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Nota: Este Comunicado
de Prensa incluye información sobre la
unidad auditada (Anejo 1) y los funcionarios
principales que actuaron durante el período
auditado (Anejo 2).
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales del Departamento
de Agricultura (Departamento), para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y
la reglamentación aplicables.
Las pruebas efectuadas
revelaron que las operaciones objeto de
este informe se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables, excepto por los siguientes
hallazgos clasificados como principales:
1-a. El 7 de abril de
1997 el Secretario de Agricultura formalizó un
contrato, con efectividad el 16 de marzo
de 1997, con una compañía consultora de
arquitectos e ingenieros (Consultor) para
realizar labores técnicas, administrativas
y supervisar actividades relacionadas con
el Programa para el Desarrollo de Infraestructura
de Riego y Drenaje en Terrenos Agrícolas
de Puerto Rico" (Programa).
El 29 de abril de dicho año el Director
del Programa emitió dos órdenes de trabajo.
En una de ellas se autorizaba al Consultor
a tomar un inventario de las fincas públicas
y privadas. La otra orden era para implantar
y desarrollar un sistema computadorizado
en la oficina del Programa. El Consultor
estimó costos ascendentes a $961,500 y
$600,000, respectivamente, para realizar
dichos trabajos.
Entre abril y noviembre
de 1997 el Consultor facturó $78,530 por
servicios relacionados con el inventario
mencionado y $10,620 por trabajos realizados
relacionados con el sistema computadorizado.
El 6 de noviembre de
1997 el Director del Programa, con autorización
del Subsecretario, ordenó al Consultor
suspender los trabajos que le requirieron
debido, entre otras cosas, al elevado costo
que presentó éste en su propuesta. Además,
porque consideraba que los agrónomos del
Departamento podían realizar los mismos.
Al 30 de junio de 1999 el Departamento
no había continuado con la implantación
y el desarrollo del sistema computadorizado
ni con los restantes trabajos relacionados
con el inventario.
La referida situación
propició gastos innecesarios por $89,150
que pudieron ser utilizados para mejorar
la infraestructura agrícola del país.
b. El Departamento concede
ayudas económicas a los agricultores y
a las entidades para el desarrollo de proyectos
públicos y privados en terrenos agrícolas
en toda la Isla. Al 17 de febrero de 1999
se habían efectuado desembolsos por $8,671,742
a corporaciones públicas y $4,636,210 a
agricultores privados, para un total de
$13,307,952 para el desarrollo de proyectos
de riego y drenaje en fincas agrícolas.
Examinamos cinco de las
ayudas económicas otorgadas en el 1996
a cuatro agricultores y a una entidad corporativa
por $1,650,168. Dichas ayudas fluctuaban
entre $135,000 y $511,290.
En relación con dichas
ayudas económicas determinamos que:
- Para una de las ayudas
económicas otorgada a un agricultor por
$350,178 y aprobada el 16 de septiembre
de 1996 se ofreció una garantía de 2 años,
en lugar de 15. La finca que ofreció el
agricultor en garantía tenía un contrato
de arrendamiento por un término de cinco
años. Dicho contrato era retroactivo al
1 de enero de 1994 y terminaba el 31 de
diciembre de 1999, por lo que la garantía
de la finca en uso agrícola era únicamente
de dos años.
- Para ninguno de los
cinco casos se inscribió el gravamen del
inmueble en el Registro la Propiedad.
- A uno de los agricultores
se le otorgó una ayuda económica por $480,000
para desarrollar un sistema de riego en
900 cuerdas de terreno el 11 de abril de
1997. Este estableció en su propuesta original
que la finca tenía 900 cuerdas, sin embargo,
en el contrato formalizado entre las partes
el agricultor indicó que la finca en uso
agrícola era de 684 cuerdas, en lugar de
900. Esto es, 216 cuerdas menos lo establecido
en la propuesta original.
Las situaciones comentadas
impiden al Departamento ejercer un control
adecuado sobre los proyectos agrícolas
auspiciados con fondos públicos. Ello puede
dar margen a que se ejerza favoritismo
en dichas operaciones en perjuicio de los
mejores intereses del Gobierno.
c. Entre el 14 de agosto
de 1997 y el 10 de febrero de 1999 el Departamento
le transfirió a la Autoridad de Tierras
(Autoridad) fondos por $5,464,775, mediante
cinco órdenes administrativas. Esto para
el desarrollo de proyectos de infraestructura
agrícola y riego en los terrenos agrícolas
de la Isla. Al respecto determinamos que:
(1) La Autoridad depositó $2,000,000
de los fondos que le transfirieron en una
cuenta en el Banco Gubernamental de Fomento
para Puerto Rico. Al 28 de febrero de 1999
los referidos fondos habían generado intereses
por $88,973. Estos intereses se mantuvieron
en la cuenta de la Autoridad, en lugar
de depositarlos al Fondo General del Gobierno
o utilizarlos para los propósitos establecidos.
Lo comentado privó al
Programa de fondos por $88,973 que podía
utilizar para los propósitos para los cuales éste
se creó.
(2) En el Programa no
había documentación que evidenciara el
requerimiento a la Autoridad de los informes
finales de los proyectos terminados ni
de las inspecciones realizadas de éstos
por los agrónomos de dicho Programa.
La situación señalada
privó al Departamento de información que
era necesaria para determinar en una etapa
temprana del proyecto cualquier deficiencia
sobre el particular y tomar las medidas
que procedieran. Además, le dificultaba
determinar si los proyectos se desarrollaron
conforme a las propuestas sometidas.
2-a. En los años fiscales
1997-98 y 1998-99 el Departamento efectuó desembolsos
por $90,457 y $40,314 correspondientes
a las primas de seguros de 299 y 89 vehículos
que no estaban utilizando, respectivamente.
Dichos vehículos habían sido dados de baja
entre el 2 de noviembre de 1995 y el 1
de diciembre de 1997. La División de Servicios
Generales del Departamento no cotejó la
situación de éstos con los inventarios
que mantiene la Administración de Servicios
Generales (ASG) antes de pagar la prima
de seguros.
La situación comentada
privó al Departamento de fondos por $130,771
correspondientes a la prima de seguros
de los vehículos que no estaba usando,
los cuales eran necesarios para atender
otros gastos operacionales.
b. El Director de Servicios
Generales del Departamento solicitó a la
ASG la asignación exclusiva y el uso ilimitado
de ocho vehículos oficiales para funcionarios
de la agencia. En las solicitudes a la
ASG no se incluyeron las razones por las
cuales se les asignaba los vehículos mencionados
para uso exclusivo ni los términos de las
asignaciones.
La referida situación
impide al Departamento ejercer un control
adecuado del uso de los vehículos. Además,
propicia el uso de los vehículos para propósitos
no oficiales.
c. Al 31 de marzo de
1999 los 107 vehículos oficiales que el
Departamento tenía en desuso del Programa
de Erradicación de Garrapatas, el cual
fue eliminado el 1 de octubre de 1995,
se encontraban ubicados en terrenos del
Departamento en Arecibo, Caguas, Cayey
y Dorado en estado de deterioro. Estos
no fueron transferidos a la ASG para la
acción correspondiente.
La situación comentada
impide a la ASG tomar las medidas para
disponer de los vehículos. Además, puede
propiciar su desaparición, y dificulta
fijar responsabilidades en cualquier situación
irregular que ocurra.
d. La Sección de Preintervención
de la División de Finanzas no cotejaba
los boletos de gasolina y aceite, los registros
de vehículos oficiales, ni las firmas autorizadas
con las facturas de cobro sometidas por
el proveedor de dichos combustibles.
La situación comentada
impidió al Departamento ejercer un control
adecuado sobre las operaciones de los gastos
de combustibles de los vehículos. Además,
puede propiciar pagos improcedentes por
dichos servicios.
El Informe de Auditoría DA-01-2 emitido
por el Contralor el 5 de julio de 2000
estará disponible en la Biblioteca General
de Puerto Rico del Instituto de Cultura
Puertorriqueña para que las personas interesadas
puedan obtener información detallada sobre
el mismo.
Anejo 1
DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA
INFORMACION SOBRE LA
UNIDAD AUDITADA
El Departamento fue creado
por el Artículo IV, Sección 6 de la Constitución
del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
En la Ley Núm. 60 del 25 de abril de 1940,
conocida como "Ley del Departamento
de Agricultura del Estado Libre Asociado
de Puerto Rico", se establecen como
los objetivos del Departamento el fomentar,
impulsar y desarrollar los intereses agrícolas,
industriales y comerciales de Puerto Rico.
Se establece, además, como fin principal
del Departamento el patrocinar, alentar
y desarrollar los intereses agrícolas y
el bienestar de los agricultores de Puerto
Rico; mejorar sus condiciones de mercado,
y promover sus oportunidades para la venta
provechosa de sus productos. Mediante el
Plan de Reorganización Núm. 5 del 4 de
mayo de 1994, aprobado por la Ley Núm.
5 de 6 de abril de 1993, se reorganiza
al Departamento como un Departamento Sombrilla
y se adscribe al mismo la Administración
de Servicios y Desarrollo Agropecuario
de Puerto Rico (ASDA), la Autoridad de
Tierras, la Corporación de Seguros Agrícolas
y la Corporación para el Desarrollo Rural.
El Departamento lo dirige
un Secretario nombrado por el Gobernador
con el consejo y consentimiento del Senado.
En los años fiscales
del 1995-96 al 1997-98 el Departamento
contó con recursos por $110,075,298, efectuó desembolsos
e incurrió en obligaciones por $70,467,550,
según se indica:
|
Fondos |
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Año
fiscal
|
Estatales
|
Federales
|
Asignación
neta
|
Desembolsos
y obligaciones
|
Saldo
libre
|
|
|
1995-96 |
$33,095,483 |
$13,158,672 |
$ 46,254,155 |
$35,198,493 |
$11,055,662 |
|
1996-97 |
43,378,172 |
561,073 |
43,939,245 |
17,354,184 |
26,585,061 |
|
1997-98 |
19,381,636 |
500,262 |
19,881,898 |
17,914,873 |
1,967,025 |
|
Total |
$95,855,291 |
$14,220,007 |
$110,075,298 |
$70,467,550 |
$39,607,748 |
Anejo 2
DEPARTAMENTO DE AGRICULTURA
CLASIFICACION Y CONTENIDO
DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes
de auditoría se incluyen los hallazgos
significativos determinados en las pruebas
realizadas. Estos se clasifican como principales
y secundarios. Los principales incluyen
desviaciones de disposiciones con un efecto
material, tanto en el aspecto cuantitativo
como en el cualitativo, sobre las operaciones
de la entidad auditada. Se clasifican como
hallazgos secundarios los que consisten
en faltas o errores que no han tenido consecuencias
graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos
encontrados en la auditoría indicativos
de que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco
de referencia para evaluar la situación.
Es principalmente una ley, reglamento,
carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa,
real o potencialmente, no cumplir con el
criterio.
4. Causa - La razón fundamental
por la cual ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que
se tomen las medidas necesarias sobre los
errores, irregularidades o actos ilegales
señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
Informe
de Auditoría en PDF Para obtener el programa
que permite leer los Informes,
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