionamiento y de operación de la AVP, las subastas públicas formales, los contratos otorgados a los agentes administradores y las operaciones de la Junta Revisora de Subastas. Además, examinamos las operaciones efectuadas por un agente administrador. En el primer Informe de Auditoría DA-01-15 del 26 de diciembre de 2000, presentamos el resultado del examen que realizamos sobre los desembolsos, la propiedad, los contratos de servicios profesionales y consultivos, el manejo de un fondo de emergencia para ayuda a damnificados por el Huracán "Hortense", las conciliaciones bancarias y el sistema de contabilidad, las rentas cobradas a residentes de proyectos de vivienda de envejecientes, las compras de materiales y equipo, y el uso y control de teléfonos celulares y "beepers".

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y de reglamentación en las operaciones relacionadas con los fondos de funcionamiento y de operación de la AVP, las subastas públicas formales y los pagos efectuados a los agentes contratados para administrar los residenciales públicos (hallazgos 1 al 3). Por ello, en nuestra opinión dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Dichas pruebas también reflejaron que las demás operaciones fiscales objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. :

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:

1. En los años fiscales 1996-97 y 1997-98 la AVP reflejó un déficit en sus fondos de funcionamiento y de operación por $224,584,702 y $209,474,181, ¹ respectivamente, según se refleja en los estados financieros auditados por una firma de contadores públicos autorizados. La pérdida neta en las operaciones de dichos años fiscales fue de $43,054,302 y $27,083,355, respectivamente.

La situación comentada limita los fondos disponibles para los gastos de funcionamiento y operacionales de la AVP de años fiscales siguientes, ya que los mismos se utilizaron para honrar las obligaciones contraídas en los años fiscales mencionados. Esto afecta adversamente los programas de la agencia y, por ende, su función de lograr una administración eficiente de los residenciales públicos. Dicha situación, además, afecta la imagen y el crédito del Gobierno.

2. En los años fiscales del 1993-94 al 1995-96 la Junta de Subastas de la AVP celebró 46 subastas públicas formales (subastas formales) para la compra de bienes y servicios no personales, y servicios de construcción o modernización. La Junta adjudicó 39 de las 46 subastas formales por $70,979,134. Las restantes siete subastas formales se cancelaron.

Examinamos los expedientes de 11 de las 39 subastas formales adjudicadas entre el 23 de septiembre de 1993 y el 18 de junio de 1996 por $64,314,702. De estas subastas formales, 7 eran para la adquisición de servicios por $62,889,229 y 4 eran para la compra de equipo por $1,425,473. En relación con dichas subastas formales determinamos lo siguiente:

a. El Secretario de la Junta de Subastas no mantenía la custodia de los expedientes de las subastas formales celebradas. Ocho de los expedientes de subastas formales examinados se localizaron en la oficina del Oficial Contratante, dos en la División de Compras, y el otro en el Archivo General de la AVP. El Secretario de la Junta de Subastas informó que los expedientes de las subastas formales se mantenían en dichas áreas por uso y costumbre y que desconocía que debía mantener la custodia de los mismos.

La situación comentada impide a la AVP mantener un control adecuado de los expedientes de las subastas formales celebradas. Además, dificulta la pronta localización de los mismos para ponerlos a la disposición de los auditores internos y externos, y de otras personas con autoridad para solicitarlos.

b. No se localizaron en los expedientes de las 11 subastas formales examinadas documentos relacionados con las mismas, tales como: las minutas de la reunión de la presubasta (1), las copias de los pliegos de subasta (4), el estudio y la evaluación de las ofertas sometidas por los licitadores (7), las minutas relacionadas con la apertura de la subasta (3), y las copias de las notificaciones a los licitadores participantes sobre la adjudicación de la subasta en la que se les informaba de su derecho a presentar una moción de reconsideración ante la Junta Revisora de Subastas (6).

c. El 10 de noviembre de 1995 la AVP publicó en un periódico una invitación a subasta para firmas de ingenieros y arquitectos interesadas en llenar los formularios MOD. 1 "Cuestionario de Arquitectos/Ingenieros y Servicios Relacionados" y MOD. 2 "Cuestionario de Arquitectos/Ingenieros y Servicios Relacionados para un Proyecto Específico", para realizar el diseño de la remodelación de unidades de vivienda y mejoras a las áreas y estructuras comunales de 10 residenciales públicos a un costo estimado de $52,936,000 (Subasta PRPHM - 96 MOD-001). Como resultado de la subasta celebrada, el Administrador de la AVP contrató 10 firmas por $3,084,149. En relación con dicha subasta determinamos lo siguiente:

(1) El Ingeniero del Negociado de Modernización y Planificación a cargo de la invitación a la subasta no estableció todos los factores y criterios técnicos específicos que debían ser considerados por el Comité de Selección de Proyectos de Modernización y por la Junta de Subastas de la AVP para seleccionar a las firmas que cumplieran con los mismos. En su lugar, se establecieron 5 criterios generales con un total de 75 puntos para seleccionar a las firmas.

(2) El Administrador nombró un Comité de Selección de Proyectos de Modernización (Comité) para que evaluaran las propuestas sometidas por las firmas y le hicieran su recomendación a la Junta de Subastas de la AVP. El Comité evaluó las propuestas recibidas de 41 firmas que participaron en dicha subasta, y le otorgó a cada una los 75 puntos correspondientes a los 5 criterios generales mencionados. Mediante cartas del 26 y 28 de diciembre de 1995 el Comité le recomendó al Administrador, en lugar de a la Junta de Subastas, las 10 firmas seleccionadas para el diseño de la modernización de los 10 residenciales públicos. En dichas cartas el Comité indicó que se consideró la capacidad de las firmas y que éstas fueron seleccionadas porque el principal ejecutivo iba a trabajar como "Project Manager" de cada proyecto y entendió que estaban capacitados para realizar el trabajo. Además, se indicó que se seleccionó a una firma diferente para cada proyecto para permitir más competencia y oportunidades de trabajo, y para agilizar el desarrollo de los mismos. No se les suministró a nuestros auditores para examen las minutas y los documentos sobre la evaluación de la capacidad de las firmas y los criterios técnicos considerados por el referido Comité para seleccionar a las 10 firmas mencionadas.

(3) La Junta de Subastas no le requirió al Comité los documentos sobre la evaluación efectuada para seleccionar las 10 firmas. Tampoco el Comité preparó minutas sobre la evaluación de los documentos de dicha subasta y de la decisión tomada al respecto. En el expediente de la subasta solamente se localizaron cartas del 5 de marzo de 1996 mediante las cuales el Presidente de la Junta de Subastas informó al Administrador que en reunión de la referida Junta en la fecha mencionada ésta recomendó favorablemente a las firmas seleccionadas, después de estudiar los documentos y la recomendación de los honorarios a pagar a éstas. Mediante cartas del 13 de mayo de 1996 el Oficial Contratante le informó a las firmas seleccionadas la adjudicación de los proyectos subastados.

Las situaciones comentadas en los apartados "b" y "c" propician que se seleccionen firmas que no tengan la capacidad técnica y financiera para realizar los proyectos contratados, lo cual le puede crear incumplimientos por parte de éstas y causarles contratiempos a la AVP e inversión de recursos adicionales. Por otro lado, la recomendación del Administrador a la Junta de Subastas para que se ratificara la selección del Comité le resta transparencia a los procesos de subastas y crea desconfianza en los clientes internos y externos de dicha agencia. Además, no contar con toda la documentación del proceso de la subasta impide a los auditores internos y externos verificar la corrección de la selección de las firmas contratadas. También propician la comisión de irregularidades relacionadas con dichas operaciones y que las mismas no se detecten a tiempo, con los consiguientes efectos adversos para el erario.

3. La AVP tenía la responsabilidad de administrar los 332 residenciales públicos de la Isla, los cuales estaban distribuidos en 32 áreas. En el 1992, mediante acuerdo entre la AVP y la HUD, se privatizó la administración de los residenciales públicos. El 1 de julio de 1995 la AVP formalizó 18 contratos de servicios con igual número de compañías privadas por $51,738,984 para que actuaran como agentes administradores de 321 residenciales públicos. Además, formalizó 11 contratos por $978,300 con entidades creadas por los residentes de los restantes 11 residenciales públicos para que actuaran como administradores de los mismos (autoadministradores). Los contratos tenían vigencia hasta el 30 de junio de 1996 y podían ser renovados anualmente hasta el 30 de junio de 1999.

En los años fiscales 1996-97 y 1997-98 la AVP le aprobó a los 18 agentes administradores presupuestos para gastos operacionales por $49,682,490 y $60,145,506, respectivamente. En los referidos años fiscales éstos efectuaron desembolsos por $49,486,446 y $51,887,380, respectivamente. Examinamos el contrato otorgado a uno de los 29 agentes administradores contratados. Además, realizamos entrevistas para corroborar los procesos que se llevaron a cabo para efectuar los pagos a este Administrador y a los 28 restantes. Esto con el propósito de verificar el cumplimento con las cláusulas de los contratos. El examen reveló lo siguiente:

a. La Auxiliar en Contabilidad de la División de Pagaduría del Negociado de Contabilidad del Area de Finanzas y Administración (Negociado de Contabilidad) nos informó que los anticipos de fondos operacionales a los agentes administradores, los reembolsos por los gastos de modernización, y los pagos de las facturas del "Management Fee" se tramitaban sin verificar si éstos habían rendido todos los informes requeridos en el contrato. Los agentes administradores debían rendir mensualmente, entre otros informes, una lista detallada de todas las cuentas morosas o incobrables, el informe mensual de los indicadores del "Public Housing Management Assessment Program", el estado de ingresos y desembolsos del mes anterior, y una relación de las cuentas por cobrar. Además, cada cuatro meses debían rendir un informe comparativo de los ingresos y desembolsos actuales y los presupuestados. También debían rendir cada seis meses una certificación del "Housing Quality Standards" (HQS) de las unidades de vivienda. La certificación debía acompañarse con un informe de inspección de las unidades de vivienda y áreas comunes requerido por HUD. Dicha certificación era necesaria para que se pagara el "Management Fee". Por otro lado, el Negociado de Contabilidad no mantenía un registro de los informes rendidos por cada agente con indicación de la fecha de recibo. Esto era necesario para aplicar a los pagos que se efectuaban a los agentes administradores las sanciones y penalidades establecidas en los contratos por no someter los informes requeridos o someterlos tardíamente.

b. La Auxiliar en Contabilidad del Negociado de Contabilidad nos informó que en dicho Negociado se tramitaban los pagos de las facturas del "Management Fee" sin verificar la corrección de las mismas y la información contenida en los desgloses de las unidades de viviendas ocupadas y desocupadas. El referido Negociado no le solicitaba a la División de Monitorías de Contratos el resultado de las evaluaciones y de las inspecciones realizadas por los monitores en cada unidad de vivienda relacionadas con el cumplimiento del HQS. Tampoco le solicitaba a la División de Selección de Residentes del Negociado de Administración de Bienes que les certificara las unidades de vivienda desocupadas en cada proyecto.

c. El Negociado de Contabilidad no mantenía copia de los presupuestos operacionales de los 18 agentes administradores, ni llevaba un registro de los pagos mensuales efectuados a éstos por los gastos operacionales por el "Management Fee", y por los reembolsos de gastos de modernización.

d. En el año fiscal 1996-97 el Negociado de Contabilidad le pagó a 6 de los 18 agentes administradores $16,450,578 por gastos operacionales, a pesar de que éstos tenían presupuestos aprobados por $15,782,140. Los pagos en exceso a dichos agentes fluctuaron entre $15,039 y $334,713 para un total de $668,438. No había evidencia de que dichos agentes administradores hubiesen solicitado autorización a la AVP para excederse de los desembolsos presupuestados. Tampoco había evidencia de que éstos sometieran a la AVP para aprobación un presupuesto enmendado para dicho año fiscal.

e. El Administrador Asociado del Area de Finanzas y Administración nos indicó el 10 de agosto de 1998 que los 18 agentes administradores no habían rendido los estados financieros correspondientes a los años fiscales del 1995-96 al 1997-98. El Area de Finanzas y Administración tampoco se los requirió.

Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "c" impedían a la AVP mantener un control de los pagos efectuados a los administradores. Además, le impedían paralizar los pagos del "Management Fee" a los agentes que no rendían todos los informes requeridos, o descontar el 10 por ciento del "Management Fee" a los que rendían tardíamente los informes. La situación comentada en el apartado "d" puede propiciar el que no se cuente con los fondos suficientes para pagar los servicios o suministros adquiridos y que los administradores continúen con la práctica de excederse de los presupuestos aprobados. La situación comentada en el apartado "e" le impedía a la AVP contar con información sobre la situación financiera de los agentes administradores que le permitiera tomar decisiones como, por ejemplo, extender o rescindir los contratos formalizados con éstos.

f. El Director del Negociado de Administración de Bienes nos informó que la División de Monitoría de Contratos no realizaba monitorías periódicas para determinar si los agentes administradores y autoadministradores cumplían con todas las obligaciones contractuales. Informó, además, que evaluaban el área operacional en cuanto a la ocupación (reexámenes a los residentes y cómputos de la renta anual de éstos), la inspección y el mantenimiento de las unidades de vivienda, el mantenimiento de las áreas verdes, y las funciones que realizaba el personal incluido en las nóminas de los administradores. Indicó que no se revisaba el área financiera, específicamente los libros de contabilidad, las cuentas bancarias, los registros de ingresos y desembolsos, y los demás registros financieros que deben llevar los administradores.

La situación comentada impidió a la AVP cumplir con su responsabilidad de fiscalizar las operaciones de los agentes administradores y determinar si éstos cumplían con todas las obligaciones contractuales, y con las leyes y la reglamentación aplicables. Además, propició las situaciones que se comentan en los hallazgos 5 al 8. También propicia la comisión de errores y fraudes relacionados con las operaciones financieras realizadas por los administradores y que no se detecten a tiempo.

En el informe se incluye, además, un Comentario Especial sobre demandas contra la AVP y costos cuestionables en los "Single Audits". En el mismo se señala que de acuerdo con la Nota Núm. 11 de los estados financieros auditados por una firma de contadores públicos autorizados, al 30 de junio de 1998 la AVP tenía demandas cuyas reclamaciones ascendían a $150,000,000. Además, en los "Single Audits" efectuados a la AVP se determinaron costos cuestionables de aproximadamente $18,731,000 para los
años del 1992 al 1998.

Por otro lado, la Oficina del Inspector General realizó un examen para el período del 1 de julio
de 1996 al 31 de diciembre de 1998 y emitió un informe el 6 de marzo de 2000 en el que se establecieron costos cuestionables por $22,000,000, algunos de los cuales se habían considerado en los informes de los "Single Audits" indicados. En dicho informe se hicieron varias recomendaciones a la AVP para mejorar sus operaciones.

El Informe de Auditoría DA-01-25 emitido por el Contralor el 30 de abril de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejo 1

ADMINISTRACION DE VIVIENDA PUBLICA 
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La AVP fue creada mediante la Ley Núm. 66 del 17 de agosto de 1989, según enmendada, "Ley Orgánica de la Administración de Vivienda Pública de Puerto Rico" (Ley Núm. 66). La misma se creó como una agencia adscrita al Departamento de la Vivienda (Departamento). La función principal de la AVP es lograr una administración de los residenciales públicos altamente eficiente y con la flexibilidad necesaria para la ejecución de la política pública de mejorar la calidad de vida en los mismos y fomentar la actividad comunitaria y el desarrollo integral de los puertorriqueños que viven en dichos proyectos de vivienda. Antes de crearse la AVP dichas operaciones eran realizadas por la Corporación de Renovación Urbana y Vivienda (CRUV). Mediante la Ley Núm. 66 se le transfieren a la AVP todos los fondos, las propiedades muebles e inmuebles, el personal, los archivos y todo lo relacionado al funcionamiento del Programa de Vivienda Pública de la CRUV. La AVP se creó, además, para integrar en un solo organismo los programas y los servicios que se prestan a los 332 residenciales públicos de la Isla, los cuales estaban dispersos en varias agencias.

En el 1992, mediante acuerdo con el "U.S. Department of Housing and Urban Development" (HUD), la administración de los residenciales públicos fue privatizada. Los 332 residenciales radican en 26 áreas. En dicho año la AVP contrató, mediante subasta, a 12 compañías privadas para llevar a cabo las funciones que realizaba la AVP. Esta sería responsable de asesorar, fiscalizar, evaluar y dar seguimiento a las operaciones delegadas en dichas compañías. También sería responsable de velar porque éstas cumplan con la reglamentación federal y los contratos otorgados para privatizar y modernizar los proyectos. Los contratos tenían vigencia de tres años.

En el 1995 las 26 áreas se redistribuyeron y aumentaron a 32. En dicho año se contrató a 18 compañías y 11 autoadministradores²  para realizar las operaciones relacionadas con la administración de los residenciales públicos. La AVP es dirigida por un Administrador nombrado por el Secretario de la Vivienda (Secretario), con la aprobación del Gobernador de Puerto Rico.

En los años fiscales 1996-97 y 1997-98 la AVP acumuló un déficit en sus fondos de funcionamiento y de operación por $224,584,702 y $209,474,181, respectivamente, según se refleja en los estados financieros auditados de dichos años fiscales (véase el Hallazgo 1).

Anejo 2

ADMINISTRACION DE VIVIENDA PUBLICA 
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Anejo 3

ADMINISTRACION DE VIVIENDA PUBLICA

Funcionarios principales que actuaron del 1 de julio de 1994 al 
30 de junio de 1998