Segunda Entrega de Reconocimientos a los Recintos
Universidad de Puerto Rico

26 de marzo de 2004

Muy buenos días. En la Contraloría nos sentimos muy complacidos de colaborar con ustedes en mejorar continuamente las operaciones administrativas y fiscales de la Universidad de Puerto Rico. Agradecemos al Presidente y a los miembros de la Junta de Síndicos, al Presidente de la Universidad y a los Rectores que hayan acogido con tan buena disposición este importante esfuerzo.

Todos los recintos han mejorado sustancialmente en el cumplimiento de los once criterios establecidos por nuestra Oficina, además este año la Administración Central fue evaluada. La Universidad de Puerto Rico cuenta con personas muy capacitadas para demostrar a las demás instituciones públicas cómo se implantan las mejores prácticas administrativas. El mérito es que lo va logrando en un sistema que ha sido difícil de administrar por varias razones: la institución universitaria tiene una gran diversidad de funciones; aquí enseñan, trabajan y estudian grupos diversos; de la universidad se espera, o se le atribuyen, múltiples misiones, todas ambiciosas de alcanzar; y otro factor que debemos considerar es que los académicos tienen primordialmente sus intereses en la cultura científica, humanista y de grandes preocupaciones sociales. Ello no empece a que cuando algunos son llamados a trabajar en puestos donde deben ocuparse de trámites administrativos, tienden a verlo como una distracción a sus legítimos intereses académicos. Esa situación la entiendo muy bien, porque en mi caso de Contralor me encuentro del otro lado del espectro. Lo interesante es que la Universidad y la Contraloría están logrando un espíritu de colaboración muy productivo y equilibrado donde el Pueblo gana.

Esta experiencia tan alentadora la iniciamos en una reunión con la Junta de Síndicos el 31 de enero del 2002. El objetivo era ayudar a la Universidad a cumplir en áreas de su funcionamiento regular. Empezamos con once criterios relacionados con normas, leyes, planificación y capital humano. El primer Informe fue el 4 de abril de 2003, donde observamos algunos puntos que requerían más atención y otros que estaban bien dirigidos. Hoy, casi un año después, vemos con mucho agrado los buenos resultados que se han logrado.

Este esfuerzo de mejorar la administración universitaria no ocurre en un vacío histórico, pues vivimos en medio de problemas sociales que requieren atención. En tiempos donde se cuestiona la credibilidad de las instituciones públicas y la honestidad corporativa del sector económico privado, urge que el liderazgo intelectual del país mantenga viva la conciencia crítica que interpela a gobiernos y empresas a encaminarse por vías de rectitud ética y de responsabilidad social. Es sabido que una gran parte de ese liderazgo está en la Universidad de Puerto Rico, cuya responsabilidad intelectual y moral es tan decisiva para la sociedad puertorriqueña. La voz crítica del universitario se fortalece cuando la universidad demuestra cómo aplica a sí misma los conocimientos de administrar sus recursos.

Este segundo Informe es consistente con las expresiones que hicimos el año pasado: queremos colaborar estrechamente con la Universidad en aplicar la experiencia de la Contraloría para mejorar sus prácticas administrativas. Esa es la utilidad que tienen los once criterios que empleamos para evaluar las funciones administrativas de la Universidad. En la dirección de instituciones, un criterio representa la norma a la que una acción o proceso debe ajustarse para cumplir algún objetivo, de la naturaleza que fuere –legal, administrativo o estratégico–. Si la persona tiene claros los criterios a los que tiende su trabajo, le es más fácil orientar sus acciones para mejorar sus resultados.

Los criterios tienen dos funciones complementarias: fiscalizar y prevenir. Como hemos dicho en otras ocasiones: “en 1997 establecimos una filosofía de trabajo donde los objetivos secundarios de las auditorias pasaron a un plano primario, ocupando una posición complementaria a los objetivos primarios de la auditoría. En otras palabras: fiscalización y prevención –dos caras de la misma moneda– ahora interactúan con mayor fuerza e intencionalidad. Situar el objetivo secundario de la auditoría –prevención– en simetría con el objetivo primario –fiscalización– implicó subir la vara de la efectividad operacional. Al hacerlo hemos levantado todo el andamiaje de las estrategias institucionales a un nivel superior donde alcanzan más impacto y mayor cobertura para cumplir la misión constitucional de la Contraloría. La prevención siempre ha estado en el mandato constitucional de la Contraloría, como institución pública que audita al Estado.”

Por más de medio siglo la Oficina del Contralor viene acumulando un inmenso caudal de información sobre los problemas que enfrentan las agencias y entidades públicas; sobre las condiciones que causan esos problemas; y sobre medidas de solución. Esa información acumulada se llama conocimiento tácito, como saben ustedes. Es un conocimiento que está en la mente de alguien o en algún archivo o en documentos. Pero al llegar a la Contraloría nos encontramos que ese conocimiento de tanto valor estaba silencioso, aislado, no circulaba a los interesados y afectados, no se optimizaba su potencial. Nosotros creemos que las instituciones de gobierno tienen que aprender a convertir sus conocimientos tácitos en conocimientos explícitos para la gerencia y administración de todas sus operaciones, convirtiendo la administración pública en un instrumento eficaz del bien común.

Nos propusimos hacer labor preventiva con todas las entidades públicas para ayudarles a mejorar sus operaciones financieras y administrativas. En el caso de los gobiernos municipales establecimos dieciséis criterios, y hemos visto una notable mejoría, en renglones básicos. Otro esfuerzo preventivo de la Contraloría fue publicar el folleto de Diez Principios Gerenciales para Lograr una Administración Pública de Excelencia, en abril de 1998, que se distribuyó ampliamente a los jefes de agencia, con el fin de establecer unos parámetros de lo que puede constituir una sana administración pública.

Para cumplir la compleja misión de la Universidad, se necesita un engranaje administrativo que funcione adecuadamente. Esta colaboración aumenta la capacidad de la Universidad para detectar rápidamente los errores, procesar a tiempo la información necesaria, y actuar eficazmente no sólo para resolver problemas inmediatos, sino fortalecer mecanismos que impidan o reduzcan la incidencia de esos problemas.

La Universidad de Puerto Rico tiene una inmensa riqueza de experiencias y conocimientos, es decir posee un valor incalculable que puede fortalecer la eficacia de su administración. Esa riqueza institucional ha de servir en la búsqueda incesante de la verdad, del bien, de lo que es justo y correcto.

Yo agradezco su buena voluntad de unirse a la Oficina del Contralor y los felicito por ayudar a darle a Puerto Rico una administración pública de excelencia.

Muchas gracias.

Manuel Díaz Saldaña
Contralor de Puerto Rico

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