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Nota: Este Comunicado
de Prensa incluye información sobre la
unidad auditada (Anejo 1), la clasificación
y contenido de los hallazgos del informe
(Anejo 2) y los funcionarios principales
que actuaron durante el período auditado
(Anejo 3).
Realizamos una auditoría
de las operaciones fiscales de la Oficina
del Comisionado de Asuntos Municipales
(OCAM), para determinar si se hicieron
de acuerdo con la ley y la reglamentación
vigentes.
Determinamos emitir dos
informes de esta auditoría. Este primer
informe cubre las operaciones relacionadas
con el requerimiento a los municipios de
informes sobre sus operaciones y las responsabilidades
de la OCAM de referir los mismos a varias
agencias, la corrección de las aportaciones
efectuadas a los municipios por la Puerto
Rico Telephone Company y la Autoridad de
Energía Eléctrica, las funciones de auditoría
interna y de recursos humanos.
Las pruebas efectuadas
revelaron desviaciones de disposiciones
de ley y de reglamento en las operaciones
fiscales de la OCAM sobre el requerimiento
a los municipios de, entre otros, informes
relacionados con los presupuestos y el
envío de éstos a varias agencias, y otras
funciones de asesoramiento y fiscalización
a los municipios que le fueron encomendadas
en su ley creadora. Por ello, en nuestra
opinión, dichas operaciones no se realizaron
de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables. Las pruebas efectuadas también
reflejaron que las demás operaciones objeto
de este informe se realizaron sustancialmente
de acuerdo con la ley y la reglamentación.
A continuación se resumen los hallazgos
1 al 3 clasificados como principales:
1. El Area de Asesoramiento
Gerencial y Fiscal de la OCAM es responsable
de asesorar a los municipios y brindarles
a la gerencia de éstos la ayuda técnica
necesaria para que organicen, confeccionen,
presenten a la Asamblea Municipal y administren
su presupuesto eficazmente. Además, es
responsable de revisar los presupuestos
municipales preliminares y los aprobados
por la Asamblea Municipal, y hacer las
recomendaciones correspondientes para lograr
que la gerencia sea efectiva en la administración
del presupuesto.
Examinamos los expedientes
de 10 evaluaciones efectuadas por el personal
de dicha Area de los proyectos de presupuestos
sometidos por igual número de municipios,
sin incluir los fondos federales, para
los años fiscales del 1995-96 (2), 1996-97
(3), 1997-98 (3) y 1998-99 (2). Los presupuestos
de dichos municipios, sin incluir fondos
federales, ascendían a $186,946,553 y fluctuaba
entre $2,454,149 a $78,237,037. El examen
efectuado reveló lo siguiente:
a. En seis de las evaluaciones
(60 por ciento) los empleados del Area
nos informaron que no dejaron evidencia
de la comparación de las partidas de ingresos
locales presupuestadas contra los ingresos
recaudados por dichos conceptos en los
dos años anteriores al presupuesto evaluado,
para determinar si los estimados eran razonables.
b. En 6 de las 10 evaluaciones
examinadas (60 por ciento) los municipios
no habían reflejado o evidenciado si habían
hecho el ajuste de la partida de ingresos
de patentes municipales. La OCAM no les
señaló a éstos que tenían que realizar
un ajuste a la referida partida de ingresos
de, al menos, el cinco por ciento de la
cantidad presupuestada para establecer
una reserva de cuentas incobrables.
La situación señalada
en el apartado "a" impide corroborar
las verificaciones efectuadas de los proyectos
de presupuesto sometidos por los municipios.
Por otro lado, no crear una reserva de
cuentas incobrables da lugar a que se refleje
un presupuesto sobrestimado lo que, a su
vez, propicia que haya sobregiro en el
presupuesto. Ello debido a que la información
financiera reflejada en el presupuesto
no refleja la realidad (apartado "b").
c. El Area de Asesoramiento
Gerencial y Fiscal no nos suministró para
examen los proyectos de presupuestos de
tres de los municipios y las verificaciones
que realizó de la información financiera
reflejada en los mismos. Personal de dicha
Area nos indicó que se habían destruido
estos documentos debido a que los mismos
eran idénticos a los presupuestos aprobados.
La situación señalada
le impide a la OCAM y a los auditores externos
corroborar las verificaciones realizadas
por el personal de la referida Area de
los proyectos de presupuesto de dichos
municipios para, entre otras cosas, hacer
las recomendaciones correspondientes a
la gerencia de éstos.
2. El Comisionado es responsable
de informar al Gobernador, a la Asamblea
Legislativa y a las agencias públicas sobre
los asuntos fiscales de los municipios,
sus problemas, necesidades, recursos y
los aspectos de política pública y funcionamiento
en general de los municipios. El Comisionado
Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial
y Fiscal tiene la responsabilidad de requerirle
a los municipios los informes que estime
necesarios sobre el resultado de sus operaciones.
Examinamos los expedientes
de 14 municipios para verificar si habían
sometido a la OCAM copia de los informes
trimestrales (56) de los años fiscales
del 1996-97 al 1998-99, requeridos por ésta
mediante cartas circulares informativas.
El examen efectuado reveló que los directores
de Finanzas de dichos municipios no habían
sometido 41 de los informes requeridos
(73 por ciento). En los expedientes de
estos municipios tampoco había evidencia
de que el Comisionado Auxiliar del Area
realizara gestiones adicionales para que
les sometieran los mismos.
Examinamos, además, los
expedientes de 12 municipios para verificar
si habían sometido a la OCAM los informes
generales sobre el resultado de sus operaciones
(Informe de Cierre de Año Fiscal) para
los años fiscales 1996-97 y 1997-98. Se
determinó que los directores de Finanzas
de ocho de los municipios (67 por ciento)
no sometieron a la OCAM todos los informes
que componen el Informe de Cierre de Año
Fiscal. El Comisionado Auxiliar del Area
de Asesoramiento Gerencial y Fiscal le
envió a los municipios una o dos cartas
de seguimiento para solicitar dichos informes.
Posterior a dichas comunicaciones no realizó gestiones
adicionales para obtener de los municipios
los informes requeridos. El Comisionado
tampoco le impuso multas administrativas
a los alcaldes de dichos municipios.
Las situaciones señaladas
dificultan a la OCAM contar con información
financiera oportuna de las operaciones
de los municipios para, entre otras cosas,
evaluar periódicamente el resultado de éstas
para: asesorar y dar asistencia técnica
y profesional, intervenir en la organización
fiscal y los sistemas y procedimientos
de contabilidad establecidos por la gerencia
de éstos, y verificar si están cumpliendo
con la ley y la reglamentación aplicables.
Además, le dificulta contar oportunamente
con dicha información para suministrársela
al Gobernador y a la Asamblea Legislativa
cuando así se lo solicitare.
3-a. La OCAM es responsable
de enviar al Secretario de Hacienda y al
Director Ejecutivo del CRIM un resumen
de la lista de las deudas de dos años o
más de personas naturales o jurídicas con
los municipios. El Comisionado Auxiliar
del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal
es responsable de realizar dichas funciones.
Examinamos los expedientes de nueve municipios
para corroborar si en los años fiscales
1996-97 y 1997-98 enviaron dicha información
a las agencias indicadas.
El examen efectuado reveló que
para los nueve municipios examinados el
Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento
Gerencial y Fiscal no sometió a las agencias
concernidas la información indicada. Se
determinó que para los 69 municipios restantes
la OCAM tampoco había suministrado dicha
información a las agencias concernidas.
Por otro lado, dos de
los municipios examinados no habían suministrado
a la OCAM la información indicada. El Comisionado
Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial
y Fiscal tampoco había realizado gestiones
con los municipios concernidos para que éstos
le suministraran dicha información.
Las situaciones comentadas
impiden a la OCAM contar con información
relevante para tomar las medidas necesarias
con respecto a las deudas con los municipios
y, a su vez, suministrar la información
a las agencias concernidas.
b. La Oficina de Asesoramiento
Legal de la OCAM es responsable de recopilar
información de los municipios sobre los
casos judiciales que se llevaron por demandas
por discrimen político y violación de derechos
civiles que fueron resueltos por los tribunales.
Además, es responsable de suministrar dicha
información al Gobernador, a la Asamblea
Legislativa y a la Comisión de Derechos
Civiles. La información deberá incluir,
entre otras cosas, el monto de la sentencia
y los honorarios pagados a los abogados.
Las pruebas efectuadas
sobre las indicadas operaciones revelaron
que:
(1) Al 30 de junio de
1999 el Comisionado no había adoptado un
reglamento que incluyera disposiciones
específicas que sirvieran de guía a los
funcionarios de los municipios sobre los
procedimientos a seguir para mantener y
suministrar a la OCAM la información indicada.
(2) En los años fiscales
del 1996-97 al 1998-99 el Comisionado Auxiliar
de la Oficina de Asesoramiento Legal no
realizó gestiones adecuadas para requerir
a los municipios la información indicada.
Por ello, tampoco la OCAM había suministrado
la misma a los funcionarios y a las agencias
concernidas.
Las situaciones señaladas
le impidieron a la OCAM contar con la información
necesaria sobre las indicadas operaciones
para la toma de decisiones sobre las observaciones
o recomendaciones a efectuar a la gerencia
de los municipios, y para suministrar la
misma a las entidades gubernamentales concernidas.
Ello, a su vez, privó a dichas entidades
de información sobre la cantidad de casos
y los costos incurridos en demandas por
dicho concepto, lo cual necesitaban para
el descargo de sus funciones.
El Informe de Auditoría
DA-01-10 emitido por el Contralor el 6
de septiembre de 2000 estará disponible
en la Biblioteca General de Puerto Rico
del Instituto de Cultura Puertorriqueña
para que las personas interesadas puedan
obtener información detallada sobre el
mismo. También se puede conseguir en nuestra
página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.
OFICINA DEL COMISIONADO
DE ASUNTOS MUNICIPALES
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
La OCAM es una agencia
del Gobierno de Puerto Rico creada por
la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991,
según enmendada, "Ley de Municipios
Autónomos del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico de 1991" (Ley Núm. 81).
Esta derogó la ley creadora de la Administración
de Servicios Municipales (ASM). La OCAM
tiene la responsabilidad principal de servir
como ente asesor y regulador de los municipios.
Dicha agencia tiene, entre otras, las siguientes
funciones y responsabilidades:
- Asesorar y dar asistencia
técnica y profesional a los municipios
en las materias relacionadas con su organización,
administración, funcionamiento y operación.
- Diseñar o aprobar la
organización fiscal, el sistema uniforme
de contabilidad computadorizado y los procedimientos
de pago, ingresos y de la propiedad que
deberá establecer y seguir cada municipio.
- Adoptar las reglas generales
que regirán la contabilización de ingresos
y desembolsos municipales, la custodia,
control, cuidado y contabilidad de la propiedad
municipal.
- Intervenir la organización
fiscal y los sistemas y procedimientos
de contabilidad establecidos en los municipios,
con el propósito de verificar si se están
aplicando en la forma dispuesta por la
ley, y si éstos cumplen su cometido a cabalidad.
La OCAM está dirigida
por un Comisionado nombrado por el Gobernador
con el consejo y consentimiento del Senado
de Puerto Rico. Este lleva a cabo sus operaciones
mediante las oficinas del Comisionado,
el Subcomisionado, el Comisionado Auxiliar
de la Oficina de Asesoramiento Legal y
la de los comisionados auxiliares de las áreas
de Administración, de Sistemas de Información,
de Asesoramiento Gerencial y Fiscal, de
Fondos Federales y de Reglamentación e
Intervenciones.
En los años fiscales del
1996-97 al 1998-99 la OCAM recibió fondos
estatales, especiales y federales por $327,837,619,
efectuó desembolsos por $215,231,302 y
tuvo sobrantes por $112,606,317, respectivamente,
según se indica:
Fondos estatales Fondos
especiales Fondos federales
Año fiscal Asignación
Desembolsos Asignación Desembolsos Asignación
Desembolsos
|
1996-97 |
$ 5,860,000 |
$ 5,509,602 |
$ 9,532,336 |
$ 9,184,767 |
$ 64,262,000 |
$43,895,299 |
| |
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|
1997-98 |
4,308,000 |
4,210,484 |
8,907,133 |
8,907,133 |
62,245,000 |
35,801,681 |
| |
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|
1998-99 |
4,200,000 |
3,684,181 |
95,134,190 |
89,973,677 |
73,388,960 |
14,064,478 |
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Total |
$14,368,000 |
$13,404,267 |
$113,573,659 |
$108,065,577 |
$199,895,960 |
$93,761,458 |
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Además, al 30 de junio
de 1999 la OCAM contaba con $15,240,483
de fondos federales asignados a los municipios,
correspondientes a proyectos de los años
fiscales del 1983-84 al 1995-96 (años programas
1983 al 1995).
OFICINA DEL COMISIONADO
DE ASUNTOS MUNICIPALES
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS
En nuestros informes de
auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las pruebas realizadas.
Estos se clasifican como principales y
secundarios. Los principales incluyen desviaciones
de disposiciones con un efecto material,
tanto en el aspecto cuantitativo como en
el cualitativo, sobre las operaciones de
la entidad auditada. Se clasifican como
hallazgos secundarios los que consisten
en faltas o errores que no han tenido consecuencias
graves.
Los hallazgos del informe
están presentados a base de atributos establecidos
conforme a las normas de redacción de informes
de esta Oficina. El propósito es facilitar
al lector una mejor comprensión de la información
ofrecida. Cada uno de ellos consta de las
siguientes partes:
1. Situación - Los hechos
encontrados en la auditoría indicativos
de que no se cumplió con uno o más criterios.
2. Criterio - El marco
de referencia para evaluar la situación.
Es principalmente una ley, reglamento,
carta circular, memorando, procedimiento,
norma de control interno, norma de sana
administración, principio de contabilidad
generalmente aceptado, opinión de un experto
o juicio del auditor.
3. Efecto - Lo que significa,
real o potencialmente, no cumplir con el
criterio.
4. Causa - La razón fundamental
por la cual ocurrió la situación.
Al final de cada hallazgo
se hace referencia a las recomendaciones
que se incluyen en el informe para que
se tomen las medidas necesarias sobre los
errores, irregularidades o actos ilegales
señalados.
En la sección "Comentarios
de la Gerencia" del informe se incluye
información sobre la contestación de la
gerencia con respecto a los asuntos señalados.
Referente a las situaciones que la gerencia
ofreció información específica, ésta se
incluye al final del hallazgo correspondiente.
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de Auditoría en PDF Para obtener el programa
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