Departamento de Hacienda
Administración Central

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y el contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período del 1 de julio de 1995 al 31 de diciembre de 1999 (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración Central del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este segundo y último informe contiene el resultado del examen relacionado con las cuentas por pagar a programas federales por cheques no cobrados cancelados, la adquisición y el recibo de bienes y servicios, la conciliación de las cuentas de asignaciones y fondos, y el control sobre los fondos y la propiedad públicos. En el primer Informe de Auditoría DA-01-11 del 13 de septiembre de 2000, presentamos el resultado del

examen que realizamos sobre los diferenciales en sueldo concedidos a los empleados y las operaciones de los vehículos de motor, la Oficina de Auditoría Interna y los contratos de servicios profesionales y consultivos. Además, incluyó el resultado de la auditoría efectuada por la Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH) sobre las operaciones de recursos humanos del Departamento.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y de reglamentación en las operaciones relacionadas con las cuentas por pagar a programas federales por cheques no cobrados cancelados, la adquisición de bienes y servicios, la conciliación de las cuentas de asignaciones y fondos, y el control sobre los fondos y la propiedad públicos (hallazgos 1 al 4). Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Dichas pruebas también reflejaron que las demás operaciones fiscales objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

A continuación se resumen los hallazgos 1 al 4 clasificados como principales:

1. El Departamento tenía la responsabilidad de contabilizar los fondos estatales y federales de las agencias cuyos fondos estuvieran bajo la custodia y el control del Secretario. Una de las funciones del Departamento era asegurarse de que las agencias que administraban programas que operaban con fondos federales (programas federales) y que autorizaban los desembolsos de los fondos de dichos programas, acreditaran los importes de los cheques emitidos por el Departamento que no fueron cobrados por sus beneficiarios y que fueron cancelados después de caducados (cheques no cobrados cancelados). Para que se acreditaran los importes correspondientes en las cuentas de los programas federales, las agencias eran responsables de analizar las listas emitidas por el Departamento donde se incluían los cheques no cobrados cancelados y de procesar los comprobantes de jornal para que el Departamento contabilizara los ajustes correspondientes. En los casos en que las agencias no acreditaran los fondos a los programas federales y éstos se transfirieran al Fondo General del Gobierno, el Departamento tenía la responsabilidad de devolver los mismos al Tesoro Federal.

En relación con dichos fondos la Oficina del Inspector General (OIG, por sus siglas en inglés) del Departamento de Salud y Servicios Humanos Federal (DHHS, por sus siglas en inglés) realizó una auditoría y emitió un informe sobre el resultado de la misma en agosto de 1994. La auditoría cubrió del 1 de julio de 1986 al 30 de junio de 1993.

De acuerdo con el informe de dicha auditoría, la OIG del DHHS estimó que el Departamento había procesado, por lo menos, $55.2 millones de cheques no cobrados cancelados, tanto de fondos estatales como federales, que fueron autorizados por las agencias que administraban los programas federales. Estos cheques correspondían a nóminas pagadas entre el 1 de julio de 1986 y el 30 de junio de 1993. En dicho informe se indicó que de esa cantidad los programas federales no habían recibido el crédito o la devolución de los fondos por los cheques no cobrados cancelados. La OIG del DHHS no pudo determinar las causas por las cuales dichos cheques no fueron cobrados por sus beneficiarios. En el informe de auditoría se concluyó que entre julio de 1986 y junio de 1993 el Departamento no cumplió con devolver a los programas federales la parte que les correspondía, debido a las deficiencias en la implantación del proceso, según se reseña a continuación:

a. Los registros de contabilidad que mantenía el Departamento no le permitieron determinar el importe total de los cheques no cobrados cancelados clasificados por año fiscal, agencia y cuenta bancaria. A pesar de que dichos registros incluían cuentas individuales para la contabilidad de los cheques no cobrados cancelados de los fondos estatales y de los fondos federales, se encontró que en ambas cuentas se habían clasificado fondos incorrectamente. Por otro lado, las cintas electrónicas que contenían las listas de los cheques no cobrados cancelados fueron borradas después que se envió la información a las agencias. Ello con el propósito de volverlas a utilizar.

b. El Departamento no había impartido instrucciones claras a las agencias sobre el análisis que debían realizar de las listas de los cheques no cobrados cancelados y sobre los procesos para acreditarlos a los programas federales.

c. El Departamento no distribuía mensualmente a las agencias correspondientes las listas de los cheques no cobrados cancelados. La información se suministraba luego de haber transcurrido entre 10 y 26 meses de haberse cancelado los cheques. Además, las listas distribuidas no tenían la información completa. En las mismas se incluían solamente los cheques de nóminas no cobrados cancelados. No se incluían los cheques no cobrados cancelados expedidos a favor de proveedores.

De acuerdo con la OIG del DHHS estas deficiencias se habían señalado en auditorías anteriores sin que el Departamento tomara medidas correctivas.

Como resultado de estas deficiencias, las agencias no acreditaron en las cuentas de los programas federales los fondos de los cheques no cobrados cancelados. Por ello, el Departamento tuvo que devolver al Tesoro Federal fondos por $28,776,424. De éstos, $2,945,974 correspondían a los intereses acumulados.

Las situaciones comentadas privaron a las agencias de utilizar los recursos asignados por los programas federales para cumplir con los propósitos para los cuales se otorgaron ascendentes a $25,830,450. Por otro lado, el desembolso de los $2,945,974 efectuado por el Departamento por los intereses adeudados privó al Gobierno de recursos necesarios para sus gastos de funcionamiento.

2. Examinamos las operaciones efectuadas por el Area de Administración, entre octubre de 1993 y octubre de 1999, relacionadas con la adquisición de bienes y servicios. El examen efectuado reveló que para llevar a cabo los procesos relacionados con dichas operaciones el Area de Administración no siguió los procedimientos establecidos en la reglamentación aplicable.

Entre febrero de 1997 y julio de 1999, los funcionarios que desempeñaron el cargo de Secretario, emitieron 41 resoluciones de reconocimiento de deuda para autorizar el pago de bienes y servicios por $14,391,484 que se adquirieron sin cumplir con la reglamentación. En 22 de las resoluciones se ordenaron desembolsos por $104,668 y se reconoció que los servicios se recibieron sin que la División de Finanzas certificara la disponibilidad de los fondos y efectuara la obligación correspondiente. En las restantes 19 resoluciones por $14,286,816 se reconoció que los bienes se adquirieron y los servicios se recibieron sin formalizar contratos. De las 41 resoluciones, en 32 por $6,472,803 los compromisos se hicieron entre octubre de 1993 y septiembre de 1997. Las restantes nueve por $7,918,681 correspondían a compromisos que se hicieron entre diciembre de 1997 y octubre de 1998.

La ausencia de contratos u otros documentos que provean información sobre los bienes y servicios adquiridos y las condiciones bajo las cuales se efectuaron los acuerdos contraídos puede ocasionar que se realicen compras en exceso o innecesarias y se efectúen pagos indebidos. Además, le impide a la agencia mantener información financiera confiable del resultado de sus operaciones, ya que no ha obligado los fondos de los compromisos contraídos en el año en que se originó la transacción. El incumplimiento con las normas y los procedimientos de control puede ocasionar que se cometan errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo.

Por otro lado, la ausencia de un documento en el cual se especifiquen los deberes y las obligaciones de las partes contratantes puede propiciar que el Gobierno entre en una relación contractual que carezca de certeza jurídica. El acuerdo oral en sustitución de un contrato por escrito puede propiciar, además, que en caso de incumplimiento del acuerdo el interés público no esté protegido. Esta situación, además, no permite a los organismos gubernamentales cumplir con la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada, en lo que respecta a someter a la Oficina del Contralor copia de todo contrato o enmienda a éstos dentro del término establecido en la referida ley.

3. En el año fiscal 1998-99 el Departamento contó con asignaciones legislativas para gastos de funcionamiento por $110,925,000. Nuestro examen reveló que desde julio de 1998 la Oficina de Finanzas no conciliaba mensualmente los balances disponibles de las cuentas de asignaciones y fondos del Departamento con los saldos reflejados en la contabilidad que se llevaba en el Area de Contabilidad Central del Gobierno. Tampoco mantenía el "Mayor de Asignaciones y Fondos" para conciliar las cuentas de asignaciones y fondos. Por otro lado, los informes financieros que se producían con el sistema de contabilidad "Puerto Rico Integrated Financial Accounting System" (PRIFAS), implantado el 1 de julio de 1998, no contenían toda la información necesaria para corroborar el movimiento de las transacciones efectuadas por el Departamento que afectaban el presupuesto de gastos de funcionamiento y de los fondos especiales y que facilitara la conciliación de las cuentas.

La situación señalada le impide al Departamento mantener información confiable sobre los balances disponibles de cada asignación y fondo. Ello, a su vez, le impide a la gerencia del Departamento contar con dicha información para una administración efectiva del presupuesto. Además, puede ocasionar que no se detecten a tiempo errores o sobregiros en las cuentas.

4. Se determinaron las siguientes desviaciones de la ley y la reglamentación en las operaciones relacionadas con el hurto y con la desaparición de fondos y propiedad públicos:

a. Al 30 de abril de 2000 la Secretaria no había designado una unidad o funcionario que coordinara la investigación de los casos de pérdida de propiedad o fondos públicos y observara que se cumpliera con las disposiciones de la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada, en cuanto a notificar a la Oficina del Contralor de Puerto Rico cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con dichas operaciones. Los casos se informaban a las oficinas de Auditoría Interna y a la de Investigaciones Administrativas, pero no se coordinaba entre ambas oficinas quién realizaría la investigación y quién le suministraría la información a la Secretaria para la correspondiente notificación a la Oficina del Contralor.

b. Al 10 de mayo de 2000 de los 35 casos que se mantenían en la Oficina de Investigaciones Administrativas, 34 (97 por ciento) no se habían informado a la Oficina del Contralor. En carta del 30 de mayo se notificó a nuestra Oficina 26 de los casos, luego de que nuestros auditores le indicaran a la gerencia del Departamento dichos casos. Los demás casos estaban pendientes de informar.

c. De los 28 casos que se mantenían en la Oficina de Auditoría Interna, 24 no se habían investigado ni informado a la Oficina del Contralor. Tres casos por $58,452 correspondientes a irregularidades en las recaudaciones de las colecturías de rentas internas de Santurce, Barceloneta y La Cerámica fueron informados a la Oficina del Contralor entre 11 y 35 meses luego de descubrirse las irregularidades.

d. De acuerdo con un borrador de informe del 7 de enero de 1998 de la Oficina de Auditoría Interna, otro caso estaba relacionado con un asalto perpetrado el 9 de enero de 1996 en la Colecturía de Rentas Internas de Villalba. Según dicho borrador de informe, los asaltantes se apropiaron de $9,007 en efectivo. El examen que efectuamos del expediente de dicho caso reveló lo siguiente:

(1) El Colector informó los hechos a la Oficina de Auditoría Interna y al Director del Negociado de Recaudaciones el 26 de enero de 1996. Al 8 de mayo de 2000 la Oficina de Auditoría Interna no había emitido un informe final sobre la investigación, a pesar de haber transcurrido 52 meses desde que ocurrió el asalto.

(2) La Directora de la Oficina de Auditoría Interna no hizo una recomendación al Negociado de Recaudaciones para que éste informara al Area de Seguros Públicos y se reclamaran los $9,007 a la compañía aseguradora.

(3) No se informó al Secretario de Justicia ni al Contralor de Puerto Rico.

La falta de investigaciones administrativas a tiempo dificulta fijar responsabilidades e identificar los casos que deban informarse al Departamento de Justicia. También puede propiciar la pérdida de los bienes o fondos por no hacer la reclamación correspondiente al seguro como la que se comenta en el apartado "d". Además, las situaciones señaladas impidieron a la Oficina del Contralor tener conocimiento de los casos para los fines dispuestos en la ley.

En el informe se incluye, además, un Comentario Especial sobre un informe de auditoría que emitió la Oficina de Auditoría Interna (OAI) del Departamento. La auditoría estaba relacionada con el examen de órdenes de compras tramitadas por la División de Compras a un proveedor de equipo de oficina. En el informe la OAI determinó que no se cumplió con las disposiciones del Reglamento de Compras del Departamento y una posible violación a la "Ley de Etica Gubernamental".

El Informe de Auditoría DA-01-22, emitido por nuestra Oficina el 19 de marzo de 2001, se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejos

Anejo 1

DEPARTAMENTO DE HACIENDA
ADMINISTRACION CENTRAL

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Departamento fue creado el 25 de julio de 1952 por virtud del Artículo IV, Sección 6 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El objetivo principal del mismo es establecer y encausar la política fiscal y contributiva de la administración gubernamental.

Mediante el Plan de Reorganización Núm. 3 del 22 de junio de 1994 se estableció el "Departamento Sombrilla de Hacienda". Los componentes operacionales del mismo son la Oficina del Comisionado de Seguros y la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras. Mediante la Ley Núm. 46 del 25 de julio de 1997, se adscribió al Departamento la Oficina del Inspector de Cooperativas como un componente operacional autónomo.

El Departamento realiza sus operaciones mediante seis unidades asesoras, cuatro unidades de servicios auxiliares y cinco unidades operacionales. Las unidades asesoras son las oficinas de: Asuntos Económicos, Asuntos Legales, Auditoría, Comunicaciones, Apelaciones Administrativas, y la de Investigaciones Administrativas. Las unidades de servicios auxiliares las componen la Oficina de Seguridad y las áreas de Administración, Recursos Humanos y Sistemas de Información. Las áreas de Rentas Internas, Seguros Públicos, Tesoro, Contabilidad Central del Gobierno y el Negociado de la Lotería de Puerto Rico representan las unidades operacionales. Las operaciones fiscales relacionadas con la administración del Departamento se realizan por las áreas de Administración y de Recursos Humanos.

En los años fiscales del 1994-95 al 1997-98 el Departamento contó con asignaciones legislativas por $450,072,800 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $433,982,213, según se indica:

Asignaciones Desembolsos
Año fiscal legislativas y obligaciones

Anejo 2

DEPARTAMENTO DE HACIENDA
ADMINISTRACION CENTRAL

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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