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Nota: Este Comunicado
de Prensa incluye información sobre la
unidad auditada (Anejo 1), la clasificación
y contenido de los hallazgos del informe
(Anejo 2).
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales de la Administración
Central del Departamento de Hacienda (Departamento),
para determinar si se hicieron de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables.
Determinamos emitir dos
informes de esta auditoría. Este primer
informe contiene el resultado del examen
que realizamos sobre los diferenciales
en sueldo concedidos a los empleados y
las operaciones de los vehículos de motor,
la Oficina de Auditoría Interna y los contratos
de servicios profesionales y consultivos.
Además, contiene el resultado de la auditoría
efectuada por la Oficina Central de Asesoramiento
Laboral y de Administración de Recursos
Humanos (OCALARH) sobre las operaciones
de recursos humanos del Departamento.
Las pruebas efectuadas
revelaron desviaciones de ley y de reglamentación
en las operaciones relacionadas con la
concesión de diferenciales en sueldo y
de los vehículos de motor (hallazgos 1
al 3). Por ello, en nuestra opinión, dichas
operaciones no se realizaron de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables.
Dichas pruebas también reflejaron que las
demás operaciones fiscales objeto de este
informe se realizaron sustancialmente de
acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables.
A continuación se resumen
los hallazgos 1 al 3 clasificados como
principales:
1. De acuerdo con los
récords del Departamento, en los años fiscales
del 1996-97 al 1998-99 se efectuaron desembolsos
por $9,639,432 por diferenciales en sueldo
concedidos a un promedio de 1,450 empleados
(34 por ciento), de un total de 4,183 que
tenían al 30 de junio de 1999.
Examinamos los diferenciales
en sueldo concedidos a 25 empleados en
los años fiscales del 1996-97 al 1998-99.
El importe de los mismos fluctuó entre
$431 y $609 mensuales. De los 25 casos,
22 correspondían a puestos regulares que
periódicamente se incluyen en convocatorias
para cubrir los mismos y que no requieren
conocimientos especiales. Los restantes
tres correspondían a puestos de confianza
para los cuales los sueldos se podían establecer
vía de excepción.
En los expedientes de
personal de los 25 empleados no había documentos
que evidenciaran las razones por las cuales
se les concedieron dichos diferenciales.
En éstos solamente se indicó que las razones
para la concesión de los diferenciales
en sueldo se hizo a base de: dificultad
en la retención (15), dificultad en el
reclutamiento (5), condiciones extraordinarias
de trabajo (4) y ubicación geográfica de
residencia (1). La Directora de Recursos
Humanos tampoco pudo suministrarnos la
información.
El aprobar diferenciales
en sueldo sin documentar las razones para
ello puede propiciar el uso indebido de
estos mecanismos de retribución para beneficiar
a determinados empleados. Por otro lado,
el uso de dicha práctica puede resultar
en perjuicio de unos empleados al asignar
sueldos diferentes a puestos de igual clasificación
y que pertenecen al mismo grupo. También
puede propiciar sobregiros en la partida
para sueldos de puestos regulares del Departamento
debido a que no se asignan fondos para
diferenciales en sueldo en dicho presupuesto.
2. Se determinaron las
siguientes desviaciones de la reglamentación
en las operaciones relacionadas con la
flota de 226 vehículos de motor del Departamento:
a. La Secretaria Auxiliar
de Administración no había nombrado gerentes
auxiliares para que colaboraran con el
Gerente de Transportación para asegurar
el uso y el control adecuados de los 179
(79 por ciento) vehículos oficiales utilizados
por los funcionarios y empleados de los
negociados, y las oficinas regionales del
Departamento. El Gerente de Transportación
sólo mantenía el control de los 24 vehículos
asignados al "pool".
b. Examinamos 69 facturas
por $43,097 de los años fiscales del 1996-97
al 1998-99 sometidas por la compañía proveedora
de los servicios de combustible y lubricantes,
correspondientes a julio y diciembre de
1996, 1997 y 1998. Determinamos lo siguiente:
(1) El Gerente de Transportación
no nos pudo informar si los 102 vehículos
incluidos en las 69 facturas y a los que
se les suministró gasolina durante los
sábados, domingos y días feriados de los
meses mencionados se utilizaron para realizar
viajes oficiales en dichos días.
(2) El Gerente de Transportación
no verificaba los boletos que expedían
las estaciones de gasolina a los conductores
con la información del consumo de combustible
y lubricantes para asegurarse que la información
en dichos boletos correspondía a vehículos
oficiales del Departamento y las firmas
en éstos eran de conductores autorizados.
Este se limitaba a someter a la División
de Finanzas del Departamento los boletos
indicados. Dicha División utilizaba los
boletos para verificarlos contra las facturas
sometidas por el proveedor de dichos servicios
para procesar el pago de las mismas.
c. De las 8 oficinas
de distrito del Departamento, visitamos
las de Caguas, Humacao y Ponce para verificar
el control sobre los 21 vehículos asignados
a éstas. Determinamos lo siguiente con
respecto al uso y la disposición de los
seis vehículos de motor asignados a la
Oficina del Negociado de Bebidas Alcohólicas
y Licencias del Distrito de Humacao:
(1) El Director de la
referida Oficina autorizó la transferencia
de cuatro de los vehículos a otras dependencias
del Departamento sin la autorización del
Director de la Oficina de Servicios Generales.
Dos de los vehículos, un Toyota Corolla
de 1994 y un Toyota Tercel de 1996, fueron
transferidos al Administrador de la Región
Este (Administrador) en el Centro Gubernamental
de Caguas para su uso exclusivo e ilimitado
sin tener autorización para ello. Los otros
dos vehículos, un Toyota Corolla de 1992
y un Ford Ranger de 1995, fueron transferidos
a las oficinas de los distritos de Bayamón
y de San Juan de dicho Negociado, respectivamente.
Nuestros auditores visitaron
las oficinas de distrito de Caguas y de
Humacao los días 28 y 29 de abril de 1999,
respectivamente. Además, el 6 de mayo de
1999 visitaron ambas oficinas acompañados
del Gerente de Transportación. En las referidas
visitas no localizaron los dos vehículos
que se asignaron al Administrador. De la
evidencia recopilada se desprende que del
28 de abril al 6 de mayo de 1999 el Administrador
se reportó enfermo. Sin embargo, mantuvo
bajo su custodia ambos vehículos. El Gerente
de Transportación se comunicó con el Administrador
y éste le informó que el Toyota Tercel
de 1996 lo tenía en su casa y que el Toyota
Corolla de 1994 estaba en reparación. Este último
vehículo fue transportado en una grúa desde
el lugar en que lo mantenía el Administrador
hasta el estacionamiento del Centro Gubernamental
de Caguas. El Gerente de Transportación
indicó que ninguna de dichas transacciones
fueron autorizadas por él.
(2) El Director de la
Oficina del Negociado de Bebidas Alcohólicas
y Licencias del Distrito de Humacao, quien
tenía el control de los seis vehículos
asignados a ésta, no llenaba la "Hoja
de Movimiento Diario de Vehículos",
conocida como "bitácora", ni
había designado un empleado para ello.
En la misma se debían registrar los viajes
diarios que se realizaban en los vehículos
oficiales. El Director se limitaba a preparar
el "Resumen Operacional Periódico
de Vehículos" en el cual sólo se indicaba
el número de la tablilla, el millaje al
comenzar y terminar el mes, las millas
recorridas y el combustible y lubricante
que utilizó cada vehículo durante el mes.
d. No se había adoptado
un programa de mantenimiento preventivo
y periódico para los vehículos en el cual
se establecieran las fechas o el millaje
para realizar los mismos.
Las situaciones comentadas
en los apartados "a" al "d" impiden
al Departamento mantener un control adecuado
de las operaciones relacionadas con los
vehículos de motor. Esto puede propiciar
el uso indebido de los mismos, con los
consiguientes efectos adversos como lo
son los gastos y el riesgo por accidentes.
Además, la ausencia de registros adecuados
sobre el uso de los vehículos dificulta
determinar la legalidad y corrección de
los desembolsos efectuados por dicho concepto
y fijar responsabilidades.
3. Examinamos las solicitudes
para autorizar el uso ilimitado de vehículos
oficiales a funcionarios y empleados del
Departamento de enero de 1994 a diciembre
de 1998. El examen efectuado reveló lo
siguiente:
a. El 11 de febrero de
1994 y el 23 de enero de 1995 el Secretario
solicitó autorización a la Oficina del
Gobernador para el uso ilimitado de 19
y 4 vehículos de motor, respectivamente.
Estos serían asignados a secretarios auxiliares
(9), directores de negociados (10), subsecretarios
auxiliares (2) y directores de oficina
(2). Las solicitudes fueron aprobadas el
9 de febrero de 1995 y el 18 de febrero
de 1996. El 26 de junio de 1998 la Secretaria
solicitó nuevamente a la Oficina del Gobernador
autorización para asignarle vehículos oficiales
a los nueve secretarios auxiliares. En
las cartas no se incluyó la información
requerida por la reglamentación, entre
otras, las razones por las cuales los funcionarios
y empleados no podían utilizar un vehículo
del "pool", o no debían
utilizar su propio vehículo y el término
por el cual se solicitaba la asignación
del mismo. En la carta del 26 de junio
de 1998 se indicó que la asignación se
debía a las responsabilidades y los deberes
encomendados a los funcionarios y al requisito
de estar disponibles 24 horas del día.
No obstante, a pesar de que las solicitudes
para la asignación de vehículos de motor
en forma ilimitada no incluían la información
requerida por la reglamentación aplicable,
el Gobernador aprobó las mismas.
La situación comentada
ocasionó que funcionarios y empleados utilizaran
los vehículos oficiales asignados a su
entera discreción fuera de horas laborables,
en fines de semana y días feriados incurriendo
en gastos cuestionables por combustible,
mantenimiento y reparación, entre otros.
Algunos de estos gastos no estaban relacionados
con sus funciones oficiales.
b. Observamos que el "Reglamento
de Servicios Generales" (Administración
de los Vehículos de Motor y Servicios de
Imprenta), aprobado por el Secretario el
2 de febrero de 1996, no contenía disposiciones
sobre el uso de los vehículos asignados
a los funcionarios cuando estaban disfrutando
de vacaciones o en licencia por enfermedad.
En los récords del Departamento no había
evidencia de que se devolvieran al "pool" los
vehículos en dichas ocasiones.
La situación señalada
impide al Departamento mantener un control
adecuado de dichas operaciones. Ello puede
ocasionar problemas de índole administrativo
y legal si surgieran reclamaciones al Departamento
por accidentes.
El Informe de Auditoría
DA-01-11 emitido por el Subcontralor el
13 de septiembre de 2000 estará disponible
en la Biblioteca General de Puerto Rico
del Instituto de Cultura Puertorriqueña
para que las personas interesadas puedan
obtener información detallada sobre el
mismo. También se puede conseguir en nuestra
página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
Anejo 1
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
ADMINISTRACION CENTRAL
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD
AUDITADA
El Departamento fue creado
el 25 de julio de 1952 por virtud del Artículo
IV, Sección 6 de la Constitución del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico. El objetivo
principal del mismo es establecer y encausar
la política fiscal y contributiva de la
administración gubernamental.
Mediante el Plan de Reorganización
Núm. 3 del 22 de junio de 1994 se estableció el "Departamento
Sombrilla de Hacienda". Los componentes
operacionales del mismo son la Oficina
del Comisionado de Seguros y la Oficina
del Comisionado de Instituciones Financieras.
Mediante la Ley Núm. 46 del 25 de julio
de 1997, se adscribe al Departamento la
Oficina del Inspector de Cooperativas como
un componente operacional autónomo.
El Departamento realiza
sus operaciones mediante seis unidades
asesoras, cuatro unidades de servicios
auxiliares y cinco unidades operacionales.
Las unidades asesoras son las oficinas
de: Asuntos Económicos, Asuntos Legales,
Auditoría, Comunicaciones, Apelaciones
Administrativas y la de Investigaciones
Administrativas. Las unidades de servicios
auxiliares la componen la Oficina de Seguridad
y las áreas de Administración, Recursos
Humanos y Sistemas de Información. Las áreas
de Rentas Internas, Seguros Públicos, Tesoro,
Contabilidad Central del Gobierno y el
Negociado de la Lotería de Puerto Rico
representan las unidades operacionales.
Las operaciones fiscales relacionadas con
la administración del Departamento se realizan
a través de las áreas de Administración
y de Recursos Humanos.
En los años fiscales
del 1994-95 al 1997-98 el Departamento
contó con asignaciones legislativas por
$450,072,800 y efectuó desembolsos e incurrió en
obligaciones por $433,982,213, según se
indica:
|
Año fiscal |
Asignaciones legislativas |
Desembolsos
y obligaciones |
|
1994-95 |
$126,272,800 |
$111,272,800 |
|
1995-96 |
95,000,000 |
94,702,065 |
|
1996-97 |
114,400,000 |
114,117,842 |
|
1997-98 |
114,400,000 |
113,889,506 |
|
Total |
$450,072,800 |
$433,982,213 |
Anejo 2
DEPARTAMENTO DE HACIENDA
ADMINISTRACION CENTRAL
CLASIFICACION Y CONTENIDO
DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes
de auditoría se incluyen los hallazgos
significativos determinados en las pruebas
realizadas. Estos se clasifican como principales
y secundarios. Los principales incluyen
desviaciones de disposiciones con un efecto
material, tanto en el aspecto cuantitativo
como en el cualitativo, sobre las operaciones
de la entidad auditada. Se clasifican como
hallazgos secundarios los que consisten
en faltas o errores que no han tenido consecuencias
graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos
encontrados en la auditoría indicativos
de que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco
de referencia para evaluar la situación.
Es principalmente una ley, reglamento,
carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa,
real o potencialmente, no cumplir con el
criterio.
4. Causa - La razón fundamental
por la cual ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que
se tomen las medidas necesarias sobre los
errores, irregularidades o actos ilegales
señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
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