Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y el contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración de Vivienda Pública (AVP), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones relacionadas con los desembolsos, la propiedad, los contratos de servicios profesionales y consultivos, el manejo de un fondo de emergencia para ayuda a damnificados del Huracán "Hortense", las conciliaciones bancarias y el sistema de contabilidad, las rentas cobradas a residentes de proyectos de vivienda de envejecientes, las compras de materiales y equipo, y el uso y control de teléfonos celulares y "beepers".

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por los siguientes cuatro hallazgos clasificados como principales:

1. Examinamos 21 comprobantes de desembolso por $650,521, emitidos entre el 27 de enero de 1995 y el 4 de diciembre de 1996, para verificar los procedimientos seguidos para preintervenir los mismos y emitir y entregar los cheques a los proveedores. Los desembolsos fueron, entre otros conceptos, por servicios facturados por personas y entidades contratados por los administradores de la AVP para realizar labores en residenciales públicos, compra de vehículos y equipo y viajes al exterior. El examen efectuado reveló lo siguiente:

a. El Auxiliar en Contabilidad IV a cargo de la preintervención de los comprobantes de desembolso no efectuaba una preintervención adecuada de los mismos. Este se circunscribía a corroborar el nombre del proveedor, el importe de la factura, indicar en el comprobante de desembolso la fecha en que hizo dichas verificaciones, imprimir sus iniciales y tramitar el mismo para pago. Dicho empleado no verificaba que se incluyeran todos los documentos necesarios para pago, tales como certificaciones de los proveedores y que las mismas fueran en original.

b. De los 21 comprobantes de desembolso seleccionados para examen, en 20 (95 por ciento) por $561,941 no se estampó el sello de "PAGADO" ni se indicó el número ni la fecha del cheque expedido. En la factura y en los justificantes del otro comprobante por $88,580 se estampó el sello de "PAGADO", pero no se indicó el número ni la fecha del cheque expedido.

c. El Auxiliar Fiscal III de la Sección de Pagaduría a cargo de la entrega de cheques no le requería a las personas que recogían los mismos que mostraran una identificación personal o algún documento que evidenciara su relación con el proveedor, en caso de que no fuera recogido personalmente por éste. Solamente se les requería firmar en el registro de cheques, pero no se indicaba la fecha de entrega.

Las situaciones comentadas impiden a la AVP mantener un control adecuado de los procesos relacionados con la preintervención y el trámite de los desembolsos. Ello puede propiciar que se efectúen pagos indebidos por servicios no provistos, así como la comisión de fraude en dichas operaciones y que no se puedan detectar a tiempo. Ejemplo de esto fue lo siguiente:

Uno de los empleados por contrato a cargo de los desembolsos del fondo "Comprehensive Grant Program" se confabuló con dos personas particulares para apropiarse de cuatro cheques por $1,034,733, expedidos a favor de uno de los proveedores contratados para administrar las operaciones de los residenciales públicos. Los cheques fueron depositados en dos cuentas contra las cuales se hicieron retiros para asuntos personales. Los mismos se expidieron entre el 12 de septiembre de 1996 y el 3 de julio de 1997. En estos casos el empleado tramitó para pago facturas que habían sido pagadas. El 29 de octubre de 1998 un gran jurado federal determinó causa probable para arresto contra el empleado y las dos personas particulares. Estos dos últimos se declararon culpables el 29 de enero de 1999 y fueron sentenciados el 25 de junio de 1999. El 29 de junio se dictó sentencia contra las dos personas particulares por los cargos de conspiración para apropiarse de fondos públicos. Estos fueron sentenciados a cumplir 24 meses en prisión y tres años de probatoria y a restituir $548,834 y $192,000. El empleado por contrato se declaró culpable el 26 de agosto de 1999 bajo un acuerdo de cooperación con fiscalía federal. Al 31 de octubre de 2000 no se había dictado la sentencia.

2. En agosto de 1989 la propiedad mueble e inmueble de la extinta Corporación de Renovación Urbana y Vivienda de Puerto Rico (CRUV) y de la Oficina para la Liquidación de las Cuentas de CRUV fue transferida a la AVP, a base de lo establecido en el Artículo 9 de la Ley Núm. 66. El Negociado de Servicios Administrativos de la AVP era responsable de supervisar las operaciones relacionadas con la propiedad. En los años fiscales del 1994-95 al 1998-99 la AVP efectuó desembolsos por $10,821,106 por la compra de equipos.

El examen de las operaciones de la propiedad reveló lo siguiente:

a. Al 30 de junio de 1998 el Administrador no había promulgado reglamentación sobre el uso, el control y la conservación de la propiedad ajustada a las necesidades de la AVP. Este solamente emitió el "Procedimiento para la Disposición de Propiedad Mueble", aprobado por el Secretario del Departamento de la Vivienda (Secretario de la Vivienda) el 27 de noviembre de 1996, que contenía disposiciones sobre el trámite para declarar propiedad excedente, notificar al Comité de Disposición y las funciones de dicho Comité.

Dicha situación impedía al Negociado de Servicios Administrativos de la AVP contar con procedimientos actualizados para regular las operaciones de la propiedad. Ello puede dar lugar a que no se ejerza un control adecuado de dichas operaciones. Ejemplo de ello son las situaciones señaladas en los apartados "b" al "h".

b. Contrario a normas de control interno y de sana administración, el Administrador de la AVP no ordenó un inventario físico de la propiedad recibida de la CRUV, en agosto de 1989, mediante transferencia. El Negociado de Servicios Administrativos tampoco mantenía registros ni documentos de dicha propiedad.

c. Al 30 de junio de 1998 no se había creado una Sección de Propiedad dentro del Negociado de Servicios Administrativos para que ejerciera el control de la propiedad. Tampoco se habían nombrado encargados de la propiedad para el recibo, el control, la custodia y la disposición de la propiedad de las distintas áreas, negociados y oficinas regionales de la AVP, y residenciales públicos o proyectos.

En noviembre de 1993 el Director del Negociado de Servicios Administrativos designó verbalmente a la Supervisora de la Sección de Servicios Generales para que ejerciera el control de la propiedad adquirida por los agentes administradores de los residenciales públicos. No se efectuó un inventario físico de dicha propiedad cuando ésta fue asignada a realizar dichas funciones. Dicha empleada nos informó que en la referida Sección se realizaban otras tareas, por lo que su personal no podía dedicar todo su tiempo a las funciones mencionadas.

d. El Oficial de Compras y Suministros no enviaba a la Sección de Servicios Generales la copia de las órdenes de compra de los equipos adquiridos para las distintas áreas, los negociados y las oficinas regionales de la AVP. En dicha Sección solamente se recibían las copias de las órdenes de compra de los equipos adquiridos por los agentes administradores de los residenciales públicos.

La Supervisora de dicha Sección nos informó que las referidas áreas, los negociados y las oficinas regionales en muchas ocasiones no notificaban a la Sección de Servicios Generales los equipos que recibían. El personal de esta Sección, por lo tanto, se veía impedido de actualizar las listas de "Inventario Físico de Equipo" que se mantenían para cada área, negociado y oficina regional.

e. La Sección de Servicios Generales no llevaba las tarjetas "Mayor Subsidiario de la Propiedad" (Modelo SC-1315) de los equipos adquiridos para las distintas áreas, los negociados y las oficinas regionales de la AVP. Solamente llevaba las tarjetas de los equipos adquiridos por los agentes administradores de los residenciales públicos.

f. La referida Sección tampoco llevaba el "Mayor de Propiedad" para los proyectos de vivienda pública federal.

g. El 27 de agosto de 1997 efectuamos una inspección física de 25 unidades de propiedad adquiridas en los años fiscales del 1994-95 al 1996-97, y determinamos lo siguiente:

(1) Nueve de las 25 unidades (36 por ciento), adquiridas entre el 20 de septiembre de 1994 y el 20 de mayo de 1997 no habían sido marcadas a la fecha de nuestro examen. Estas fueron marcadas el 20 de agosto de 1997 como resultado de nuestra auditoría. A dicha fecha habían transcurrido entre 3 y 35 meses desde que se adquirieron dichas unidades.

(2) No se expidieron recibos por propiedad en uso a los empleados que tenían bajo su custodia las unidades mencionadas. En su lugar, la Sección de Servicios Generales mantenía listas de "Inventario Físico de Equipo" asignados a las distintas áreas, negociados y oficinas regionales firmadas por los directores o supervisores de las mismas.

Las situaciones comentadas impiden a la AVP mantener un control adecuado de la propiedad. Además, propician la desaparición y el uso indebido de la misma, y se dificulta fijar responsabilidad. La ausencia de registros subsidiarios y del "Mayor de la Propiedad" impide a la AVP mantener un control de la contabilidad del equipo adquirido y contar con información correcta sobre sus activos fijos.

h. El Negociado de Servicios Administrativos no rendía al "U.S. Department of Housing and Urban Development" (HUD) informes anuales de la propiedad adquirida con fondos federales.

Dicha situación impedía a HUD contar con información sobre las adquisiciones de equipos que le sirviera de base para fiscalizar dichas operaciones.

3-a. En los años fiscales 1994-95 y 1995-96 el Secretario de la Vivienda autorizó pagos por $447,108 mediante 14 resoluciones para el reconocimiento de deudas ("Nunc Pro Tunc") por servicios profesionales y consultivos facturados sin mediar contratos por escrito. Examinamos tres de dichas resoluciones por $170,537 y no se nos pudo suministrar evidencia de los servicios prestados por los contratistas, como sigue:

(1) Un proveedor sometió a la AVP una factura sin fecha por $73,645 por servicios relacionados con la supervisión de nueve centros de envejecientes. En la factura se indicaba que los alegados servicios se prestaron del 15 de diciembre de 1992 al 28 de diciembre de 1994. En la misma se aludía a un contrato del 24 de octubre de 1992. La referida factura no fue certificada como correcta por un funcionario de la AVP.

El 11 de marzo de 1996 el Secretario emitió la Resolución "Nunc Pro Tunc" para el pago de los $73,645 que se efectuó el 12 de abril de 1996.

El Oficial Contratante de la AVP no nos pudo suministrar para examen documentos que proveyeran información de los servicios prestados por el proveedor relacionados con la supervisión de los nueve centros de envejecientes. Tampoco nos pudo suministrar el contrato del 24 de octubre de 1992 mencionado en la factura, ni los documentos relacionados con los servicios prestados por el proveedor sobre la evaluación de las necesidades, preparación de planos y especificaciones técnicas de construcción, la propuesta de diseño de la firma y cuatro contratos de construcción indicados en la Resolución.

Mediante carta del 10 de febrero de 1998 el Oficial Contratante informó a nuestro Auditor, entre otras cosas, que se "desconoce el proceso de las propuestas sometidas y si las mismas existieron para los nueve centros de envejecientes". El Oficial Contratante dirigía la Oficina de Contratos de la AVP.

(2) El 30 de noviembre de 1995 el Secretario emitió una Resolución "Nunc Pro Tunc" mediante la cual autorizó pagar a un bufete de abogados $66,292, correspondientes a tres facturas por servicios legales alegadamente prestados de julio a septiembre de 1995. El pago de dichas facturas se efectuó el 22 de noviembre de 1995.

La AVP no nos pudo suministrar los documentos que evidenciaran los servicios prestados por el bufete.

(3) El 10 de abril de 1995 el Administrador formalizó un contrato de servicios profesionales con un consultor para que asesorara a la AVP en todo lo relacionado con los programas de computadoras. Se acordó pagarle a razón de $90 por hora, hasta un máximo de $9,000 mensuales (100 horas al mes). El contrato fue efectivo del 10 de abril de 1995 al 10 de mayo de 1996. En el mismo se indicó que éste se comprometía a: asesorar a la AVP en todo lo relacionado con los programas de computadoras, el diseño de sistemas y la instalación de las computadoras en la AVP y en los proyectos de vivienda pública, para mejorar los servicios que se le ofrecen a los residentes de vivienda pública y para realizar cualquier tarea que se le asignara en relación con su experiencia y conocimiento.

El 31 de agosto de 1995 el consultor sometió una factura por $30,600 por 340 horas de servicios prestados del 21 de junio al 31 de agosto de 1995. En la misma el consultor indicó que ese era el total de horas trabajadas en su capacidad de "Project Manager" sobre el límite de 100 horas por mes establecidas en el contrato, por varios trabajos realizados que desglosó en la factura.

El 9 de octubre de 1995 el Secretario de la Vivienda, mediante Resolución "Nunc Pro Tunc", autorizó el pago de los $30,600. En la misma se estableció que al consultor se le requirieron servicios adicionales que no fueron incluidos en el contrato. El pago se efectuó el 13 de octubre de 1995.

En el expediente que mantenía el Departamento de la Vivienda no había evidencia de los alegados servicios prestados por el consultor del 21 de junio al 31 de agosto de 1995.

Las situaciones comentadas en los apartados a(1) al (3) pueden resultar perjudiciales para el interés público. Entre otras cosas, pueden propiciar pagos por servicios no prestados, y la comisión de irregularidades relacionadas con los pagos a los contratistas. Además, le impiden a la agencia contar con documentos acreditativos de los servicios requeridos a los contratistas, los honorarios, los términos y las demás condiciones dispuestas que le permitan fiscalizar los servicios prestados por éstos y el cumplimiento con los contratos. También pueden dar lugar a pleitos judiciales.

Otro efecto de las situaciones señaladas es que impidieron también a la AVP cumplir con las disposiciones de ley y reglamentarias de remitir los originales de los contratos al Departamento de Hacienda y copia al Contralor de Puerto Rico, y de requerir a los contratistas: las certificaciones de radicación de sus planillas contributivas; certificaciones de deudas expedidas por el Departamento de Hacienda; e información de todas las circunstancias de sus relaciones con sus clientes.

Referente a la falta de evidencia de los servicios facturados por los contratistas como que fueron prestados, ello impide verificar la corrección de los pagos efectuados a éstos.

b(1) Examinamos 5 contratos y 10 enmiendas a éstos otorgados a 5 proveedores de servicios entre el 1 de abril de 1995 y el 3 de noviembre de 1997 por $245,872. El examen efectuado reveló que cuatro de los contratos contenían disposiciones para realizar funciones propias de un puesto. Los servicios que éstos prestaban eran similares a las funciones de los puestos de Gerente de Programas Comunales y de Residentes, Analista de Proyectos Especiales, Coordinador de Proyectos Especiales, y Pagador Oficial o Pagador Oficial Principal.

La situación comentada desvirtúa el principio de mérito establecido en la Ley de Personal del Servicio Público, ya que no permitió el proceso de libre competencia en la consecución de empleos públicos a toda persona cualificada. Además, resultó perjudicial al interés público debido a que la AVP pudo nombrar a empleados para realizar dichas funciones con un salario menor a los honorarios contratados.

(2) Cuatro de los contratos y 8 de las enmiendas fueron formalizados luego de transcurridos entre 4 y 125 días consecutivos de expirada la fecha de vigencia de los mismos.

Dicha situación puede resultar perjudicial para el interés público. Entre otras consecuencias, pueden efectuarse pagos por servicios no prestados.

4. Examinamos los expedientes de 15 órdenes de compra por $96,861, emitidas entre el 17 de enero de 1996 y el 28 de mayo de 1997, y determinamos lo siguiente:

a. El Oficial de Compras y Suministros fraccionó la adquisición de materiales y equipos al tramitar tres órdenes de compra por $5,419, $9,994 y $8,875, mediante subastas informales el 3 de enero, 21 de febrero y 6 de noviembre de 1996, respectivamente. Para las primeras dos compras éste había emitido otras dos órdenes al proveedor el 3 de enero y el 14 de febrero del 1996 por cantidades similares. Para la tercera había emitido una orden el 22 de octubre de 1996 por $9,945. Para las tres órdenes de compra se adquirieron los mismos bienes.

b. Para cinco compras por $30,280 no se solicitaron cotizaciones a, por lo menos, tres proveedores. Las mismas fluctuaban de $1,722 a $9,994. En tres de éstas se solicitó solamente una cotización y en las restantes dos se solicitaron dos cotizaciones.

Las situaciones comentadas derrotan el propósito primordial de la citada reglamentación, que es obtener la mejor oferta mediante la libre competencia entre los proveedores. Estas pudieron dar lugar a que se favoreciera a un proveedor en perjuicio de los mejores intereses del Gobierno. Además, propician la comisión de irregularidades relacionadas con las operaciones de las compras.

c. El Negociado de Servicios Administrativos era responsable de supervisar las operaciones relacionadas con el recibo de los bienes adquiridos. El examen relacionado con el recibo de los bienes adquiridos mediante las 15 órdenes de compras examinadas reveló lo siguiente:

(1) Al 30 de junio de 1998 el Administrador de la AVP no había adoptado procedimientos relacionados con el recibo de los bienes.

La situación señalada le impide a la AVP mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con el recibo de bienes y servicios. Ello puede dar lugar a que no haya consistencia en la administración de dichas operaciones.

(2) Los materiales y equipos adquiridos fueron recibidos por empleados de las áreas, los negociados, las oficinas regionales y los proyectos que los solicitaron. Estos no tenían nombramientos de Receptor. Al 30 de junio de 1998 no se había nombrado un Receptor Oficial para que recibiera los bienes adquiridos para las áreas y los negociados de la AVP. Tampoco se habían nombrado receptores auxiliares para que recibieran los bienes destinados para las oficinas regionales y los residenciales públicos.

(3) La AVP utilizaba la copia azul de la orden de compra como Informe de Recibo e Inspección. El documento no proveía para que se indicara la cantidad de bienes recibidos. Dicha información tampoco se indicaba en el documento.

(4) Los empleados que recibieron los equipos y materiales adquiridos mediante 13 órdenes de compra por $90,779 también recibieron las facturas de los proveedores y las enviaron al Oficial de Compras y Suministros. Este último revisó las facturas y las tramitó al Negociado de Contabilidad para pago. Las facturas de las restantes dos órdenes de compras por $6,082 se recibieron en dicho Negociado.

Las situaciones comentadas propician que se efectúen pagos indebidos por bienes no recibidos o por la aceptación de bienes de una calidad inferior o de una especificación distinta a la ordenada. También propician la comisión de irregularidades en las operaciones mencionadas, y dificultan que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades y tomar otras medidas de rigor.

El Informe de Auditoría DA-01-15 emitido por el Contralor el 26 de diciembre de 2000 se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

Anejos

ADMINISTRACION DE VIVIENDA PUBLICA 
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La AVP fue creada mediante la Ley Núm. 66 del 17 de agosto de 1989, según enmendada, Ley Orgánica de la Administración de Vivienda Pública de Puerto Rico (Ley Núm. 66). La misma se creó como una agencia adscrita al Departamento de la Vivienda (Departamento). La función principal de la AVP es lograr una administración de los residenciales públicos altamente eficiente y con la flexibilidad necesaria para la ejecución de la política pública de mejorar la calidad de vida en los mismos y fomentar la actividad comunitaria y el desarrollo integral de los puertorriqueños que viven en dichos proyectos de vivienda. Antes de crearse la AVP dichas operaciones eran realizadas por la Corporación de Renovación Urbana y Vivienda (CRUV). Mediante la Ley Núm. 17 se le transfieren a la AVP todos los fondos, las propiedades muebles e inmuebles, el personal, los archivos y todo lo relacionado al funcionamiento del Programa de Vivienda Pública de la CRUV. La AVP se creó, además, para integrar en un solo organismo los programas y los servicios que se prestan a los 332 residenciales públicos de la Isla, los cuales estaban dispersos en varias agencias.

En el 1992, mediante acuerdo con el "U.S. Department of Housing and Urban Development" (HUD), la administración de los residenciales públicos fue privatizada. Los 332 residenciales radican en 26 áreas. En dicho año la AVP contrató, mediante subasta, a 12 compañías privadas para llevar a cabo las funciones que realizaba la AVP. Esta sería responsable de asesorar, fiscalizar, evaluar y dar seguimiento a las operaciones delegadas en dichas compañías. También sería responsable de velar porque éstas cumplan con la reglamentación federal y los contratos otorgados para privatizar y modernizar los proyectos. Los contratos tenían vigencia de tres años.

En el 1995 las 26 áreas se redistribuyeron y aumentaron a 32. En dicho año se contrató a 18 compañías y 11 autoadministradores para realizar las operaciones relacionadas con la administración de los residenciales públicos. La AVP es dirigida por un Administrador nombrado por el Secretario de la Vivienda (Secretario), con la aprobación del Gobernador de Puerto Rico.

ADMINISTRACION DE VIVIENDA PUBLICA 
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

Informe de Auditoría en PDF

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