Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifican los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración de Fomento Comercial (AFC), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir varios informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones fiscales relacionadas con el presupuesto, los registros contables y los informes financieros y la propiedad.

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones objeto de este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación resumimos los tres hallazgos clasificados como principales:

1-a. De acuerdo con la información suministrada por la AFC y la determinada por nuestros auditores, en los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000 ésta recibió fondos y generó ingresos por $104,385,226, y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $75,749,000. El examen efectuado de los registros de contabilidad e informes financieros de la AFC reveló que, contrario a lo dispuesto en la ley y la reglamentación aplicables, para los años fiscales indicados ésta no mantuvo registros de contabilidad de todas las áreas operacionales ni emitió informes financieros con toda la información necesaria que le permitieran, entre otras cosas, mantener un control adecuado de sus operaciones, según se indica:

1. Al 30 de junio de 2000 la AFC no había preparado los siguientes informes correspondientes a los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000:

• Estado de Situación de los Ingresos, Gastos y Obligaciones

• Estado de Situación del Fondo de Ahorros

• Estado Detallado de las Cuentas por Pagar

• Estado Detallado de las Cuentas por Cobrar

• Informe de Proyecciones de Gastos

1. Informe de Liquidación Presupuestaria

2. Informe de Flujo de Efectivo

La AFC tampoco llevó el Mayor de Asignaciones e Ingresos requerido por el Departamento de Hacienda correspondiente a los fondos asignados en los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000 por: resoluciones conjuntas, leyes especiales y otros fondos transferidos de entidades gubernamentales. En sustitución a éste, la AFC llevaba un informe denominado Hoja de Liquidación y Obligaciones para los fondos relacionados con resoluciones conjuntas, leyes especiales y otros fondos transferidos de entidades gubernamentales. En el mismo se anotaban en forma global algunos de los ingresos y los desembolsos, pero no se clasificaban por cuenta. Además, para los años fiscales indicados la AFC llevaba el Mayor de Asignaciones e Ingresos para los fondos relacionados con el presupuesto de gastos de funcionamiento, pero al igual que el informe anterior, en el mismo se anotaban en forma global los ingresos y los desembolsos, pero no se clasificaban por cuenta.

2. La División de Presupuesto y Contabilidad de la AFC no conciliaba mensualmente el informe Hoja de Liquidación y Obligaciones indicado con el Informe de Actividades y Status de Asignaciones por agencia que sometía el Departamento de Hacienda. Esto era necesario para verificar que se registraran correctamente todas las transacciones, corroborar la corrección de los saldos disponibles de las distintas cuentas y, en caso de existir diferencias con los récords del Departamento de Hacienda, aclararlas y hacer los ajustes correspondientes.

Las situaciones señaladas le impiden a la AFC mantener un control adecuado de sus operaciones. Además, propician el ambiente para la comisión de errores y fraude y que no se puedan detectar a tiempo. Por otro lado, las situaciones comentadas le impiden a la AFC mantener información financiera confiable del resultado de sus operaciones para la toma de decisiones de la gerencia de dicha agencia, y de otras agencias que tienen la responsabilidad de fiscalizar las operaciones de ésta. Ejemplo de ello fue que:

1. La AFC no contabilizó en sus registros contables de los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000 asignaciones y otros ingresos recibidos por $26,828,702.

Por ello, tampoco dichos ingresos fueron incluidos en el Memorial Explicativo de Presupuesto de Gastos de Funcionamiento sometido a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) y a las comisiones de Hacienda de las cámaras legislativas.

1. Para los años fiscales 1996-97 y 1997-98 la AFC no incluyó en las peticiones presupuestarias sometidas a las cámaras legislativas fondos por $136,000 y $120,000, respectivamente, que fueron asignados para gastos de funcionamiento de dicha agencia. Además, para dichos años fiscales indicó que recibió fondos federales por $444,000. El Administrador de la AFC nos indicó que solamente se recibieron $112,000. Por otro lado, para el año fiscal 1996-97 la AFC tampoco incluyó en las peticiones presupuestarias fondos por $2,201,000 que fueron asignados para administrar las operaciones del Programa Valempleo.

1. Del 1 de julio de 1996 al 30 de junio de 2000 el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio no evaluó ni auditó las operaciones de la AFC.

La ausencia de auditorías de las operaciones de la AFC por parte del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio le impide a ésta evaluar la situación financiera y el desempeño de dicha agencia con respecto a las funciones para las cuales fue creada. Ello también propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que éstos no se detecten a tiempo.

2-a. En la Ley Núm. 16 se autorizó al Administrador a cobrar por los adiestramientos de capacitación comercial y otros que ofrecía la Escuela Empresarial de la AFC, y se dispuso que los ingresos provenientes de dichos servicios ingresarían a un Fondo Especial de Capacitación Comercial por un período de cinco años. De acuerdo con la información suministrada por el Recaudador Oficial de la AFC, en los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000 en dicho Fondo se registraron ingresos por $1,695,516.

Por otro lado, la Ley Núm. 54 que creó el Programa de Valempleo autorizó al Administrador de la AFC a entrar en acuerdos y presentar propuestas a otras agencias del Gobierno para el financiamiento de las operaciones del mismo. Para cumplir con estos propósitos, en los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000 la Asamblea Legislativa le asignó a la AFC $56,200,000. Además, el 20 de junio y 24 de octubre de 1997 el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos y el Administrador de la AFC suscribieron dos contratos por $12,033,702 y $11,000,000, respectivamente, para delegar fondos a esta última para administrar el Programa de Valempleo.

El examen efectuado reveló que al 30 de junio de 2000 la AFC no había sometido a la OGP los informes relacionados con los fondos y gastos de la Escuela Empresarial y del Programa Valempleo. Ello fue confirmado por la OGP, mediante comunicación del 24 de agosto de 2000.

Además, al 30 de junio de 2000 la AFC tampoco había sometido al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos informes mensuales y uno final donde se resuman el uso de fondos y los pagos efectuados bajo el Programa indicado.

Las situaciones señaladas le impidieron a la OGP y al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos fiscalizar las operaciones relacionadas con el Programa Valempleo y la Escuela Empresarial, para determinar si se estaban realizando de acuerdo con la ley y los contratos vigentes. Ello propicia el ambiente para la comisión de errores y fraude, y que éstos no se puedan detectar a tiempo.

3-a. Al 30 de junio de 2000 la AFC tenía contabilizada 6,614 unidades de propiedad. El examen de las operaciones de propiedad reveló lo siguiente:

1. A la fecha indicada la AFC no había promulgado reglamentación interna para regular las operaciones relacionadas con el recibo, la entrega, la custodia y la disposición de la propiedad. Tampoco utilizaba como guía la reglamentación promulgada por la Administración de Servicios Generales aplicable a dichas operaciones.

2. La AFC no gestionó con el Departamento de Hacienda una solicitud de nombramiento de Encargado de la Propiedad para los dos empleados que ejercieron las funciones entre el 2 de enero de 1996 y el 30 de junio de 2000. Por otro lado, no se designó un empleado que realizara dichas funciones del 1 de julio de 1996 al 15 de octubre de 1997.

3. Los dos empleados que se desempeñaron como encargados de la propiedad no efectuaron inventarios físicos de la propiedad para los años del 1996 al 2000, ello fue confirmado el 27 de junio de 2000 por la Auxiliar Fiscal de la División de Propiedad del Área de la Contabilidad de Gobierno del Departamento de Hacienda. Según carta del 17 de enero de 2001 del Subdirector del Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda, el último inventario físico anual sometido por la AFC correspondía al 31 de mayo de 1994.

4. El Administrador Auxiliar de Servicios al Cliente y Administración no ordenó la toma inventarios físicos cuando los encargados de la propiedad fueron nombrados o cesaron en sus funciones. Esto fue el 2 de enero de 1996 y el 16 de octubre de 1997.

5. Al 30 de junio de 2000 el Encargado de la Propiedad no había expedido el Recibo Oficial de Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) por la propiedad en uso y custodia directa que tenían los empleados de la AFC. Éste tampoco mantenía registros que proveyeran información del importe y el número de unidades de propiedad de la AFC.

El Encargado de la Propiedad nos informó que se le asignaban otras tareas que eran prioritarias que no estaban relacionadas con su puesto. Nos indicó, además, que no había sido adiestrado para desempeñar el cargo que ocupaba.

Las situaciones señaladas le impiden a la AFC mantener un control adecuado de las operaciones de propiedad. Por otro lado, la ausencia de registros actualizados impide mantener información financiera confiable y oportuna de los activos. Dichas situaciones aumentan el riesgo de pérdida o uso indebido de la misma, y puede dificultar fijar responsabilidades en cualquier situación irregular que ocurra.

• El Administrador Auxiliar de Servicios al Cliente y Administración es el responsable en la AFC de notificar a las agencias fiscalizadoras la pérdida de propiedad y fondos públicos. De las verificaciones efectuadas se desprende que el 18 de febrero de 2000 se desaparecieron una computadora marca Megatronic y un monitor Santron adquiridos el 15 de septiembre de 1995 y el 2 de mayo de 1996 a un costo de $1,630 y $1,995, respectivamente. El 15 de marzo de 2000 el Encargado de la Propiedad solicitó al Subadministrador una investigación sobre el particular.

El examen efectuado reveló que al 31 de octubre de 2000 la AFC no había realizado una investigación sobre la desaparición de dicho equipo ni lo había notificado a nuestra Oficina.

El no informar la pérdida de propiedad al Contralor de Puerto Rico impidió a esta Oficina evaluar dicho caso para tomar las medidas correspondientes. Además, no realizar la investigación administrativa le impidió a la AFC determinar las razones que ocasionaron la desaparición de la propiedad para tomar las medidas correspondientes. Ello propicia el ambiente para la comisión de errores y fraude, y que éstos no se puedan detectar a tiempo.

El Informe de Auditoría DA-01-21, emitido por nuestra Oficina el 14 de febrero de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

ADMINISTRACIÓN DE FOMENTO COMERCIAL
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La AFC fue creada mediante la Ley Núm. 132 del 18 de junio de 1960, según enmendada. Mediante el Plan de Reorganización Núm. 4 del 22 de junio de 1994, según enmendado, la AFC quedó adscrita al Departamento de Desarrollo Económico y Comercio. Conforme a dicho Plan, la AFC conservó sus estructuras organizacionales y técnicas.

Las funciones principales de la AFC son fomentar el desarrollo del comercio en general, desarrollar programas de información, asesoramiento, promoción y servicios directos a las empresas o los individuos dedicados a las actividades del comercio. Para cumplir con dichos objetivos en el 1986 se creó la Escuela Comercial con el propósito de ofrecer adiestramientos continuos y capacitación comercial, libre de costo, a los individuos o empresas dedicadas a las actividades de comercio. Para realizar sus funciones la AFC cuenta con seis centros que brindan servicios en la Isla.

La AFC la dirige un Administrador nombrado por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado. Éste, a su vez, le responde al Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio. El Plan de Reorganización Núm. 4 requiere que el Secretario de dicho Departamento evalúe y audite las operaciones de la AFC. El Administrador, en el desempeño de sus responsabilidades, es asistido por un Subadministrador y seis directores de los centros establecidos en la Isla. El ANEJO 1 contiene una relación de los funcionarios principales de la AFC del 1 de julio de 1996 al 30 de junio de 2000.

Mediante la Ley Núm. 16 del 27 de junio de 1991 (Ley Núm. 16) se autorizó a la AFC a cobrar por los adiestramientos de capacitación comercial y otros que ofrecía la Escuela Comercial denominada en dicha Ley Núm. 16 como Escuela Empresarial. En la Ley Núm. 16 se dispuso, además, que los ingresos provenientes de dichos servicios ingresarían a un Fondo Especial de Capacitación Comercial por un período de cinco años.

Mediante la Ley Núm. 54 del 17 de junio de 1996, según enmendada, Ley de Incentivo Salarial para la Creación de Empleos (Ley Núm. 54) se designó a la AFC para promover incentivos de salario a aquellas empresas que recluten personal en áreas de manufactura, comercio, servicio, turismo y construcción. En la Sección 9, Artículo 11 de la Ley Núm. 54, se autoriza a la AFC a realizar acuerdos con otras agencias del Gobierno y presentarles propuestas para el financiamiento del Programa de Vales para el Empleo (Programa Valempleo).

Los recursos para financiar las operaciones de la AFC provienen de asignaciones legislativas, fondos federales, fondos transferidos por agencias para sufragar los costos de varios programas e ingresos generados por adiestramientos auspiciados por la agencia. De acuerdo con la información suministrada por la AFC y la determinada por nuestros auditores, en los años fiscales del 1996-97 al 1999-2000, ésta contó con recursos por $104,385,226 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $75,749,000, según se indica:

ANEJO 2

ADMINISTRACIÓN DE FOMENTO COMERCIAL
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE FOMENTO COMERCIAL, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

Informe de Auditoría en PDF

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