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ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
Oficina del Contralor
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Unidad :1407 Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales
Informe Número: DA-01-10 del 6 de septiembre de 2000
Período Auditado:

30 de agosto de 1991 al 31 de diciembre de 1999
(En algunos aspectos se examinaron operaciones 
de fechas posteriores)

Autorizado por: Manuel Díaz Saldaña, Contralor
Fecha: 7 de septiembre de 2000

Nota: Este Comunicado de Prensa incluye información sobre la unidad auditada (Anejo 1), la clasificación y contenido de los hallazgos del informe (Anejo 2) y los funcionarios principales que actuaron durante el período auditado (Anejo 3).

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes.

Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este primer informe cubre las operaciones relacionadas con el requerimiento a los municipios de informes sobre sus operaciones y las responsabilidades de la OCAM de referir los mismos a varias agencias, la corrección de las aportaciones efectuadas a los municipios por la Puerto Rico Telephone Company y la Autoridad de Energía Eléctrica, las funciones de auditoría interna y de recursos humanos.

Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamento en las operaciones fiscales de la OCAM sobre el requerimiento a los municipios de, entre otros, informes relacionados con los presupuestos y el envío de éstos a varias agencias, y otras funciones de asesoramiento y fiscalización a los municipios que le fueron encomendadas en su ley creadora. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales:

1. El Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal de la OCAM es responsable de asesorar a los municipios y brindarles a la gerencia de éstos la ayuda técnica necesaria para que organicen, confeccionen, presenten a la Asamblea Municipal y administren su presupuesto eficazmente. Además, es responsable de revisar los presupuestos municipales preliminares y los aprobados por la Asamblea Municipal, y hacer las recomendaciones correspondientes para lograr que la gerencia sea efectiva en la administración del presupuesto.

Examinamos los expedientes de 10 evaluaciones efectuadas por el personal de dicha Area de los proyectos de presupuestos sometidos por igual número de municipios, sin incluir los fondos federales, para los años fiscales del 1995-96 (2), 1996-97 (3), 1997-98 (3) y 1998-99 (2). Los presupuestos de dichos municipios, sin incluir fondos federales, ascendían a $186,946,553 y fluctuaba entre $2,454,149 a $78,237,037. El examen efectuado reveló lo siguiente:

a. En seis de las evaluaciones (60 por ciento) los empleados del Area nos informaron que no dejaron evidencia de la comparación de las partidas de ingresos locales presupuestadas contra los ingresos recaudados por dichos conceptos en los dos años anteriores al presupuesto evaluado, para determinar si los estimados eran razonables.

b. En 6 de las 10 evaluaciones examinadas (60 por ciento) los municipios no habían reflejado o evidenciado si habían hecho el ajuste de la partida de ingresos de patentes municipales. La OCAM no les señaló a éstos que tenían que realizar un ajuste a la referida partida de ingresos de, al menos, el cinco por ciento de la cantidad presupuestada para establecer una reserva de cuentas incobrables.

La situación señalada en el apartado "a" impide corroborar las verificaciones efectuadas de los proyectos de presupuesto sometidos por los municipios. Por otro lado, no crear una reserva de cuentas incobrables da lugar a que se refleje un presupuesto sobrestimado lo que, a su vez, propicia que haya sobregiro en el presupuesto. Ello debido a que la información financiera reflejada en el presupuesto no refleja la realidad (apartado "b").

c. El Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal no nos suministró para examen los proyectos de presupuestos de tres de los municipios y las verificaciones que realizó de la información financiera reflejada en los mismos. Personal de dicha Area nos indicó que se habían destruido estos documentos debido a que los mismos eran idénticos a los presupuestos aprobados.

La situación señalada le impide a la OCAM y a los auditores externos corroborar las verificaciones realizadas por el personal de la referida Area de los proyectos de presupuesto de dichos municipios para, entre otras cosas, hacer las recomendaciones correspondientes a la gerencia de éstos.

2. El Comisionado es responsable de informar al Gobernador, a la Asamblea Legislativa y a las agencias públicas sobre los asuntos fiscales de los municipios, sus problemas, necesidades, recursos y los aspectos de política pública y funcionamiento en general de los municipios. El Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal tiene la responsabilidad de requerirle a los municipios los informes que estime necesarios sobre el resultado de sus operaciones.

Examinamos los expedientes de 14 municipios para verificar si habían sometido a la OCAM copia de los informes trimestrales (56) de los años fiscales del 1996-97 al 1998-99, requeridos por ésta mediante cartas circulares informativas. El examen efectuado reveló que los directores de Finanzas de dichos municipios no habían sometido 41 de los informes requeridos (73 por ciento). En los expedientes de estos municipios tampoco había evidencia de que el Comisionado Auxiliar del Area realizara gestiones adicionales para que les sometieran los mismos.

Examinamos, además, los expedientes de 12 municipios para verificar si habían sometido a la OCAM los informes generales sobre el resultado de sus operaciones (Informe de Cierre de Año Fiscal) para los años fiscales 1996-97 y 1997-98. Se determinó que los directores de Finanzas de ocho de los municipios (67 por ciento) no sometieron a la OCAM todos los informes que componen el Informe de Cierre de Año Fiscal. El Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal le envió a los municipios una o dos cartas de seguimiento para solicitar dichos informes. Posterior a dichas comunicaciones no realizó gestiones adicionales para obtener de los municipios los informes requeridos. El Comisionado tampoco le impuso multas administrativas a los alcaldes de dichos municipios.

Las situaciones señaladas dificultan a la OCAM contar con información financiera oportuna de las operaciones de los municipios para, entre otras cosas, evaluar periódicamente el resultado de éstas para: asesorar y dar asistencia técnica y profesional, intervenir en la organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad establecidos por la gerencia de éstos, y verificar si están cumpliendo con la ley y la reglamentación aplicables. Además, le dificulta contar oportunamente con dicha información para suministrársela al Gobernador y a la Asamblea Legislativa cuando así se lo solicitare.

3-a. La OCAM es responsable de enviar al Secretario de Hacienda y al Director Ejecutivo del CRIM un resumen de la lista de las deudas de dos años o más de personas naturales o jurídicas con los municipios. El Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal es responsable de realizar dichas funciones. Examinamos los expedientes de nueve municipios para corroborar si en los años fiscales 1996-97 y 1997-98 enviaron dicha información a las agencias indicadas.

El examen efectuado reveló que para los nueve municipios examinados el Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal no sometió a las agencias concernidas la información indicada. Se determinó que para los 69 municipios restantes la OCAM tampoco había suministrado dicha información a las agencias concernidas.

Por otro lado, dos de los municipios examinados no habían suministrado a la OCAM la información indicada. El Comisionado Auxiliar del Area de Asesoramiento Gerencial y Fiscal tampoco había realizado gestiones con los municipios concernidos para que éstos le suministraran dicha información.

Las situaciones comentadas impiden a la OCAM contar con información relevante para tomar las medidas necesarias con respecto a las deudas con los municipios y, a su vez, suministrar la información a las agencias concernidas.

b. La Oficina de Asesoramiento Legal de la OCAM es responsable de recopilar información de los municipios sobre los casos judiciales que se llevaron por demandas por discrimen político y violación de derechos civiles que fueron resueltos por los tribunales. Además, es responsable de suministrar dicha información al Gobernador, a la Asamblea Legislativa y a la Comisión de Derechos Civiles. La información deberá incluir, entre otras cosas, el monto de la sentencia y los honorarios pagados a los abogados.

Las pruebas efectuadas sobre las indicadas operaciones revelaron que:

(1) Al 30 de junio de 1999 el Comisionado no había adoptado un reglamento que incluyera disposiciones específicas que sirvieran de guía a los funcionarios de los municipios sobre los procedimientos a seguir para mantener y suministrar a la OCAM la información indicada.

(2) En los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 el Comisionado Auxiliar de la Oficina de Asesoramiento Legal no realizó gestiones adecuadas para requerir a los municipios la información indicada. Por ello, tampoco la OCAM había suministrado la misma a los funcionarios y a las agencias concernidas.

Las situaciones señaladas le impidieron a la OCAM contar con la información necesaria sobre las indicadas operaciones para la toma de decisiones sobre las observaciones o recomendaciones a efectuar a la gerencia de los municipios, y para suministrar la misma a las entidades gubernamentales concernidas. Ello, a su vez, privó a dichas entidades de información sobre la cantidad de casos y los costos incurridos en demandas por dicho concepto, lo cual necesitaban para el descargo de sus funciones.

El Informe de Auditoría DA-01-10 emitido por el Contralor el 6 de septiembre de 2000 estará disponible en la Biblioteca General de Puerto Rico del Instituto de Cultura Puertorriqueña para que las personas interesadas puedan obtener información detallada sobre el mismo. También se puede conseguir en nuestra página de la Internet: http://www.ocpr.gov.pr.

OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES 
INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

La OCAM es una agencia del Gobierno de Puerto Rico creada por la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991" (Ley Núm. 81). Esta derogó la ley creadora de la Administración de Servicios Municipales (ASM). La OCAM tiene la responsabilidad principal de servir como ente asesor y regulador de los municipios. Dicha agencia tiene, entre otras, las siguientes funciones y responsabilidades:

- Asesorar y dar asistencia técnica y profesional a los municipios en las materias relacionadas con su organización, administración, funcionamiento y operación.

- Diseñar o aprobar la organización fiscal, el sistema uniforme de contabilidad computadorizado y los procedimientos de pago, ingresos y de la propiedad que deberá establecer y seguir cada municipio.

- Adoptar las reglas generales que regirán la contabilización de ingresos y desembolsos municipales, la custodia, control, cuidado y contabilidad de la propiedad municipal.

- Intervenir la organización fiscal y los sistemas y procedimientos de contabilidad establecidos en los municipios, con el propósito de verificar si se están aplicando en la forma dispuesta por la ley, y si éstos cumplen su cometido a cabalidad.

La OCAM está dirigida por un Comisionado nombrado por el Gobernador con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Este lleva a cabo sus operaciones mediante las oficinas del Comisionado, el Subcomisionado, el Comisionado Auxiliar de la Oficina de Asesoramiento Legal y la de los comisionados auxiliares de las áreas de Administración, de Sistemas de Información, de Asesoramiento Gerencial y Fiscal, de Fondos Federales y de Reglamentación e Intervenciones.

En los años fiscales del 1996-97 al 1998-99 la OCAM recibió fondos estatales, especiales y federales por $327,837,619, efectuó desembolsos por $215,231,302 y tuvo sobrantes por $112,606,317, respectivamente, según se indica:

Fondos estatales Fondos especiales Fondos federales

Año fiscal Asignación Desembolsos Asignación Desembolsos Asignación Desembolsos

1996-97

$ 5,860,000

$ 5,509,602

$ 9,532,336

$ 9,184,767

$ 64,262,000

$43,895,299

             

1997-98

4,308,000

4,210,484

8,907,133

8,907,133

62,245,000

35,801,681

             

1998-99

4,200,000

3,684,181

95,134,190

89,973,677

73,388,960

14,064,478

             

Total

$14,368,000

$13,404,267

$113,573,659

$108,065,577

$199,895,960

$93,761,458

             

Además, al 30 de junio de 1999 la OCAM contaba con $15,240,483 de fondos federales asignados a los municipios, correspondientes a proyectos de los años fiscales del 1983-84 al 1995-96 (años programas 1983 al 1995).

OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES
CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves.

Los hallazgos del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes:

1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios.

2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio.

4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación.

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

En la sección "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

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