Carta Circular OC-99-08
Año Económico 1998-99
23 de noviembre de 1998

A los alcaldes y presidentes de las asambleas municipales

Estimados señores:

Asunto: Contratación de servicios profesionales y consultivos para el recobro de
fondos federales en situaciones de emergencia.

Emitimos esta Carta Circular con el propósito de ofrecer orientación sobre el otorgamiento de contratos de servicios profesionales y consultivos por los municipios para evaluar las reclamaciones de fondos a la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), las compañías aseguradoras y las asignaciones de otras agencias federales y estatales, para atender las situaciones de emergencias causadas por el Huracán Georges.

A pesar de que en la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley de Municipios Autónomos), Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, se autoriza a los municipios a otorgar contratos contingentes, consideramos que la función de evaluar las reclamaciones de fondos a FEMA le corresponde a la oficina de finanzas de los municipios. Delegar esta función en contratistas de forma contingente pudiera considerarse como un gasto innecesario. En todo caso, si los municipios necesitan servicios de esta naturaleza pueden contratarlos a base de honorarios por horas trabajadas.

La política pública sobre el uso de fondos públicos es que no se debe incurrir en gastos que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios. Cónsono con esta política, los funcionarios principales de las entidades gubernamentales son responsables de la legalidad, corrección, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales que sean necesarias para realizar sus respectivos programas.

En el Artículo 8.001 de la Ley de Municipios Autónomos se dispone, en parte, lo siguiente:

(a) No se podrá incurrir en gastos de fondos públicos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios. Se entenderá por cada uno de estos términos, lo siguiente:

(1) "Gasto extravagante" significará todo desembolso fuera de orden y de lo común, contra la razón, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.

(2) "Gasto excesivo" significará todo desembolso por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos, o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente adecuado que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.

(3) "Gastos innecesarios" significará todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.

En el Artículo 8.005 de la Ley de Municipios Autónomos se fija responsabilidad en el Alcalde o sus representantes en relación con la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de los pagos que se autoricen, según se indica:

El Alcalde, los funcionarios y empleados en que éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gatos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. Asimismo, deberán producir y someter todos los informes que requieran las leyes, ordenanzas, resoluciones, reglamentos, procedimientos y normas aplicables dentro del término establecido por los mismos.

En nuestra Carta Circular OC-99-05 del 29 de septiembre de 1998 también les ofrecimos orientación sobre el uso de fondos públicos para atender situaciones de emergencias.

Es deber de cada municipio hacer uso de sus fondos en beneficio de sus residentes. En nuestras auditorías examinaremos los contratos de referencia y los desembolsos que se efectúen con cargo a los mismos. Cualquier hallazgo al respecto lo incluiremos en el informe de auditoría correspondiente. Estamos a sus órdenes para ofrecerles cualquier información adicional que estimen necesaria.

Contamos con su cooperación para mejorar la fiscalización y administración de los fondos y la propiedad públicos.

Cordialmente,

Manuel Díaz Saldaña
Contralor de Puerto Rico

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