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Nota: Este
Comunicado de Prensa incluye el ANEJO
1 en el que se provee información
sobre la unidad auditada; el ANEJO
2 donde se explica la clasificación
y el contenido de un hallazgo; y el ANEJO
3 en el cual se especifican los nombres,
los cargos y el período durante el cual
se desempeñaron los funcionarios principales
de dicha unidad.
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales del Consejo
General de Educación (Consejo) para determinar
si se hicieron de acuerdo con la ley y
la reglamentación aplicables.
Determinamos emitir varios
informes de esta auditoría. Este primer
informe contiene el resultado del examen
que realizamos de las operaciones relacionadas
con los registros contables e informes
anuales de la situación fiscal, la propiedad,
las minutas oficiales de las reuniones
del Consejo y el sistema de archivo de
documentos.
Las pruebas efectuadas
revelaron que las operaciones concernientes
a este informe no se realizaron de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables.
A continuación se resumen los hallazgos
1 y 2 clasificados como principales:
1-a. De acuerdo con
una certificación preparada por el
Consejo, en los años fiscales 1994-95
al 1997-98 éste recibió fondos federales
y donativos por $1,486,208 para desarrollar
proyectos especiales para mejorar la
calidad de los programas y servicios
ofrecidos a los estudiantes. Contrario
a la ley y la reglamentación aplicables,
en el Consejo no se llevó un Mayor
General por tipo de fondo y los registros
subsidiarios correspondientes para
contabilizar las transacciones relacionadas
con dichos fondos. Esto, a pesar de
haberse adquirido en el 1994 el programa
de computadora Micro Information
Product (MIP) que proveía para
la contabilidad de los módulos de Presupuesto,
Mayor General, Obligaciones y Cuentas
por Pagar y Órdenes de Compra. [Hallazgo
1-a.]
Una situación similar
fue señalada en el Informe de los
Estados Financieros para el año
terminado al 30 de junio de 1997, certificados
por una firma de contadores públicos
autorizados contratada por el Consejo.
En dicho Informe los auditores
externos se abstuvieron de emitir una
opinión sobre los referidos estados
financieros.
La situación señalada
le impidió al Consejo mantener un control
adecuado de las operaciones relacionadas
con los proyectos especiales que fueron
administrados por dicha agencia. Además,
propicia el ambiente para la comisión
de errores e irregularidades y que éstos
no se puedan detectar a tiempo.
b. A septiembre de
2000 la Presidenta del Consejo no había
preparado los informes anuales de la
situación fiscal del Consejo correspondientes
a los años fiscales 1997-98, 1998-99
y 1999-00. Por consiguiente, tampoco
había cumplido con la disposición de
someter dichos informes anuales a la
Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP)
para su aprobación. [Hallazgo 1-b.]
No contar con informes
financieros actualizados dificulta
la toma de decisiones para una administración
efectiva y eficiente de los recursos.
Además, no someter los informes anuales
a la OGP le impide a ésta realizar
su función fiscalizadora al respecto.
También privó a clientes externos del
Consejo de contar con información relevante
para conocer el desempeño de dicha
agencia.
c. Los Informes
de Conciliación (Modelo SC-1421) del
año fiscal 1999-00, preparados para
conciliar los registros internos
de contabilidad del Consejo con los
saldos reflejados en los informes
de actividad de las asignaciones
que proveía el Departamento de Hacienda,
no fueron revisados ni certificados
como correctos por el funcionario
a cargo de supervisar dichas operaciones.
Además, los informes no tenían la
firma del empleado que los preparó. [Hallazgo
1-c.]
Esta situación le
impide al Consejo determinar la corrección
de las conciliaciones preparadas. También
puede propiciar que no se detecten
a tiempo errores o irregularidades
en estas operaciones.
- Al 30 de marzo de 2000 el Consejo tenía
en inventario 2,144 unidades de propiedad
con un valor en los libros de $1,084,399,
según el Listado de Equipo de Inventario del
Departamento de Hacienda. El examen de
las operaciones de propiedad reveló lo
siguiente:
-
Del 10 de agosto
de 1992 al 26 de febrero de 1999
el Director Ejecutivo del Consejo
designó a tres empleados como Encargado
de la Propiedad. Para estas designaciones
no se obtuvo un nombramiento de Encargado
de la Propiedad aprobado por el Secretario
de Hacienda. [Hallazgo 2-a.]
-
Los empleados
que actuaron como encargados de la
propiedad durante el período auditado
no prepararon el Mayor Subsidiario
de Propiedad (Modelo SC-1315) para
la propiedad adquirida por el Consejo.
El único registro para el control
de la propiedad que se mantenía era
una lista en la que se incluían las
unidades que se adquirían de los
proveedores. Esta lista se preparó a
diciembre de 1997 y se sometió al
Departamento de Hacienda como inventario
físico de la propiedad a dicho año. [Véase
el apartado e.] La referida lista
no proveía para indicar toda la información
requerida en el Modelo SC-1315 [Hallazgo
2-b.]
-
Los encargados
de la propiedad no expidieron recibos
por propiedad en uso al momento de
entregar propiedad a otros empleados
para su uso y custodia directa. En
el 1999 la Encargada de la Propiedad
designada comenzó a emitir el formulario Certificaciones
de Entrega a los empleados que
pudo identificar que tenían propiedad
del Consejo bajo su custodia, en
lugar de utilizar el formulario Recibo
Oficial de Propiedad en Uso (Modelo
SC-1211). En una prueba física
realizada encontramos que dicho proceso
no se completó. [Hallazgo 2-c.]
-
No se realizaron
los inventarios físicos de la propiedad
para los años 1998 y 1999. Al 21
de junio de 2000 tampoco se había
rendido el inventario físico anual
de la propiedad que debieron someter
al Departamento de Hacienda en abril
de 2000. [Hallazgo 2-d.]
-
De acuerdo con
los registros del Departamento de
Hacienda, los inventarios físicos
de la propiedad para los años 1996
y 1997 se sometieron a dicho Departamento
luego de transcurridos 48 y 230 días,
respectivamente, después de la fecha
reglamentaria. Dichos inventarios
debieron someterse en abril de 1996
y de 1997. El informe del inventario
del 1997 se sometió al Departamento
sin que se realizara una inspección
física de la propiedad, según nos
informó el Encargado de la Propiedad. Éste
indicó, además, que la lista de propiedad
presentada como inventario físico
se preparó a base de las órdenes
de compras emitidas y que de dicha
lista no se excluyó la propiedad
dada de baja o decomisada al 1997. [Hallazgo
2-e.]
-
No se efectuaban
conciliaciones de los informes mensuales
de activo fijo (Modelo SC-309)
con los récords internos de la propiedad.
Tampoco había evidencia de que el
Encargado de la Propiedad contestara
el informe de diferencias sometido
por el Departamento de Hacienda el
29 de diciembre de 1992, correspondiente
al inventario físico anual de activo
fijo a abril de 1992. [Hallazgo
2-f.]
Las situaciones comentadas
le impiden al Consejo mantener un control
adecuado de las operaciones de propiedad.
Por otro lado, la ausencia de registros
actualizados impide mantener información
financiera confiable y oportuna de
los activos. Dichas situaciones aumentan
el riesgo de pérdida o uso indebido
de la propiedad, y puede dificultar
fijar responsabilidades en cualquier
situación irregular que ocurra. Ejemplo
de ello es que no se pudo localizar
para examen 13 unidades de propiedad
adquiridas por $25,934.
En la parte del infome
titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS,
comentamos los hallazgos clasificados como
principales o secundarios. Se consideran
secundarios los que se enumeran 3 y 4.
El Informe de Auditoría
DA-01-13, emitido por nuestra Oficina
el 15 de diciembre de 2000, se puede
conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
CONSEJO GENERAL DE
EDUCACIÓN
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El Consejo se creó mediante
la Ley Núm. 68 del 28 de agosto de 1990,
según enmendada, Ley Orgánica del Departamento
de Educación (Ley Núm. 68), con
el propósito de evaluar la manera en que
el sistema de educación pública lograba
el cumplimiento de sus metas, así como
el funcionamiento de sus diversos componentes.
Además, es la dependencia del Gobierno
que se encarga de extender licencias y
autorizar el establecimiento y operación
en Puerto Rico de las instituciones privadas
en los niveles preescolares, elemental,
secundario, especial, vocacional, técnico
y de altas destrezas y postsecundario no
universitarios. También, se encarga de
acreditar las escuelas del sistema de educación
pública y las privadas que lo soliciten.
Los poderes del Consejo
son ejercidos por un cuerpo rector que
estuvo integrado hasta el 15 de julio de
1999 por el Secretario de Educación y siete
ciudadanos particulares nombrados por el
Gobernador, con el consejo y consentimiento
del Senado de Puerto Rico. Las funciones
administrativas fueron dirigidas hasta
dicha fecha por un Director Ejecutivo nombrado
por el Consejo.
Mediante la Ley Núm.
148 del 15 de julio de 1999, Ley del
Consejo General de Educación de Puerto
Rico del 1999 (Ley Núm. 148), se
reestructuró el Consejo y se modificaron
sus funciones. La Ley Núm. 148 separó al
Consejo del Departamento de Educación,
unió las funciones de Presidente y Director
Ejecutivo del Consejo en un solo funcionario
y eximió a las escuelas públicas del
requisito de licencia. Por virtud de
la Ley mencionada los poderes
del Consejo son ejercidos por un Presidente
y seis miembros adicionales que, al igual
que se disponía en la Ley Núm. 68, son
nombrados por el Gobernador con el consejo
y consentimiento del Senado de Puerto
Rico. La Ley Núm. 148 dispuso,
además, que las funciones administrativas
y técnicas del Consejo fueran dirigidas
por su Presidente. El Consejo lleva a
cabo sus operaciones mediante las oficinas
de la Presidencia, Servicios Administrativos
y Desarrollo Organizacional, Licencias
y Acreditación, Planificación, Estadísticas
y Evaluación, y de las divisiones de
Finanzas y Presupuesto, Servicios Generales
y Recursos Humanos.
En los años fiscales del
1996-97 al 1999-00 el Consejo contó con
recursos por $8,941,000 y efectuó desembolsos
por $6,801,740, según se indica:
|
AÑO FISCAL |
ASIGNACIONES
LEGISLATIVAS |
DESEMBOLSOS |
BALANCE |
|
1996-97 |
$2,800,000 |
$2,288,871 |
$ 511,129 |
|
1997-98 |
2,450,000 |
1,858,075 |
591,925 |
|
1998-99 |
1,845,000 |
1,383,342 |
461,658 |
|
1999-00 |
1,846,000 |
1,271,452 |
574,548 |
|
TOTALES |
$8,941,000 |
$6,801,740 |
$2,139,260 |
En dichos años fiscales
el Consejo contó, además, con una asignación
de fondos especiales estatales por $955,000
para el programa de licencias y acreditación
y efectuó desembolsos con cargos a éstos
por $577,468. Además, se recibieron fondos
federales por $587,525 para las operaciones
del proyecto Puerto Rico Statewide Systemic
Iniciative (PRSSI) y el programa National
Diffussion Netword (NDN).
CONSEJO GENERAL DE EDUCACIÓN
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO
En nuestros informes de
auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados por las pruebas realizadas.
Estos se clasifican como principales o
secundarios. Los principales incluyen desviaciones
de disposiciones sobre las operaciones
de la unidad auditada que tienen un efecto
material, tanto en el aspecto cuantitativo
como en el cualitativo. Los secundarios
son los que consisten en faltas o errores
que no han tenido consecuencias graves.
Los hallazgos del informe
se presentan según los atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de nuestra Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
Situación - Los
hechos encontrados en la auditoría
indicativos de que no se cumplió con
uno o más criterios.
Criterio -
El marco de referencia para evaluar
la situación. Es principalmente una
ley, reglamento, carta circular, memorando,
procedimiento, norma de control interno,
norma de sana administración, principio
de contabilidad generalmente aceptado,
opinión de un experto o juicio del
auditor.
Efecto -
Lo que significa, real o potencialmente,
no cumplir con el criterio.
Causa -
La razón fundamental por la cual ocurrió la
situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que
se tomen las medidas necesarias sobre los
errores, irregularidades o actos ilegales
señalados.
En la sección sobre los COMENTARIOS
DE LA GERENCIA se indica si el funcionario
principal y los ex funcionarios de la
unidad auditada efectuaron comentarios
sobre los hallazgos incluidos en el borrador
del informe que les envía nuestra Oficina.
Dichos comentarios se consideran al revisar
el borrador del informe y se incluyen
al final del hallazgo correspondiente
en la sección de HALLAZGOS EN. (unidad
auditada), de forma objetiva y conforme
a las normas de nuestra Oficina. Cuando
la gerencia no provee evidencia competente,
suficiente y relevante para refutar un
hallazgo, éste prevalece y se añade al
final del mismo la siguiente aseveración:
Consideramos las alegaciones de la gerencia,
pero determinamos que el hallazgo prevalece.
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