Nota: Este Comunicado de Prensa incluye el ANEJO 1 en el que se provee información sobre la unidad auditada; el ANEJO 2 donde se explica la clasificación y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO 3 en el cual se especifica los nombres, los cargos y el período durante el cual se desempeñaron los funcionarios principales de dicha unidad.

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Programa de Educación Tecnológica (Programa) del Departamento de Educación, para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir tres informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones relacionadas con las compras, la propiedad y un contrato de servicios profesionales y consultivos del Programa. En los dos informes restantes se incluirá el resultado de los exámenes de las operaciones relacionadas con los institutos tecnológicos de Ponce y de Manatí, adscritos al Programa.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones concernientes a este informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los tres hallazgos de este informe clasificados como principales:

1. Examinamos 16 compras por $4,116,819 efectuadas por el Programa entre el 22 de febrero de 1996 y el 4 de junio de 1999. De dicho importe, $3,746,809 se pagó de fondos federales y $370,010 de fondos estatales asignados mediante asignaciones legislativas. El examen reveló lo siguiente:

1. Contrario a la reglamentación aplicable, el Departamento no celebró subastas formales para 8 de las 16 compras (50 por ciento). Éstas correspondían a bienes y servicios por $3,184,968. Parte de los bienes adquiridos eran: laboratorios computadorizados, sistemas de información electrónico, una máquina de reparación de colisión, sistemas de manejo de información computadorizado y centros de equipos tecnológicos multidisciplinarios. Los servicios eran por adiestramientos a los usuarios de los equipos. Para obviar el requisito de subastas se alegó que existía una situación de emergencia. Las compras fueron efectuadas del 10 de abril de 1997 al 4 de junio de 1999. De los documentos examinados se desprende que no había tal emergencia y que, a la fecha de nuestro examen, los equipos adquiridos el 27 de abril de 1999 mediante dos de las compras por $63,765 y $110,005 no se habían instalado o no se habían ofrecido los adiestramientos a los usuarios debido, entre otros, a que en las oficinas, escuelas o bibliotecas para los cuales se adquirió el mismo no había la infraestructura para instalarlo.

La situación comentada privó al Programa de realizar los procesos establecidos para obtener las mejores ofertas mediante la libre competencia entre los proveedores cualificados. Esto propicia el ambiente para que haya favoritismo hacia unos proveedores en particular y le resta transparencia a dichas operaciones. Por otro lado, la ausencia de planificación para efectuar dichas compras ocasionó que el Programa invirtiera $3,184,968 en equipo que no había sido instalado en la mayoría de las bibliotecas u oficinas para las que estaba destinado. Ello afecta adversamente la imagen y la credibilidad del Departamento de Educación.

2. El 27 de abril de 1999 se emitió una orden de compra por $39,875 para la adquisición de un laboratorio secretarial para el desarrollo de destrezas de redacción y aplicaciones para el Instituto Tecnológico de Ponce. Para dicha compra se recibieron tres ofertas. Dos de ellas las ofreció el proveedor agraciado: una por $42,275 el 2 de marzo de 1999 y la otra por $39,875 del 12 de abril de dicho año. La oferta que presentó el otro proveedor por $38,205, más $4,500 de instalación si fuera necesario, se recibió el 9 de abril.

Determinamos que no se siguió un procedimiento regular en la compra de dicho equipo, ya que se aceptó una segunda oferta del proveedor agraciado tres días después de recibir la del otro proveedor que cotizó una cantidad menor que la primera oferta sometida por el proveedor agraciado. Además, la requisición emitida para dicha compra indicaba el importe de la primera cotización por $42,275 sometida el 2 de marzo de 1999 por el proveedor agraciado. La misma fue emitida el 17 de marzo de 1999 y aprobada el 19 de marzo por el Secretario Auxiliar del Programa de Educación Tecnológica. En el formulario Resumen de Ofertas en Mercado Abierto, emitido por la Delegada Compradora y aprobado el 13 de abril de 1999 por el Supervisor de la División de Compras, solamente se incluyó la segunda oferta presentada por el proveedor agraciado y la del no agraciado. A base de las ofertas recibidas la Delegada Compradora del Programa no efectuó la compra del equipo al proveedor que licitó $1,670 menos que el precio cotizado por el proveedor agraciado, ya que el equipo iba a ser instalado por los profesores del Instituto Tecnológico de Ponce, por lo que no incluía costos de instalación.

La situación comentada ocasionó que se pagaran $1,670 en exceso del precio cotizado por el postor más bajo, con el consiguiente efecto económico adverso a las finanzas del Programa. Además, el procedimiento irregular seguido en dicha compra le resta transparencia a los procesos de compra y crea desconfianza en los clientes internos y externos de dicha agencia.

3. En relación con las 16 compras examinadas determinamos, además, que en las requisiciones de éstas no se indicó la siguiente información:

1. Fecha en que se aprobaron los fondos para diez de las compras (62 por ciento) por $3,843,619.

2. Fecha de aprobación de 11 de las compras (68 por ciento) por $3,773,521.

3. Fecha de la requisición para cuatro de las compras (25 por ciento) por $781,272.

4. En 3 de las 16 compras (18 por ciento) por $906,088 no aparece la firma del Delegado Comprador en el informe Resumen de Ofertas en Mercado Abierto. En otras 3 compras por $1,505,045 no se indicó la fecha en que el Director del Programa aprobó el informe indicado.

La falta de información en los documentos que se mencionan en los apartados c. y d. relacionados con los procesos de compra impide mantener un control adecuado de dichas operaciones. Ello propicia que se cometan errores e irregularidades en dichas transacciones y dificulta que las mismas se detecten a tiempo para las medidas correspondientes.

1. Al 24 de septiembre de 1999 el Programa tenía en inventario 211,705 unidades de propiedad adquiridas a un costo de $66,283,221, según el Listado de Equipo de Inventario del Departamento de Hacienda.

Examinamos las operaciones relacionadas con la propiedad del Programa del 1 de enero de 1993 al 24 de septiembre de 1999. El examen reveló que contrario a lo dispuesto en la reglamentación aplicable:

1. La Encargada de la Propiedad no realizó los inventarios físicos anuales de la propiedad en los años fiscales 1993-94 y del 1995-96 al 1998-99. El informe correspondiente al año fiscal 1994-95 se sometió al Departamento de Hacienda el 2 de abril de 1996.

2. Al 31 de marzo de 2000 la Encargada de la Propiedad del Programa no había aclarado el Informe de Diferencias que le envió el Departamento de Hacienda el 12 de septiembre de 1994 del inventario físico sometido en agosto de 1991. En el referido Informe se indicaron, entre otras diferencias, unidades de propiedad contabilizadas en los registros del Departamento de Hacienda con descripciones y costos distintos a los anotados en los registros del Programa.

3. No se efectuaban conciliaciones del Informe Mensual de Activo Fijo del Departamento de Hacienda con los registros internos de la propiedad. El Informe mencionado se utiliza para corroborar las transacciones de propiedad que tienen registradas en el Mayor Subsidiario de la Propiedad del Programa, con la información de dicho Departamento, para hacer los ajustes en caso de diferencias.

4. De 12 órdenes de compra de las 16 indicadas en el hallazgo 1 seleccionamos 942 unidades de propiedad adquiridas por $1,049,674 para efectuar una inspección física. El examen reveló lo siguiente:

1. No se expidió el Recibo por Propiedad en Uso a los empleados que tenían la custodia de 715 unidades de propiedad (75 por ciento de la muestra) adquiridas por $927,484.

2. No se habían identificado con el número de propiedad 742 unidades (78 por ciento de la muestra) por $1,004,674. Éstas fueron adquiridas entre el 22 de abril de 1996 y el 4 de junio de 1999.

3. No se asignaban los números de propiedad correctamente. Determinamos que la Encargada de la Propiedad asignó en 11 ocasiones el mismo número a 904 equipos de computadora que incluían monitores, impresoras, bocinas, proyectores, teclados, servidores, pantallas de proyección osciloscopios, licencias, mesas y sillas.

Las situaciones señaladas le impiden al Programa mantener un control adecuado de las operaciones de la propiedad. Además, la ausencia de registros actualizados impide mantener información financiera confiable y oportuna de los activos. Dichas situaciones aumentan el riesgo de pérdida o uso indebido de la propiedad, y dificultan fijar responsabilidades en cualquier situación irregular que ocurra.

3-a. Examinamos un contrato otorgado el 12 de enero de 1999 por el Subsecretario de Administración del Departamento a una corporación dedicada a prestar servicios de publicidad. El mismo se otorgó para el diseño, producción e impresión de 34,950 agendas escolares del año escolar 1998-99 por $128,438, cuyo pago se efectuó por el Programa. El 20 de enero de 2000 el Programa efectuó otro pago a la agencia de publicidad por $56,250 por los trabajos realizados relacionados con la impresión de 12,000 agendas escolares adicionales para utilizarse en dicho año escolar. El examen reveló que, contrario a la ley y a la reglamentación aplicables, se siguió un procedimiento irregular en la contratación de los servicios y se le efectuaron pagos indebidos a la agencia de publicidad por $25,394, según se indica:

1. El contrato formalizado por el Subsecretario de Administración del Departamento con la agencia de publicidad el 12 de enero de 1999 se hizo varios meses después de haberse recibido los servicios. El contrato tenía vigencia desde dicha fecha hasta el 31 de mayo de 1999. Además, copia de dicho contrato no fue sometida a la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

2. El contrato fue revisado por la División Legal del Departamento el 26 de marzo de 1999, luego de transcurridos dos meses y medio de haberse otorgado.

3. Las cláusulas relacionadas con los honorarios a pagar a la agencia por los servicios prestados no incluían información detallada de la distribución de los costos. En el mismo solamente se indicó que se le pagará la "cantidad aproximada de $128,438" sujeto a los servicios rendidos durante la vigencia del contrato. Es importante resaltar que los servicios se recibieron entre el 28 de julio y el 8 de septiembre de 1998. Además, el contrato no incluía información sobre los honorarios a pagar por los costos de producción y la comisión de la agencia.

Las situaciones señaladas dificultan determinar la corrección de las facturas presentadas para pago y que se realice una preintervención adecuada de las mismas. Esto propicia el ambiente para que se efectúen pagos indebidos como los señalados en el apartado b.1) de este hallazgo. Además, la ausencia de un documento en el cual se especifiquen los deberes y las obligaciones de las partes contratantes desde que se comienzan a recibir los servicios puede propiciar que el Gobierno entre en una relación contractual que carezca de certeza jurídica y, en caso de incumplimiento de las partes, los intereses del Estado no queden protegidos.

Por otro lado, otorgar contratos luego de que se han prestado los servicios le dificulta al Departamento cumplir con la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975 que requiere que los organismos del Gobierno remitan copia de los contratos a la Oficina del Contralor dentro de los 15 días siguientes a la fecha de otorgados. Ello privó a esta Oficina de considerar el contrato para los propósitos dispuestos por ley y retrasó la fecha en que debió estar accesible a la ciudadanía en calidad de documento público mediante el Registro de Contratos.

2. El 26 de octubre de 1998 la agencia de publicidad ordenó a otra imprenta imprimir 12,000 agendas adicionales. Las mismas fueron entregadas el 18 de diciembre de 1998 al Almacén de Bayamón. El 13 de octubre de 1998 la agencia de publicidad sometió al Departamento de Educación la Factura Núm. 2584 por $128,438 por 34,950 agendas escolares. El 18 de diciembre de 1998 la agencia de publicidad sometió al Departamento de Educación la Factura Núm. 2613 por $56,250 por los servicios prestados relacionados con la impresión de las 12,000 agendas escolares adicionales. El 25 de marzo de 1999 la agencia de publicidad sometió al Departamento de Educación la Factura Núm. 2660 por $184,688 por los servicios prestados facturados previamente mediante las facturas números 2613 y 2660. En la misma se indicó que ésta sustituía dichas facturas. En la factura aparece tachado el importe de $184,688 y se indicó a manuscrito $56,250.

El 28 de mayo de 1999 el Departamento le pagó $128,438 a la agencia de publicidad con los fondos del Programa. El 20 de enero de 2000 el Departamento emitió un comprobante de pago por $56,250 correspondiente al balance dejado de pagar de la Factura Núm. 2660.

El examen efectuado de dichos desembolsos reveló lo siguiente:

1. A base de los documentos examinados emitidos por la primera imprenta que prestó los servicios a la agencia de publicidad, determinamos que ésta facturó indebidamente $23,144. La agencia de publicidad le pagó a la imprenta $77,145 por la impresión de las 34,950 agendas escolares. El importe a facturar por la agencia al incluir la comisión de 20 por ciento sobre el costo de impresión reclamada por éstos en la factura y los gastos de producción debió ser $105,294 ($77,145 + $15,429 + $12,720 = $105,294). Además, por la impresión de las 12,000 agendas adicionales el Programa pagó indebidamente a la agencia de publicidad $2,250. De acuerdo con los documentos examinados, ésta le pagó a la segunda imprenta $45,000. Al adicionarse a dicho importe el 20 por ciento de la comisión reclamada por la agencia de publicidad, que es $9,000, el importe que se debió facturar era $54,000, sin embargo se le pagaron $56,250, para una diferencia de más de $2,250. Las situaciones comentadas ocasionaron que se efectuaran pagos indebidos por $25,394.

2. El 27 de agosto de 1999, diez meses después que la agencia de publicidad ordenó a la imprenta las 12,000 agendas escolares adicionales, la Ayudante Especial del Secretario emitió la requisición para solicitar las mismas.

3. Para legitimar el pago de las 12,000 agendas escolares adicionales el Secretario de Educación emitió una Resolución NUNC PROC TUNC el 1 de septiembre de 1999, mediante la cual ordenó pagar $56,250 por las 12,000 agendas escolares adicionales. En dicha Resolución el Secretario indica que se preparó la misma porque el contrato estaba vencido.

Las situaciones señaladas le impidieron al Programa y al Departamento mantener un control adecuado de los servicios contratados y los pagos efectuados por virtud de los mismos. Ello propició que se efectuaran pagos indebidos a la agencia de publicidad por $25,394 ($23,144 + $2,250). Además, privó al Programa de dichos recursos para atender otras necesidades operacionales.

En la parte del informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS comentamos detalladamente los hallazgos resumidos clasificados como principales.

El Informe de Auditoría DA-01-20, emitido por nuestra Oficina el 9 de febrero de 2001 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

ANEJO 1

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Departamento de Educación se creó mediante el Artículo IV, Sección 6 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El Departamento se rige por la Ley Núm. 149 del 15 de julio de 1999, Ley Orgánica del Departamento de Educación de Puerto Rico. El Programa forma parte del componente de la docencia de dicho Departamento. El objetivo principal del mismo es preparar adecuadamente a los estudiantes del área vocacional, mediante la educación tecnológica para que se conviertan en una fuerza trabajadora más efectiva y competitiva internacionalmente.

El Programa es administrado por un Secretario Auxiliar nombrado por el Secretario de Educación. Dicho Secretario Auxiliar responde directamente a la Oficina de la Subsecretaria de la Docencia del Departamento. La estructura organizacional para realizar sus operaciones está integrada por: una Oficina Administrativa, 8 directores de programas y 136 escuelas de la comunidad. Además, por medio de cuatro institutos tecnológicos el Programa ofrece adiestramientos vocacionales y técnicos a nivel de grado asociado en áreas relacionadas con la alta tecnología, con énfasis en ocupaciones relacionadas con la ingeniería y ciencias aplicadas. Las transacciones efectuadas por el Programa son contabilizadas por el Área de Finanzas del Departamento.

En los años fiscales del 1997-98 al 1999-2000 el Programa recibió ingresos provenientes de asignaciones legislativas y de fondos federales por $257,542,797 y efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $256,834,390, según se indica:

AÑO ASIGNACIONES FONDOS DESEMBOLSOS
FISCAL LEGISLATIVAS FEDERALES TOTAL Y OBLIGACIONES BALANCE

ANEJO 2

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN EL PROGRAMA DE EDUCACIÓN TECNOLÓGICA DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece.

Informe de Auditoría en PDF

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