Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron en los años fiscales del 1994-95 al 1998-99 (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico (Cuerpo de Bomberos), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes cuatro hallazgos clasificados como principales:

1-a. Contrario a la reglamentación aplicable, el Encargado de la Propiedad no realizó inventarios físicos de la propiedad para los años fiscales del 1993-94 al 1997-98. En dichos años fiscales éste se limitó a enviar al Departamento de Hacienda el informe físico de activos fijos a base de la información contenida en el registro de la propiedad computadorizado.

b. El examen de 20 unidades de propiedad registradas en el libro de propiedad (libro) al 30 de junio de 1999, 13 de las cuales tenían un valor en inventario de $7,809, reveló lo siguiente:

(1) No se incluyó en el libro el número y la fecha de la orden de compra ni el costo de siete de las unidades (35 por ciento).

(2) No se incluyó en el libro el número de propiedad asignado a seis de las unidades (30 por ciento).

(3) El Encargado de la Propiedad no había incluido en el registro de la propiedad computadorizado la información de la descripción y el número de la propiedad, el costo, la fecha y el número de orden de compra, y el código asignado de las 13 unidades de propiedad (65 por ciento).

(4) El Encargado de la Propiedad no expidió los correspondientes recibos de propiedad a los empleados que tenían bajo su custodia las 20 unidades de propiedad. Este nos informó que en lugar del recibo les requería a los empleados firmar la copia de la orden de compra mediante la cual se adquirió el equipo. Estos, por lo tanto, no contaban con un documento que evidenciara los equipos que tenían bajo su custodia.

(5) Once (55 por ciento) de las 20 unidades de propiedad no estaban numeradas.

Las situaciones comentadas impiden al Cuerpo de Bomberos mantener un control adecuado de la propiedad. Además, propician la desaparición, el uso indebido, y otras irregularidades con la propiedad, y dificultan detectarlas a tiempo para fijar responsabilidades. La situación comentada en el apartado "a", además, le impedía al Negociado de Cuentas del Departamento de Hacienda contar con información confiable de los inventarios de la propiedad del Cuerpo de Bomberos.

c. El Encargado de la Propiedad registraba en un libro las notificaciones que rendían los supervisores de áreas y de distritos sobre las irregularidades detectadas en el manejo de la propiedad. En los años fiscales del 1995-96 al 1997-98 se anotaron en dicho libro 514 notificaciones de irregularidades. De éstas, 68 correspondían a hurtos y desaparición de propiedad y 446 a reportes de accidentes de vehículos y otros casos. El examen efectuado sobre este particular reveló lo siguiente:

(1) El Encargado de la Propiedad ni ningún funcionario del Cuerpo de Bomberos notificaron a la Oficina del Contralor ni al Departamento de Hacienda los mencionados casos sobre el hurto y la desaparición de propiedad. Tampoco se encontró evidencia de que se notificaran al Secretario de Justicia los casos de hurto o desaparición de propiedad que hubieran excedido de $5,000.

(2) Examinamos los expedientes de las notificaciones de irregularidades de cuatro casos de hurto y desaparición de propiedad con un valor en inventario de $2,410 emitidas entre noviembre de 1997 y mayo de 1998. El referido examen reveló que el Encargado de la Propiedad no refirió los casos a la División de Investigaciones Administrativas para que se tomaran las medidas requeridas en la reglamentación.

La situación comentada en el apartado c(1) impidió a la Oficina del Contralor y al Secretario de Hacienda tener conocimiento de los hechos mencionados y tomar las medidas correspondientes. La situación comentada en el apartado c(2) impidió al Cuerpo de Bomberos determinar las causas que ocasionaron la pérdida de las unidades de propiedad para tomar las medidas administrativas necesarias y fijar responsabilidades.

2. De acuerdo con los récords de la División de Recursos Humanos, al 30 de enero de 1998 el Cuerpo de Bomberos tenía 1,983 puestos de carrera y 22 de confianza. De éstos, 1,645 y 19 de los respectivos puestos estaban ocupados. Los gastos de nóminas en los años fiscales del 1995-96 al 1997-98 (a marzo de 1998) fueron de $72,560,382. El examen realizado mediante pruebas, sobre el particular, reveló las siguientes deficiencias:

a. Mediante entrevistas y el examen de documentos determinamos lo siguiente en relación con el personal asignado a la División de Extinción de Incendios:

(1) Al 30 de junio de 1999 había 17 bomberos, 4 sargentos y 2 tenientes de bomberos que estaban asignados a la División de Extinción de Incendios de la Zona Metropolitana que realizaban funciones en otras oficinas del Cuerpo de Bomberos que no estaban relacionadas con los puestos que ocupaban. Estos efectuaban sus labores en el Area de Administración (6), Educación a la Comunidad (1), Negociado de Adiestramiento (5), División de Investigaciones Administrativas (1), Servicios Generales (1), División de Recursos Humanos (2) y en el Taller de Mecánica (7).

Dicha situación desvirtúa los propósitos del personal de rango creado por la Ley del Cuerpo de Bomberos y de las escalas de sueldo asignadas a dicho personal. Esto, a su vez, le impide a la agencia mantener un clima de armonía y de satisfacción en el trabajo que redunde en un alto grado de motivación y espíritu de servicio entre el resto del personal de rango. Por otro lado, le impide a la agencia contar con suficiente personal de rango adiestrado para cumplir con su función principal de proteger las vidas y propiedades mediante la prevención y extinción de incendios.

(2) A los empleados mencionados en el apartado "a" se les pagaba un diferencial en sueldo por condiciones extraordinarias de trabajo por estar asignados a trabajar en la División de Extinción de Incendios de la Zona Metropolitana. No obstante, a pesar de que dichas condiciones se eliminaron cuando fueron asignados a realizar funciones en las áreas y divisiones mencionadas, se les continuó pagando el diferencial. Estos cobraron diferenciales en sueldos entre $40 a $536 mensuales hasta diciembre de 1998, y entre $50 a $699 de enero a junio de 1999.

La situación comentada ocasionó que a dichos empleados se le pagaran indebidamente diferenciales en sueldo por $42,657 de enero de 1993 a junio de 1999.

b. En los años fiscales del 1994-95 al 1998-99 los supervisores de las distintas divisiones y áreas del Cuerpo de Bomberos no evaluaron periódicamente, por escrito, las ejecutorias del personal que ocupaban puestos regulares. El Director de Recursos Humanos nos informó que las evaluaciones que se realizaron en los indicados años, de acuerdo con los expedientes de los empleados, respondían solamente al tiempo en que los empleados estuvieron en período probatorio.

Las evaluaciones de las ejecutorias del personal son necesarias para, entre otras cosas, determinar las necesidades de desarrollo que tiene el personal, y para justificar los pasos y ascensos que se les concede.

3-a. Al 31 de diciembre de 1998 el Cuerpo de Bomberos contaba con un Delegado Comprador y doce subdelegados compradores. En los años fiscales del 1995-96 al 1997-98 se emitieron 8,884 órdenes de compras por $13,115,728 para la adquisición de bienes y servicios. El examen de 10 órdenes de compras emitidas para la reparación de vehículos de motor por $52,075 entre agosto de 1996 y agosto de 1997 reveló lo siguiente:

(1) En las requisiciones de servicios correspondientes a nueve de dichas órdenes de compra (90 por ciento) por $47,136 no se ofreció una descripción detallada del servicio de reparación solicitado, especificaciones, marca y tipo de las piezas requeridas (si originales o repuestos), y de los costos estimados de las piezas y de la labor. En dichos documentos sólo se indicó, por ejemplo: "Reparación sistema anti-lock", "Reparación del tren delantero y chase", "Reparación fallo de motor, sistema eléctrico, transmisión" y "Reparación de transmisión". El expediente de la restante orden de compra por $4,939 no contenía la requisición de los servicios solicitados.

Dicha situación le impedía al Subdelegado Comprador contar con la información necesaria que le permitiera evaluar el procedimiento de compra a seguir (subasta formal o informal, o mercado abierto), y suministrar a los licitadores la información específica de los servicios que se interesaban adquirir. Esto, a su vez, propicia que los licitadores no puedan someter cotizaciones reales, lo que vicia el procedimiento de compra. También puede propiciar la comisión de irregularidades con dichos servicios.

(2) Los subdelegados compradores no refirieron a la Delegada Compradora, para su revisión y el correspondiente trámite de subasta formal, las requisiciones de servicios de reparación correspondientes a seis órdenes de compras por $39,520, cuyos importes individuales fluctuaron entre $4,939 y $8,800. En su lugar, procedieron a solicitar cotizaciones a unos talleres de servicios privados que no tenían contrato con el Cuerpo de Bomberos y adjudicaron los servicios a los talleres que entendieron que habían sometido las mejores ofertas. En estos casos la Delegada Compradora se circunscribió a firmar las correspondientes obligaciones y órdenes de compra.

(3) Para cuatro compras por $12,555, cuyos importes individuales fluctuaron entre $2,747 y $3,900, no se celebraron subastas informales. Los subdelegados compradores solicitaron por teléfono las cotizaciones, en lugar de enviar a los licitadores el formulario "Invitación a Subasta Informal" en sobre cerrado.

(4) No se localizó para examen el "Récord de Cotizaciones" de una orden de compra por $4,939.

(5) En los expedientes de cuatro órdenes de compra por servicios de reparación de vehículos por $20,386 no se localizaron para examen las correspondientes hojas de autorización firmadas por el Subdelegado Comprador.

(6) En ninguna de las órdenes de compra examinadas se ofreció una descripción detallada de los servicios de reparación solicitados.

(7) Los subdelegados compradores nos informaron que no enviaron a los proveedores de los servicios los originales ni copia de las diez órdenes de compra examinadas.

(8) Dos órdenes de compra por $5,402 y $2,579 se tramitaron luego de transcurridos 17 y 16 meses, respectivamente, de la fecha en que el proveedor prestó los servicios de reparación. Otras tres órdenes de compras por $18,311 se tramitaron en la misma fecha en que el proveedor entregó los vehículos reparados.

Las situaciones señaladas propician el ambiente para la comisión de irregularidades en la adquisición de bienes y servicios y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Además, las situaciones señaladas en los apartados a(4) y (5) impiden a los auditores internos y externos y a esta Oficina corroborar la corrección de los gastos incurridos en las compras mencionadas. Lo señalado en el apartado a(8) puede propiciar que se paguen ilegalmente servicios incurridos en un año económico con cargo a presupuestos de años posteriores.

b. La Oficina de Transportación del Cuerpo de Bomberos (antes Taller de Mecánica) era responsable, entre otras cosas, de verificar que las reparaciones de los vehículos se efectuaran conforme a lo solicitado. El examen sobre el recibo de los servicios de reparación de vehículos correspondientes a las diez órdenes de compra examinadas reveló lo siguiente:

(1) Los informes de recibo e inspección correspondientes a cinco órdenes de compra de servicios por $26,242 fueron firmados por empleados que tenían expirados sus nombramientos de receptores. Además, un empleado que no tenía nombramiento de Receptor firmó el informe de recibo e inspección de una orden de compra por $2,579. Este no reflejó en dicho informe la fecha de recibo del servicio.

(2) Los empleados que recibieron los vehículos reparados y firmaron los conduces correspondientes a ocho órdenes de compra por $44,094 no anotaron en éstos las fechas en que recibieron los vehículos. Los conduces de las restantes dos órdenes de compra por $7,981 no fueron firmados por los empleados que recibieron los vehículos reparados con información sobre las fechas en que fueron recibidos.

(3) Los empleados que firmaron los conduces de tres órdenes de compra de servicios por $14,236 no firmaron los informes de recibo e inspección. Dichos informes fueron firmados por otros empleados. Esto es indicativo de que se les requirió a éstos firmar los mismos para completar el proceso y tramitar los pagos a los proveedores.

Las situaciones señaladas impedían a la agencia cumplir con los procedimientos relacionados con el recibo y la aceptación de los servicios, y asegurar que éstos se efectuaron conforme a lo solicitado. Estas propician que se efectúen pagos indebidos por servicios y piezas no suplidos o por piezas de una calidad inferior o de una especificación distinta a la ordenada. También propicia la comisión de irregularidades en dichas operaciones y que éstas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

(4) Los empleados que recibieron los vehículos reparados, en el caso de las diez órdenes de compra examinadas, no les exigió a los proveedores las piezas alegadamente reemplazadas a los vehículos, para entregarlos al Director de Transportación para tomar las medidas necesarias.

Dicha situación impedía a la agencia verificar si realmente el proveedor reemplazó las piezas alegadamente dañadas, y determinar cuáles de éstas eran reparables y cuáles debían ser decomisadas. Además, puede propiciar la comisión de irregularidades relacionadas con los servicios de reparación de vehículos y con la disposición de las piezas reemplazadas, y que las mismas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

c. La Oficina de Transportación era también responsable de mantener el control sobre el uso, la conservación y la disposición de los vehículos de motor. El Director de dicha Oficina le responde al Jefe de Bomberos. Al 30 de junio de 1999 el Cuerpo de Bomberos contaba con 372 vehículos de motor. El examen de los expedientes de seis de los vehículos de motor reveló lo siguiente:

(1) No se mantenía un registro de cada vehículo con información sobre su descripción e historial.

(2) Las bitácoras de cinco de los vehículos (83 por ciento) no contenían todos los formularios e informes requeridos como informes de viajes diarios, informes semanales, mensuales y anuales, récords de mantenimiento, récords de reparaciones, récords e informes de accidentes, pólizas y cubiertas del vehículo, tarjetas de crédito y otros. Se nos informó que la bitácora del otro vehículo (tablilla GE-20286), se había extraviado.

Las situaciones comentadas impedían a la agencia mantener un control adecuado sobre el uso de los vehículos. Además, propician el uso indebido de éstos y otras irregularidades.

4. En los años fiscales del 1995-96 al 1997-98 el Cuerpo de Bomberos efectuó desembolsos por $265,201, $348,964, y $260,148, respectivamente, por gasolina y lubricantes adquiridos del Area de Transporte de la ASG, de una compañía gasolinera (compañía) y de varios proveedores. La Sección de Pagos de la División de Finanzas y Presupuesto se encargaba de tramitar los pagos por dichos conceptos. La Supervisora de Contabilidad y Pagos supervisaba las operaciones de dicha Sección y de la Sección de Preintervención.

El resultado de las entrevistas efectuadas al personal de las secciones de Pagos y de Preintervención y de la inspección de la correspondiente documentación reveló que:

a. La Auxiliar de Contabilidad de la Sección de Pagos no verificaba la corrección de los cargos facturados por la ASG, la compañía y otros proveedores contra el original de los boletos de gasolina y el "Resumen Operacional Periódico de Vehículos" (ASG-ATMVM) que sometían las áreas y los distritos del Cuerpo de Bomberos, ni la razonabilidad de los gastos incurridos por dicho concepto. Esta se limitaba a recibir las facturas, preparar los comprobantes de pago, y referir los mismos a la Sección de Preintervención.

b. El Auxiliar de Contabilidad I de la Sección de Preintervención no preintervenía adecuadamente las facturas del Area de Transporte de la ASG, de la compañía y de los proveedores privados. Este sólo se limitaba a verificar los cómputos aritméticos de las facturas y a estampar en el formulario de comprobante de pago el sello de preintervenido, firmar el mismo e incluir la fecha de su preintervención. Además, registraba en el sistema computadorizado el importe de los gastos reflejados en los comprobantes de pago y en el "Comprobante de Pago Interagencial" que se recibía de la ASG.

Las situaciones comentadas propician que se efectúen pagos indebidos por servicios no suplidos o suplidos incorrectamente. Además, propician que se cometan irregularidades en estas operaciones y que las mismas no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.

El Informe de Auditoría DA-01-16, emitido por nuestra Oficina el 27 de diciembre de 2000, se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejos

Anejo 1

CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Cuerpo de Bomberos fue creado mediante la Ley Núm. 43 del 21 de junio de 1988 (Ley Núm. 43), según enmendada. Su función principal es prevenir y combatir fuegos, salvar vidas, garantizar a los ciudadanos en general una protección adecuada contra incendios, así como determinar el origen y las causas de los incendios. La Ley Núm. 43 derogó la Ley Núm. 158 del 9 de mayo de 1942, según enmendada, la cual creó el Servicio de Bomberos de Puerto Rico.

En los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 el Cuerpo de Bomberos contó con asignaciones estatales y fondos especiales y federales por $148,257,411. Además, efectuó desembolsos e incurrió en obligaciones por $131,239,694, teniendo un sobrante de $17,017,717 al 30 de junio de 1999, según se indica:

Fondos
Año Asignaciones especiales y Desembolsos
fiscal presupuestarias federales Total y obligaciones Sobrante

Anejo 2

CUERPO DE BOMBEROS DE PUERTO RICO
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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