Abril de 1998

DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA
ADMINISTRACION PUBLICA DE EXCELENCIA

1. Adoptar las normas y los procedimientos por escrito que contengan los controles internos efectivos de administración y de contabilidad aprobados por los niveles de autoridad correspondientes. Estos deben proveer, entre otras medidas, para:
   
   
   1. La segregación adecuada de funciones, con énfasis en la preintervención.
   2. La confiabilidad de la información financiera.
   3. Una supervisión efectiva y documentada.
   4. El establecimiento de normas para evitar conflicto de intereses.
   5. La designación del funcionario de enlace con la Oficina de Etica Gubernamental y formar un Comité de Etica Gubernamental en la entidad.
   6. Mantener un programa de seguros actualizado.
   7. La notificación a las agencias concernidas sobre la pérdida y hurto de los fondos y la propiedad públicos (Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada).
   8. La contratación por escrito con anterioridad a la prestación de servicios.
   9. Cumplir con la ley sobre registro de contratos gubernamentales (Ley Núm.18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada).
      
      
2. Mantener una oficina de auditoría interna competente que:
   
   
   1. Responda al nivel más alto de la organización.
   2. Adopte planes de trabajo definidos.
   3. Audite las operaciones más importantes por materialidad y riesgo.
   4. Verifique las medidas tomadas de sus recomendaciones y documente el Plan de Acción Correctiva de los hallazgos de las auditorías realizadas.
   5. Cumpla con las normas que rigen su función (véase el documento preparado por la Oficina del Contralor de Puerto Rico sobre La Función de Auditoría Interna en el Gobierno de Puerto Rico – abril de 1998).
      
      
3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras, tales como: la Administración de Reglamentos y Permisos, el Departamento de Recursos Naturales, la Junta de Calidad Ambiental, la Autoridad para el Manejo de Desperdicios Sólidos, la Agencia Federal de Aviación, el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, la Corporación del Fondo del Seguro del Estado y otras concernidas.
   
   
4. Adoptar un plan estratégico basado en la filosofía gerencial de calidad total (TQM) que, entre otras  consideraciones, incluya lo siguiente:
   
   
   1. La opinión de los clientes internos y externos sobre el desempeño de la entidad.
   2. Los objetivos y propósitos claramente definidos de acuerdo con su ley orgánica (Misión, Visión y Valores).
   3. Las áreas específicas de enfoque y las estrategias para cumplir con la misión.
   4. La aplicación de los 10 principios gerenciales enmarcados en la filosofía de calidad total.
   5. Un plan de acción para comunicar el plan estratégico a los distintos componentes de la entidad para informarles los objetivos y los beneficios esperados de cada acción.
   6. Un escrito que documente la planificación.
   7. Los indicadores de medición (nivel esperado o "benchmarking").
   8. Un calendario de actividades que indique el nombre y puesto de funcionario responsable de cada estrategia a desarrollar.
      
      
5. Mantener un control presupuestario:
   
   
   1. Preparar un presupuesto operacional balanceado y de proyectos de capital.
   2. Preparar la proyección de flujo de efectivo anual y mensual.
   3. Investigar y documentar las fluctuaciones significativas del presupuesto.
   4. Tener la contabilidad al día.
   5. No incurrir en déficit operacional ni sobregiros.
   6. Tener las conciliaciones bancarias al día.
   7. Cumplir con el pago de deudas a las entidades públicas y privadas dentro de los términos establecidos.
   8. Llevar un plan adecuado de inversiones y financiamiento.
   9. Usar los fondos y la propiedad públicos correctamente.
   10. Registrar todas las obligaciones.
   11. Preparar los estados financieros y otros informes requeridos por ley dentro del término establecido, pero nunca más tarde de seis meses después del cierre anual de operaciones, inclusive la auditoría externa, de ser  aplicable.
       
       
6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos (incluye las comunicaciones a los niveles internos, interagenciales y  externos del gobierno). Utilizarlos para lograr una mayor efectividad y eficiencia en sus operaciones y en los servicios que se prestan a los clientes.
   
   
7. Mantener sistemas de archivo y control de documentos mediante los cuales se garantice la seguridad y la obtención  rápida de los mismos.
   
   
8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico y atender las recomendaciones de los auditores externos.
   
   
9. Mantener un programa de educación continua para todo el personal en el cual se requiera un mínimo de horas de adiestramientos anuales. Requerir la reafirmación del compromiso con el servicio público anualmente. Mantener un programa de ayuda ocupacional (PAO).
   
   
10. Cumplir con la Ley de Etica Gubernamental, lo cual incluye someter los informes financieros requeridos.

Derogada por la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008

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